33.

Mga Talaan at mga Report

33.0

Pambungad

Ang pag-iingat ng talaan ay mahalaga noon pa man sa Simbahan ng Panginoon. Halimbawa:

Si Adan ay nag-ingat ng “isang aklat ng alaala” (Moises 6:5).

Itinuro ni Moroni na ang mga pangalan ng mga nabinyagan sa Simbahan ni Cristo ay itinala upang “sila ay maalaala at mapangalagaan ng mabuting salita ng Diyos” (Moroni 6:4).

Itinuro ni Joseph Smith na dapat tumawag ng isang tagapagtala sa bawat ward upang “makagawa ng isang talaan ng katotohanan sa harapan ng Panginoon” (Doktrina at mga Tipan 128:2).

33.1

Buod ng mga Talaan ng Simbahan

Ang mga talaan ng Simbahan ay sagrado. Ang impormasyon sa mga ito ay sensitibo at dapat pangalagaan. Ang mga system para sa mga talaan ng Simbahan ay nagbibigay sa isang tao ng access sa mga membership information ayon sa kanyang calling.

Ang mga talaan ay makakatulong sa mga lider na:

• Tukuyin kung sino ang maaaring nangangailangan ng espesyal na pangangalaga.

• Tukuyin kung aling mga ordenansa ng kaligtasan ang natanggap na o maaaring kailanganin ng isang tao.

• Hanapin ang mga miyembro.

Ang mga sumusunod na uri ng talaan ay iniingatan sa mga unit ng Simbahan:

• Mga report hinggil sa pakikibahagi ng mga miyembro (tingnan sa 33.5)

• Mga membership record (tingnan sa 33.6)

• Mga talaan ng kasaysayan (tingnan sa 33.7)

• Mga talaan sa pananalapi (tingnan sa kabanata 34)

33.2

Mga Pangkalahatang Tagubilin para sa mga Clerk

Sila ay dapat mayroong current temple recommend.

Maingat na sinusunod ng mga clerk ang kasalukuyang mga patakaran upang maingatan ang pondo ng Simbahan at matiyak na tama ang mga impormasyong nasa mga talaan ng Simbahan. Kaagad na inaabisuhan ng mga clerk ang mga priesthood leader tungkol sa mga hindi tamang gawain. Kung nagkaroon ng mga problema sa paglutas sa mga hindi tamang gawain, dapat kontakin ng clerk ang Confidential Records Office sa headquarters ng Simbahan.

Telepono: 1-801-240-2053 o 1-800-453-3860, extension 2-2053

Toll free (GSD phone): 855-537-4357

Email: [e-mail]

Ang tagal ng paglilingkod ng mga clerk ay dapat sapat para matutuhan nila ang kanilang mga tungkulin at mapanatili ang pagpapatuloy ng kanilang gawain. Dahil sila ay hindi mga miyembro ng stake presidency o bishopric, hindi sila kailangang i-release kapag muling inorganisa ang stake presidency o bishopric.

33.4

Mga Talaan at Report sa Ward

33.4.1

Bishopric

Ang bishop ang namamahala sa pag-iingat ng mga talaan ng ward.

33.4.2

Ward Clerk

Bawat ward ay dapat may kwalipikado at kumikilos na ward clerk. Siya ay inirerekomenda ng bishopric at tinatawag at sine-set apart ng isang miyembro ng stake presidency o ng isang inatasang high councilor. Dapat ay hawak niya ang Melchizedek Priesthood at mayroon siyang current temple recommend. Siya ay miyembro ng ward council. Dumadalo siya sa mga miting ng ward tulad ng nakasaad sa 29.2.

Ang ward clerk ay tinuturuan ng bishopric at ng mga stake clerk. Maaaring tumawag ng mga assistant ward clerk para makatulong.

33.4.2.1

Mga Responsibilidad sa Pag-iingat ng Talaan

Ang ward clerk, o isang inatasang assistant clerk, ay may sumusunod na mga responsibilidad:

• Mag-ingat ng talaan ng mga takdang-gawain at pagpapasiyang ginawa sa mga ward leadership meeting.

• Tiyakin na ang mga talaan at mga report ay tama at napapanahon.

Ang ward clerk ay dapat maging pamilyar sa mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan (tingnan sa 33.0). Ginagamit niya ang mga tool na ito upang matulungan ang mga lider na matukoy ang:

• Mga pangangailangan ng mga miyembro at mga organisasyon.

• Mga available na resources, kabilang ang pananalapi.

Hinihikayat ng mga ward clerk ang mga miyembro na ireport ang anumang pagkakamali sa kanilang membership information.

Maaaring kabilang sa iba pang mga tungkulin sa pag-iingat ng talaan ang:

• Pagtiyak na ang mga ordenansa ay naitatala nang wasto at kaagad.

• Paghahanda ng Officers Sustained form para sa ward conference.

• Pagtatala ng mga impormasyon para sa mga ward membership council.

• Pag-iingat ng mga talaan sa pananalapi (tingnan sa 34.2.2).

33.5

Mga Report Hinggil sa Pakikibahagi ng mga Miyembro

Ang mga report hinggil sa pakikibahagi ng mga miyembro ay tumutulong sa mga lider na magtuon sa pag-unlad at pangangailangan ng mga miyembro.

33.5.1

Mga Uri ng Report

33.5.1.1

Mga Report Hinggil sa Attendance

Ang attendance sa sacrament meeting at mga priesthood at organization meeting sa araw ng Linggo ay itinatala online gamit ang LCR o Member Tools.

Sacrament Meeting. Ang attendance sa sacrament meeting ay itinatala ng ward clerk o ng isang assistant ward clerk bawat linggo. Ang attendance ay ang bilang ng mga dumalo sa meeting nang personal o sa pamamagitan ng streaming, kabilang ang mga bisita.

Mga Quorum at Organization Meeting sa araw ng Linggo. Ang attendance ay itinatala bawat linggo ng mga quorum at organization secretary at adviser. Ang mga youth leader ay maaari ding tumulong sa pagtatala ng attendance. Ang attendance ay ang bilang ng mga dumalo sa meeting nang personal o sa pamamagitan ng streaming, kabilang ang mga bisita. Ang mga miyembrong naglilingkod sa Primary o bilang mga youth leader sa ward ay binibilang din.

Ang ward clerk ay maaaring magtala ng attendance para sa anumang organisasyon.

33.5.1.2

Mga Ministering Interview Report

Tingnan sa 21.3.

33.5.1.3

Quarterly Report

Bawat bilang sa isang report ay kumakatawan sa isang tunay na tao na may natatanging mga pangangailangan (tingnan sa Helaman 15:13).

Ang Quarterly Report ay naglalaman ng kapaki-pakinabang na mga impormasyon na makapagbibigay sa mga lider ng mga ideya habang naghahangad sila ng inspirasyon tungkol sa kanilang mga pagsisikap sa ministering.

Regular na sumasangguni ang mga lider ng stake at ward sa Quarterly Report para rebyuhin ang progreso ng mga indibiduwal.

Kinukumpleto at isinusumite ng bawat ward ang Quarterly Report sa headquarters ng Simbahan. Nirerebyu ng clerk ang report kasama ang bishop at isinusumite ito bago ang ika-15 ng kasunod na buwan pagkatapos ng bawat quarter.

33.5.2

Mga Listahan ng mga Miyembro

Ang mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan ay nagbibigay sa mga lider ng access sa mga listahan ng mga miyembro. Ang mga listahang ito ay makatutulong sa mga lider na matukoy:

• Ang mga miyembro na hindi pa natanggap ang mga ordenansang maaari na nilang tanggapin.

• Ang mga kabataang lalaki at kabataang babae na maaaring magmisyon.

• Ang mga kabataan na walang current temple recommend.

• Ang mga kabataan na kailangang iiskedyul para makausap ng isang miyembro ng bishopric.

Ang mga lider ng korum at organisasyon ay dapat may access sa mga listahan ng mga miyembro sa kanilang korum o organisasyon.

33.6

Mga Membership Record

Kabilang sa mga membership record ang pangalan, contact information, mga detalye ng ordenansa, at iba pang mahahalagang impormasyon ng mga miyembro.

Ang mga membership record ay dapat iniingatan sa ward kung saan naninirahan ang miyembro. Ang mga eksepsyon, na dapat ay bibihira lamang, ay nangangailangan ng pagsang-ayon ng mga bishop at stake president na may kinalaman dito. Para humiling ng eksepsyon, ginagamit ng stake president ang LCR para isumite ang kahilingan sa Office of the First Presidency.

Napakahalagang gawin kaagad ang mga sumusunod:

• Pagtala ng impormasyon tungkol sa ordenansa.

• Paglipat o pagkuha ng mga membership record ng mga miyembro na umalis o lumipat sa ward.

• Paglikha ng mga record para sa mga bagong miyembro at mga bagong anak ng mga magulang na miyembro.

• Pagtala ng pagkamatay ng isang miyembro.

• Pagtala ng impormasyon tungkol sa mga kasal at household.

Tinitiyak ng bishop o stake president na ang membership record ay nasa tamang ward bago interbyuhin ang isang miyembro para tumanggap ng:

• Calling sa Simbahan.

• Temple recommend.

• Melchizedek Priesthood o maordenan sa isang katungkulan sa priesthood na iyon.

Tinitiyak din niya na ang record ay hindi naglalaman ng alinman sa mga sumusunod:

• Isang anotasyon

• Isang komento tungkol sa restriksyon sa pagbubuklod o ordenansa

• Pormal na mga restriksyon sa pagkamiyembro

Kahit anong mangyari, ang mga membership record ay hindi dapat ibigay o ipakita kahit kanino maliban sa bishop o sa clerk.

Maaaring tingnan ng mga miyembro sa Member Tools app ang kanilang sariling membership information at ang membership information ng kanilang mga anak na umaasa pa sa kanila at nakatira sa kanilang tahanan. Maaari din silang humiling sa clerk ng naka-print na mga kopya ng kanilang mga Individual Ordinance Summary. Kung may makikitang mga pagkakamali, tinitiyak ng clerk na ang mga ito ay naitama sa mga membership record.

33.6.1

Mga Pangalang Gamit sa mga Talaan ng Simbahan

Ang legal na pangalan ng tao, ayon sa lokal na batas o kaugalian, ang dapat gamitin sa mga membership record at sa mga sertipiko ng ordenansa.

33.6.2

Mga Member of Record

Ang sumusunod na mga indibiduwal ay mga member of record at dapat mayroong membership record:

• Ang mga nabinyagan at nakumpirma

• Ang mga wala pang 9 na taong gulang na nabasbasan pero hindi pa nabinyagan

• Ang mga walang pananagutan dahil sa mga kapansanan sa pag-iisip, anuman ang edad

• Ang mga batang hindi pa nabasbasan na wala pang 9 na taong gulang kung angkop ang lahat ng ito:

  • Miyembro ng Simbahan ang kahit isang magulang o lolo o lola.

  • Ang ama at ina ay nagbigay ng pahintulot na lumikha ng record. (Kung isang magulang lamang ang mayroong legal na kustodiya sa bata, ang pahintulot ng magulang na ito ay sapat na.)

Ang taong edad 9 pataas na mayroong membership record ngunit hindi pa nabinyagan at nakumpirma ay hindi itinuturing na member of record. Gayunman, ang membership record ay iniingatan pa rin ng ward kung saan nakatira ang tao hanggang sa siya ay maging 18 taong gulang. Sa panahong iyon, kung pipiliin ng tao na huwag magpabinyag, kakanselahin ng bishop ang membership record. Kailangan ang pahintulot ng stake president.

Hindi kinakansela ang mga record para sa mga hindi nabinyagan dahil sa kapansanan sa pag-iisip maliban kung hiniling ito ng tao o ng isang legal na tagapag-alaga, kabilang na ang isang magulang.

33.6.3

Mga Record ng mga Bagong Miyembro ng Ward

Ang ward clerk o isang assistant ward clerk ay kaagad na kinokontak ang mga bagong miyembro ng ward pagkarating ng kanilang mga membership record para rebyuhin ang Individual Ordinance Summary para matiyak na tama ito.

33.6.6

Mga Record ng mga Miyembrong Naglilingkod sa Labas ng Kanilang Geographic Ward

33.6.6.2

Mga Record ng mga Full-Time Missionary

Tingnan sa 24.6.2.8.

33.6.13

Mga Record ng mga Anak ng mga Diborsiyadong Magulang

Ang lahat ng membership record ay ginagamit ang legal na pangalan ng isang tao, ayon sa lokal na batas o kaugalian. Kabilang dito ang mga anak ng mga magulang na nagdiborsiyo.

Ang mga anak ng diborsyadong mga magulang ay kadalasang dumadalo sa mga miting ng Simbahan sa mga ward ng dalawang magulang. Bagama’t isang unit lamang ang maaaring mag-ingat at mag-update ng opisyal na membership record ng isang tao, maaaring gumawa ng out-of-unit member record sa iba pang ward na dinadaluhan niya. Nakatutulong ito na maipasama sa mga listahan ng ward at attendance roll ng klase ang pangalan at contact information ng isang anak.

Ang mga anak na mayroong out-of-unit member record ay maaaring tumanggap ng calling sa unit na iyon.

33.6.15

Mga Restriksyon sa Paglilipat ng mga Membership Record

Kung ang isang miyembro ay lumipat habang may nakabinbin na pormal na mga restriksyon sa pagkamiyembro sa Simbahan o iba pang mabigat na suliranin, maaaring lagyan ng bishop o ng isang awtorisadong clerk ng restriksyon sa paglilipat ang membership record. Ginagamit niya ang LCR para gawin ito.

Ang record na may restriksyon sa paglilipat ay ililipat lamang sa bagong unit kapag ang priesthood leader na naglagay ng restriksyon ay nagbigay ng awtorisasyon na alisin ito.

33.6.16

Mga Record mula sa “Address Unknown” File

Kung minsan, ang isang miyembro ay natatagpuan matapos mailagay ang kanyang record sa “address unknown file” sa headquarters ng Simbahan. Sa sitwasyong ito, hinihiling ng ward clerk ang record gamit ang LCR.

33.6.17

Pagtatala at Pagwawasto sa mga Impormasyon ng Ordenansa

Tingnan sa kabanata 18.

33.6.19

Pag-audit sa mga Membership Record

Bawat taon, tinitiyak ng stake clerk o isang assistant stake clerk na nagsasagawa ng audit ng mga membership record sa bawat ward gamit ang LCR. Ang mga audit ay dapat makumpleto sa ika-30 ng Hunyo ng bawat taon.

33.7

Mga Talaan ng Kasaysayan

33.7.1

Mga Kasaysayan ng Ward at Stake

Iniutos ng Panginoon na dapat magsulat at mag-ingat ng isang “kasaysayan ng lahat ng mahalagang bagay” hinggil sa Kanyang Simbahan (Doktrina at mga Tipan 69:3; tingnan din sa talata 5; Alma 37:2).

Dapat idokumento ng bawat unit sa Simbahan ang lahat ng mahahalagang bagay na may kinalaman sa unit.

Ang pag-iingat ng kasaysayan ay isang espirituwal na gawain na magpapalakas sa pananampalataya ng mga nagsusulat at nagbabasa nito.

Ang mga priesthood leader at mga lider ng organisasyon sa stake at ward ay nag-susulat ng mga kuwento gamit ang Unit History tool sa ChurchofJesusChrist.org. Ang mga stake at ward clerk ang may pangunahing responsibilidad na i-organisa at pag-ugnayin ang mga pagsisikap para sa gawaing ito. Ang mga karagdagang tagubilin ay makukuha sa Quick Start Guide ng tool.

33.8

Pagiging Kumpidensyal ng mga Talaan

Ang mga talaan ng Simbahan ay kumpidensyal, ang mga ito man ay nasa papel o digital. Kabilang dito ang:

• Mga membership record.

• Mga talaan sa pananalapi.

• Mga tala mula sa mga miting.

• Mga opisyal na form at dokumento (kabilang na ang mga talaan ng mga membership council).

Tinitiyak ng mga lider na ang mga impormasyong kinukuha mula sa mga miyembro ay:

• Limitado lamang sa hinihingi ng Simbahan.

• Ginagamit lamang para sa mga layuning inaprubahan ng Simbahan.

• Ibinibigay lamang sa mga taong awtorisadong gamitin ito.

Ang mga impormasyong nakatago sa mga computer ay dapat mapanatiling ligtas at protektado (tingnan sa 33.9.1).

33.9

Pangangasiwa sa mga Talaan

33.9.1

Proteksyon

Ang lahat ng talaan, report, at impormasyon ng Simbahan ay dapat protektahan laban sa di-awtorisadong pag-access, pagbabago, pagkasira, o pagkakalantad. Ang impormasyong ito ay dapat itago sa ligtas na lugar.

Ang nawala o ninakaw na mga device o storage media na pag-aari ng Simbahan ay dapat ireport kaagad sa incidents.ChurchofJesusChrist.org. Ang maling paggamit sa impormasyon ng Simbahan ay dapat ding ireport.

33.9.1.1

Mga Username at Password

Hindi dapat ibahagi ng mga stake president, bishop, at iba pang mga lider ang kanilang username at password sa mga counselor, clerk, executive secretary, o iba pa.

33.9.1.3

Data Privacy

Maraming bansa ang nagpatupad ng mga data protection law na siyang namamahala sa pagproseso ng mga personal data. Kabilang dito ang mga impormasyon sa mga membership record at iba pang mga talaan ng Simbahan na tumutukoy sa mga indibiduwal. Ang mga lider na may mga tanong tungkol sa pagpapatupad ng mga data protection law sa pamamahala ng mga lokal na talaan ng Simbahan ay maaaring kontakin ang data privacy office ng Simbahan sa [e-mail].