33.

Mga Rekord ug mga Report

33.0

Pasiuna

Ang pagtipig og rekord sa kanunay importante sa Simbahan sa Ginoo. Pananglitan:

Si Adan nagtipig og “usa ka basahon sa handomanan” (Moises 6:5).

Si Moroni mitudlo nga ang mga ngalan niadtong kinsa nabunyagan sa Simbahan ni Kristo girekord aron “sila mahinumdoman ug maamumahan pinaagi sa maayo nga pulong sa Dios” (Moroni 6:4).

Si Joseph Smith gisultihan nga kinahanglang adunay usa ka tigrekord diha sa ward aron “makahimo og talaan sa kamatuoran sa atubangan sa Ginoo” (Doktrina ug mga Pakigsaad 128:2).

33.1

Kinatibuk-ang Pagpasabot bahin sa mga Rekord sa Simbahan

Ang mga rekord sa Simbahan sagrado. Ang impormasyon nga anaa niini sensitibo ug kinahanglang protektahan. Ang mga sistema sa rekord sa Simbahan motugot sa pag-access sa impormasyon sa pagkamiyembro sigon sa mga calling.

Ang mga rekord makatabang sa mga lider sa:

• Pag-ila kon kinsay nagkinahanglan og espesyal nga pag-atiman.

• Pag-ila kon unsa nga mga ordinansa sa kaluwasan ang nadawat o gikinahanglan sa usa ka tawo.

• Pagpangita sa mga miyembro.

Ang mosunod nga mga matang sa mga rekord gitipigan diha sa mga yunit sa Simbahan:

• Mga report sa partisipasyon sa miyembro (tan-awa sa 33.5)

• Mga rekord sa pagkamiyembro (tan-awa sa 33.6)

• Mga rekord sa kasaysayan (tan-awa sa 33.7)

• Mga rekord sa pinansyal (tan-awa sa kapitulo 34)

33.2

Kinatibuk-ang mga Instruksiyon alang sa mga Klerk

Sila kinahanglan nga adunay balido nga rekomend sa templo.

Ang mga klerk mainampingong mosunod sa kasamtangang mga palisiya aron sa pagbantay sa mga pundo sa Simbahan ug sa pagsiguro nga ang mga rekord sa Simbahan husto. Ang mga klerk mopahibalo dayon sa mga lider sa pagkapari bahin sa bisan unsang dili maayo nga panghitabo. Kon maglisod sa pagresolba sa dili maayo nga panghitabo, ang mga klerk kinahanglang mokontak sa Buhatan sa Kompidensiyal nga mga Rekord sa punoang buhatan sa Simbahan.

Telepono: 1-801-240-2053 o 1-800-453-3860, ekstensiyon 2-2053

Toll free (GSD phone): 855-537-4357

Email: [e-mail]

Ang gidugayon sa pagserbisyo sa mga klerk kinahanglang igo aron makat-onan nila ang ilang mga katungdanan ug mapreserbar ang pagpadayon sa ilang trabaho. Tungod kay dili man sila mga sakop sa kapangulohan sa stake o sa bishopric, dili sila kinahanglang i-release kon ang kapangulohan sa stake o bishopric organisahon pag-usab.

33.4

Mga Rekord ug mga Report sa Ward

33.4.1

Bishopric

Ang bishop maoy modumala sa pagtipig og rekord sa ward.

33.4.2

Klerk sa Ward

Ang matag ward kinahanglang adunay kwalipikado, naglihok [functioning] nga klerk sa ward. Irekomendar siya sa bishopric ug tawagon ug i-set apart sa usa ka sakop sa kapangulohan sa stake o gisangonan nga high councilor. Siya kinahanglang naghupot og Melchizedek nga Pagkapari ug adunay balido nga rekomend sa templo. Siya usa ka sakop sa konseho sa ward. Siya motambong sa mga miting sa ward sama sa gipasabot diha sa 29.2.

Ang klerk sa ward tudloan sa bishopric ug sa mga klerk sa stake. Ang kaabag nga mga klerk sa ward mahimong tawagon sa pagtabang.

33.4.2.1

Mga Responsibilidad sa Pagtipig og Rekord

Ang klerk sa ward, o gisangonan nga kaabag nga klerk, aduna sa mosunod nga mga responsibilidad:

• Magtipig og rekord sa mga buluhaton ug sa mga desisyon nga gihimo diha sa mga miting sa pagpangulo sa ward.

• Mosiguro nga ang mga rekord ug mga report husto ug tukma sa panahon.

Ang klerk sa ward kinahanglang mapamilyar sa tools sa Simbahan sa pagtipig og rekord (tan-awa sa 33.0). Siya mogamit niini nga tools sa pagtabang sa mga lider nga mahibalo:

• Sa mga panginahanglan sa mga miyembro ug sa mga organisasyon.

• Sa pagkaanaa sa mga kapanguhaan, lakip na sa panalapi.

Ang mga klerk sa ward moawhag sa mga miyembro sa pag-report kon adunay sayop sa ilang impormasyon sa pagkamiyembro.

Ang ubang mga katungdanan sa pagtipig og rekord naglakip sa:

• Pagsiguro nga ang mga ordinansa girekord dayon ug sa husto nga paagi.

• Pag-andam sa porma sa Gipaluyohan nga mga Opisyal alang sa komperensiya sa ward.

• Pagrekord sa impormasyon alang sa mga konseho sa pagkamiyembro diha sa ward.

• Pagmintenar og mga rekord sa pinansyal (tan-awa sa 34.2.2

33.5

Mga Report bahin sa Pag-apil sa Miyembro

Ang mga report bahin sa partisipasyon sa miyembro makatabang sa mga lider sa pagpokus sa paglambo ug mga panginahanglan sa mga miyembro.

33.5.1

Mga Matang sa mga Report

33.5.1.1

Mga Report sa Nanambong

Ang nanambong sa mga panagtigom alang sa sakramento ug Dominggo nga mga miting sa pagkapari ug sa organisasyon irekord sa elektronik nga paagi gamit ang LCR o Member Tools.

Panagtigom alang sa Sakramento. Ang nanambong sa panagtigom alang sa sakramento irekord matag semana sa klerk sa ward o kaabag nga klerk sa ward. Ang iphon mao ang gidaghanon sa nanambong sa miting sa personal o pinaagi sa pagsibya, lakip na ang mga bisita.

Dominggo nga mga Miting sa Korum ug Organisasyon. Ang nanambong irekord matag semana pinaagi sa mga secretary ug mga adviser sa korum ug organisasyon. Ang mga lider sa kabatan-onan mahimo usab nga motabang sa pagrekord sa nanambong. Ang iphon mao ang gidaghanon sa nanambong sa miting sa personal o pinaagi sa pagsibya, lakip na ang mga bisita. Ang mga miyembro kinsa nagserbisyo sa Primary o isip mga lider sa kabatan-onan sulod sa ward ilakip usab isip nanambong.

Ang klerk sa ward mahimong morekord sa nanambong alang sa bisan unsa nga organisasyon.

33.5.1.2

Mga Report sa Interbiyo sa Pagpangalagad

Tan-awa sa 21.3.

33.5.1.3

Report Matag Tulo ka Bulan

Ang matag numero sa usa ka report nagrepresentar og aktuwal nga tawo nga adunay talagsaong mga panginahanglan (tan-awa sa Helaman 15:13).

Ang Quarterly Report naglangkob og mapuslanong impormasyon nga makahatag sa mga lider og mga ideya samtang magtinguha sila og inspirasyon mahitungod sa ilang mga paningkamot sa pagpangalagad.

Ang mga lider sa stake ug ward motan-aw kanunay sa Quarterly Report aron sa pagrebyo sa kalamboan sa mga indibidwal.

Ang matag ward mokompleto ug mosumiter og Quarterly Report ngadto sa punoang buhatan sa Simbahan. Ang klerk morebyo sa report ngadto sa bishop ug mosumiter niini sa dili pa ang ika-15 sa bulan human sa kataposan sa matag quarter.

33.5.2

Mga Listahan sa Pagkamiyembro

Ang tools sa Simbahan sa pagtipig og rekord naghatag sa mga lider og access ngadto sa mga lista sa pagkamiyembro. Kini nga mga lista makatabang sa mga lider nga mahibalo:

• Kon kinsa sa mga miyembro ang wala pa makadawat sa mga ordinansa nga angay nila.

• Kon kinsa sa mga batan-ong lalaki ug mga batan-ong babaye ang angay nga moserbisyo og misyon.

• Kon kinsa sa kabatan-onan ang adunay balido nga rekomend sa templo.

• Kon kinsa sa kabatan-onan ang kinahanglang i-eskedyul alang sa pagpakigmiting uban sa usa ka sakop sa bishopric.

Ang mga lider sa korum ug sa organisasyon kinahanglang makagamit sa mga listahan niadtong nahisakop sa ilang korum o organisasyon.

33.6

Mga Rekord sa Pagkamiyembro

Ang mga rekord sa pagkamiyembro naglakip sa mga ngalan, impormasyon sa pagkontak, mga detalye sa ordinansa, ug ubang mahinungdanong impormasyon sa mga miyembro.

Ang mga rekord sa pagkamiyembro kinahanglang tipigan diha sa ward diin nagpuyo ang miyembro. Ang mga eksepsiyon, nga kinahanglang pipila lamang, nagkinahanglan og pag-uyon sa mga bishop ug mga presidente sa stake nga naapil. Sa paghangyo og eksepsiyon, ang presidente sa stake mogamit sa LCR aron isumiter ang hangyo ngadto sa Buhatan sa Unang Kapangulohan.

Importante kaayo ang pagbuhat dayon sa mosunod:

• Pagrekord sa impormasyon sa ordinansa.

• Pagbalhin sa mga rekord sa mga miyembro nga mobalhin paingon o gikan sa ward.

• Paghimo og mga rekord alang sa bag-ong mga miyembro ug bag-ong mga anak sa miyembro nga mga ginikanan.

• Pagrekord sa pagkamatay sa miyembro.

• Pagrekord sa impormasyon sa kaminyoon ug sa pamilya.

Ang bishop o presidente sa stake kinahanglang mosiguro nga ang rekord sa pagkamiyembro anaa sa tukma nga ward sa dili pa interbiyohon ang usa ka miyembro sa pagdawat og:

• Calling sa Simbahan.

• Rekomend sa templo.

• Melchizedek nga Pagkapari o i-orden ngadto sa katungdanan niana nga pagkapari.

Siya mosiguro usab nga ang rekord wala maglakip sa mosunod:

• Usa ka annotation

• Komentaryo mahitungod sa restriksiyon bahin sa pagsilyo o sa usa ka ordinansa

• Pormal nga mga restriksiyon sa pagkamiyembro

Bisan unsay mahitabo dili mahimong ihatag ang mga rekord sa pagkamiyembro o ipakita ngadto ni bisan kinsa gawas sa bishop o sa klerk.

Ang mga miyembro mahimong motan-aw sa impormasyon sa pagkamiyembro alang sa ilang kaugalingon ug alang ni bisan kinsa nga nagsalig [dependent] nga mga anak nga anaa sa panimalay diha sa Member Tools app. Mahimo usab sila nga mohangyo og giprinta nga mga kopya sa ilang Individual Ordinance Summaries gikan sa klerk. Kon adunay makita nga mga sayop, ang klerk mosiguro nga kini makorihian diha sa mga rekord sa pagkamiyembro.

33.6.1

Mga Ngalan nga Gigamit diha sa mga Rekord sa Simbahan

Ang kompleto nga legal nga ngalan sa usa ka tawo, sama sa gitino sa lokal nga balaod o kustombre, kinahanglang gamiton diha sa mga rekord sa pagkamiyembro ug sa mga sertipiko sa mga ordinansa.

33.6.2

Mga Miyembro nga Anaa na sa Rekord

Ang mosunod nga mga indibidwal mao ang mga miyembro nga anaa sa rekord ug kinahanglang adunay rekord sa pagkamiyembro:

• Kadtong kinsa nabunyagan ug nakompirmahan

• Kadtong nag-edad og ubos sa 9 anyos nga napanalanginan apan wala mabunyagi

• Kadtong walay tulubagon tungod sa intelektuwal nga mga kakulian, bisan unsa pa ang edad

• Wala mapanalangini nga mga bata ubos sa 9 anyos kon aduna sa mosunod:

  • Labing minos ang usa ka ginikanan o usa ka apohan miyembro sa Simbahan.

  • Ang duha ka ginikanan mitugot nga himoan og rekord. (Kon ang usa ka ginikanan mao lamang ang adunay legal nga kustodiya sa bata, ang pagtugot niana nga ginikanan igo na.)

Ang tawo nga nag-edad og 9 anyos o pataas nga adunay rekord sa pagkamiyembro apan wala mabunyagi ug makompirmahi dili usa ka miyembro nga anaa sa rekord. Hinoon, ang ward diin nagpuyo ang tawo motipig sa rekord sa pagkamiyembro hangtud ang tawo mag-18 anyos. Nianang higayona, kon mopili ang tawo nga dili magpabunyag, ang bishop mokanselar sa rekord sa pagkamiyembro. Ang pagtugot sa presidente sa stake gikinahanglan.

Ang mga rekord dili makanselar alang niadtong kinsa wala mabunyagi tungod sa intelektuwal nga kakulangan gawas kon gihangyo sa tawo o sa usa ka legal nga magbalantay, lakip sa usa ka ginikanan.

33.6.3

Mga Rekord sa Bag-ong mga Miyembro sa Ward

Ang klerk sa ward o kaabag nga klerk sa ward mokontak sa bag-ong mga miyembro sa ward inig-abot dayon sa ilang mga rekord sa pagkamiyembro aron marebyo ang Individual Ordinance Summary kon husto ba.

33.6.6

Mga Rekord sa mga Miyembro nga Nagserbisyo sa gawas sa Ilang Kaugalingong Ward

33.6.6.2

Mga Rekord sa Full-Time nga mga Misyonaryo

Tan-awa sa 24.6.2.8

33.6.13

Mga Rekord sa mga Bata nga ang mga Ginikanan Nagdiborsiyo

Ang tanang rekord sa pagkamiyembro naggamit sa legal nga ngalan sa usa ka tawo, sama sa gipasabot sa lokal nga balaod o kustombre. Naglakip kini sa mga anak sa mga ginikanan nga nagdiborsiyo.

Ang mga bata nga adunay mga ginikanan nga nagdiborsiyo sa kasagaran motambong og mga miting sa Simbahan sa mga ward sa duha ka ginikanan. Samtang ang usa lamang ka yunit ang motipig ug mo-update sa opisyal nga rekord sa pagkamiyembro sa bata, ang rekord sa pagkamiyembro nga wala diha sa yunit mahimong himoon sa ubang ward nga iyang tambongan. Makapahimo kini nga ang impormasyon sa ngalan ug kontak sa bata malakip sa mga listahan sa ward ug sa nanambong sa klase.

Ang mga bata nga adunay rekord nga wala diha sa yunit mahimong modawat og calling niana nga yunit.

33.6.15

Mga Restriksiyon sa Pagbalhin sa mga Rekord sa Pagkamiyembro

Kon ang usa ka miyembro mobalhin samtang ang pormal nga mga restriksiyon sa pagkamiyembro o laing seryoso nga problema na-pending, ang bishop o ang gitugotan nga klerk mahimong mobutang og restriksiyon sa pagbalhin diha sa rekord sa pagkamiyembro. Siya mogamit sa LCR sa paghimo niini.

Ang rekord nga adunay restriksiyon sa pagbalhin dili mahimong ibalhin ngadto sa bag-ong yunit hangtod nga ang lider sa pagkapari nga mibutang sa restriksiyon motugot nga tangtangon kini.

33.6.16

Mga Rekord gikan sa File nga “Wala Mahibaloi ang Address”

Ang miyembro usahay makit-an human nga ang iyang rekord mabutang na sa “file nga wala mahibaloi ang address” sa punoang buhatan sa Simbahan. Niini nga sitwasyon, ang klerk sa ward mohangyo sa rekord gamit ang LCR.

33.6.17

Pagrekord ug Pagkorihir sa Impormasyon sa Ordinansa

Tan-awa sa kapitulo 18.

33.6.19

Mga Pag-audit sa mga Rekord sa Pagkamiyembro

Matag tuig ang klerk sa stake o usa ka kaabag nga klerk sa stake mosiguro nga ang pag-audit sa mga rekord sa pagkamiyembro mapahigayon sa matag ward gamit ang LCR. Ang mga pag-audit kinahanglang makompleto inigka-Hunyo 30 sa matag tuig.

33.7

Mga Rekord sa Kasaysayan

33.7.1

Mga Kasaysayan sa Ward ug Stake

Ang Ginoo nagmando nga ang “kasaysayan sa tanan nga mahinungdanon” nga mga butang kalabot sa Iyang Simbahan kinahanglang isulat ug tipigan (Doktrina ug mga Pakigsaad 69:3; tan-awa usab sa bersikulo 5; Alma 37:2).

Ang matag yunit sa Simbahan kinahanglang modokumento sa tanang importante nga mga butang kalabot sa yunit.

Ang pagtipig og kasaysayan usa ka espirituwal nga buhat nga makapalig-on sa hugot nga pagtuo niadtong kinsa mosulat ug mobasa niini.

Ang mga lider sa pagkapari ug organisasyon sa stake ug sa ward motampo sa mga istorya gamit ang Unit History tool diha sa ChurchofJesusChrist.org. Ang mga klerk sa stake ug sa ward adunay nag-unang responsibilidad sa pag-organisar ug pagpakigsabot niini nga paningkamot. Ang dugang nga mga instruksiyon anaa sa Quick Start Guidenga tool.

33.8

Pagkakompidensiyal sa mga Rekord

Ang mga rekord sa Simbahan kompidensiyal, maanaa man kini sa papel, o sa digital. Kini naglakip sa:

• Mga rekord sa pagkamiyembro.

• Mga rekord sa pinansyal.

• Mubong mga sulat nga hinimo gikan sa mga miting.

• Opisyal nga mga porma ug mga dokumento (lakip na sa mga rekord sa mga konseho sa pagkamiyembro).

Ang mga lider mosiguro nga ang impormasyon nga nakuha gikan sa mga miyembro:

• Kutob ra sa unsay gikinahanglan sa Simbahan.

• Gamiton lamang alang sa mga katuyoan nga giaprobahan sa Simbahan.

• Ihatag lamang niadtong awtorisado nga mogamit niini.

Ang impormasyon nga gitipigan sa elektronik nga paagi kinahanglan gayod nga masiguro ug mapanalipdan sa tukmang paagi (tan-awa sa 33.9.1).

33.9

Pagdumala sa mga Rekord

33.9.1

Panalipod

Ang tanang rekord, mga report, ug mga datos sa Simbahan kinahanglang panalipdan batok sa wala tugoti nga paggamit, pag-usab, pagguba, o pagbutyag. Kini nga impormasyon kinahanglang tipigan sa usa ka luwas nga dapit.

Ang nawala o gikawat nga mga device o storage media nga gipanag-iya sa Simbahan kinahanglang i-report dayon sa incidents.ChurchofJesusChrist.org. Ang sayop nga paggamit sa impormasyon sa Simbahan kinahanglan usab nga i-report.

33.9.1.1

Mga Username ug mga Password

Ang mga presidente sa stake, mga bishop, ug ubang mga lider kinahanglang dili mopaambit sa ilang username ug password sa Simbahan ngadto sa ilang mga magtatambag, mga klerk, mga executive secretary, o sa uban pa.

33.9.1.3

Pagkapribado sa mga Datos

Daghang nasod ang mipatuman sa mga balaod sa pagpanalipod sa mga datos nga nagkontrolar sa pagproseso sa personal nga mga datos. Kini naglakip sa impormasyon nga anaa sa mga rekord sa pagkamiyembro ug sa ubang mga rekord nga mag-ila sa mga indibidwal. Ang mga lider nga adunay mga pangutana mahitungod sa paggamit sa mga balaod sa pagpanalipod sa mga datos sa lokal nga pagdumala sa mga rekord sa Simbahan mahimong mokontak sa buhatan sa pagkapribado sa mga datos Simbahan diha sa [e-mail].