33.

Skýrslur og greinargerðir

33.0

Inngangur

Skýrsluhald hefur ávallt verið mikilvægur þáttur í kirkju Drottins. Dæmi:

Adam hélt „minningarbók“ (HDP Móse 6:5).

Moróní kenndi að nöfn þeirra sem væru skírðir í kirkju Krists væru skráð „svo að eftir þeim væri munað, og þeir væru nærðir hinu góða orði Guðs“ (Moróní 6:4).

Joseph Smith fyrirskipaði að kalla ætti skrásetjara í öllum deildum til að „[skrá] sannleikann fyrir Drottin“ (Kenning og sáttmálar 128:2).

33.1

Yfirlit kirkjuskýrslna

Kirkjuskýrslur eru heilagar. Upplýsingarnar sem eru í þeim, eru viðkvæmar og ætti að vernda. Kirkjuskýrslukerfin veita aðgang að upplýsingum meðlima, út frá köllunum.

Skýrslur geta hjálpað leiðtogum að:

• Auðkenna þá sem gætu þurft sérstaka aðstoð.

• Bera kennsl á hvaða helgiathafnir sáluhjálpar einstaklingur hefur tekið á móti eða gæti þarfnast.

• Finna meðlimi.

Eftirfarandi skýrslutegundir er að finna í kirkjueiningum:

• Þátttökugreinargerðir meðlima (sjá 33.5)

• Meðlimaskýrslur (sjá 33.6)

• Söguskýrslur (sjá 33.7)

• Fjármálaskýrslur (sjá kafla 34)

33.2

Almennar leiðbeiningar fyrir ritara

Þeir ættu að hafa gild musterismeðmæli.

Ritarar fylgja núverandi stefnu vandlega um að vernda kirkjusjóði og tryggja að kirkjuskýrslur séu nákvæmar. Ritarar tilkynna prestdæmisleiðtogum samstundis um allt óviðeigandi. Ef erfiðleikar koma upp við að leysa óviðeigandi mál, ættu ritarar að hafa samband við Trúnaðarskjalaskrifstofu í höfuðstöðvum kirkjunnar.

Sími: 00 1-801-240-2053 eða 00 1-800-453-3860, tenginúmer 2-2053

Gjaldfrjálst (GSD síma): 001 855-537-4357

Netfang: [e-mail]

Starfstími ritara ætti að vera nægilega langur til að tryggja að þeir læri skyldur sínar og viðhaldi samfelldni í vinnu sinni. Þar sem þeir eru ekki meðlimir í stikuforsætisráði eða biskupsráði, þarf ekki að leysa þá af þegar stikuforsætisráð eða biskupsráð eru leyst frá störfum.

33.4

Deildarskýrslur og greinargerðir

33.4.1

Biskupsráð

Biskupinn hefur yfirumsjá með skýrslugerðum deildarinnar.

33.4.2

Deildarritari

Hver deild ætti að hafa hæfan, starfandi deildarritara. Biskupinn mælir með honum og hann er kallaður og settur í embætti af meðlim forsætisráðs stiku eða tilnefndum háráðsmanni. Hann ætti að vera með Melkísedeksprestdæmið og með gild musterismeðmæli. Hann er meðlimur í deildarráði. Hann situr deildarsamkomur eins og segir í 29.2.

Deildarritarinn fær leiðsögn frá biskupsráði og stikuriturum. Mögulegt er að kalla aðstoðarritara deildar til að hjálpa.

33.4.2.1

Ábyrgð skýrsluhalds

Deildarritari eða tilnefndur aðstoðarritari, hefur eftirfarandi ábyrgð:

• Skrá verkefnaúthlutun og ákvarðanir teknar á deildarráðsfundum.

• Tryggja að skýrslur og greinargerðir séu nákvæmar og tímabærar.

Deildarritarinn ætti að vera kunnugur verkfærum skýrsluhalds kirkjunnar (sjá 33.0). Hann nýtir þessi verkfæri til að hjálpa leiðtogum að greina:

• Þarfir meðlima og samtaka.

• Aðgengileika að úrræðum, þar með töldum fjárráðum.

Deildarritarar hvetja meðlimi til að tilkynna hvers kyns villur í meðlimaupplýsingum þeirra.

Aðrar skyldur tengdar skýrsluhaldi gætu verið:

• Tryggja að helgiathafnir séu skráðar tímanlega og nákvæmlega.

• Undirbúa Officers Sustained form [Stuðningseyðublað leiðtoga] fyrir deildarráðstefnur.

• Skrá upplýsingar fyrir meðlimaráð deilda.

• Halda utan um fjármálaskýrslur (sjá 34.2.2).

33.5

Greinargerðir um þátttöku meðlims

Greinargerðir um þátttöku meðlims hjálpa leiðtogum að rýna í framþróun og þarfir meðlima.

33.5.1

Skýrslutegund

33.5.1.1

Mætingarskýrslur

Mæting á sakramentissamkomum og prestdæmisfundum og fundum samtaka á sunnudögum, er skráð rafrænt í gegnum LCR eða Member Tools [Verkfæri meðlima].

Sakramentissamkoma. Mæting á sakramentissamkomu er skráð vikulega af deildarritara eða aðstoðarritara deildar. Talningin byggir á fjölda mættra í eigin persónu eða með streymi, þar með taldir eru gestir.

Sveitarfundir og fundir samtaka á sunnudögum. Mæting er skráð vikulega af riturum sveita og samtaka og ráðgjafa. Leiðtogar ungmenna geta einnig aðstoðað við mætingarskýrsluna. Talningin byggir á fjölda mættra í eigin persónu eða með streymi, þar með taldir eru gestir. Meðlimir sem þjóna í Barnafélagi eða leiðtogar ungmenna innan deilda, eru einnig taldir með í mætingarfjölda.

Deildarritari getur skráð mætingu fyrir hönd hvaða samtaka sem er.

33.5.1.2

Skýrslur viðtala hirðisþjónustu

Sjá 21.3.

33.5.1.3

Ársfjórðungsskýrsla

Hver tala á skýrslu táknar raunverulegan einstakling sem hefur sérstæðar þarfir (sjá Helaman 15:13).

Quarterly Report [Ársfjórðungsskýrslan] inniheldur nýtilegar upplýsingar sem geta veitt leiðtogum innsýn, er þeir leita innblásturs varðandi starfsemi hirðisþjónustunnar.

Stiku- og deildarleiðtogar leita reglulega í Ársfjórðungsskýrsluna til að yfirfara framför einstaklinga.

Hver deild lýkur við og skilar Ársfjórðungsskýrslu inn til höfuðstöðva kirkjunnar. Ritarinn fer yfir skýrsluna með biskupnum og sendir inn fyrir 15. dag mánaðarins eftir lok hvers ársfjórðungs.

33.5.2

Meðlimaskrár

Verkfæri skýrsluhalds kirkjunnar veitir leiðtogum aðgang að meðlimaskrám. Þessir listar geta hjálpað leiðtogum að sjá:

• Hvaða meðlimir hafa enn ekki hlotið helgiathafnir sem þeir eru gjaldgengir fyrir.

• Hvaða piltar og stúlkur eru hæf að þjóna í trúboði.

• Hvaða ungmenni eru ekki með gild musterismeðmæli.

• Hvaða ungmenni þarf að skipuleggja fund fyrir, með meðlim biskupsráðs.

Leiðtogar sveita og samtaka ættu að hafa aðgang að listum yfir þá sem tilheyra sveit þeirra eða samtökum.

33.6

Meðlimaskýrslur

Meðlimaskýrslur verða að innihalda nöfn meðlima, tengiliðaupplýsingar, upplýsingar um helgiathafnir og aðrar mikilvægar upplýsingar.

Meðlimaskýrslur ætti að geyma í deildinni sem meðlimurinn býr í. Undantekningar, sem ættu að vera sjaldgæfar, krefjast samþykkis biskupa og stikuforseta sem málinu tengjast. Til að biðja um undanþágu, notar stikuforsetinn LCR til að leggja inn beiðnina til skrifstofu Æðsta forsætisráðsins.

Nauðsynlegt er að gera eftirfarandi án tafar:

• Skrá upplýsingar um helgiathafnir.

• Flytja skýrslur meðlima sem flytja inn í eða út úr deildinni.

• Búa til skýrslur fyrir nýja meðlimi og ný börn foreldra sem eru meðlimir.

• Skrá dánardægur meðlims.

• Skrá hjónavígslur og upplýsingar um heimilishald.

Biskup og stikuforseti tryggja að meðlimaskýrslur séu í réttri deild áður en að meðlimur fer í viðtal til að fá:

• Kirkjuköllun.

• Musterismeðmæli.

• Melkísedeksprestdæmið eða vígslu í embætti þess prestdæmis.

Hann tryggir einnig að skýrslan innihaldi ekkert eftirfarandi:

• Athugasemd

• Ummæli um takmörkun á innsiglun eða helgiathöfn

• Formleg aðildartakmörkun

Undir engum kringumstæðum má sýna meðlimaskýrslur nokkrum öðrum en biskupi eða ritara.

Meðlimir geta skoðað upplýsingar á eigin meðlimaskýrslum og barna sem eru á þeirra framfæri og búa heima, í Member Tools-appinu. Þeir geta einnig óskað eftir útprentuðum eintökum af þeirra eigin einstaklingssamantekt helgiathafna [Individual Ordinance Summaries], frá ritaranum. Ef villur finnast, tryggir ritarinn að þær séu leiðréttar á meðlimaskýrslunum.

33.6.1

Nöfn notuð í kirkjuskýrslum

Fullt löglegt nafn einstaklings, eins og skráð er samkvæmt lögum og hefðum svæðisins, ætti að vera notað í meðlimaskýrslum og vottorðum helgiathafna.

33.6.2

Meðlimir á skrá

Eftirfarandi einstaklingar eru meðlimir á skrá og ættu að hafa meðlimaskýrslu:

• Þeir sem hafa verið skírðir og staðfestir

• Þeir, undir 9 ára aldri, sem hafa hlotið blessun en ekki skírn

• Þeir sem eru ekki ábyrgir vegna vitsmunalegrar skerðingar, burtséð frá aldri

• Óblessuð börn undir 9 ára aldri, þegar bæði eftirfarandi eiga við:

  • Að minnsta kosti eitt foreldrið eða amma eða afi, er meðlimur kirkjunnar.

  • Báðir foreldrar gefa leyfi sitt fyrir því að skýrsla sé búin til. (Ef einungis annað foreldrið er með forræði fyrir barninu, er leyfi þess foreldris nægilegt.)

Einstaklingur sem er 9 ára eða eldri, sem er með meðlimaskýrslu en hefur ekki verið skírður og staðfestur, er ekki meðlimur á skrá. Hins vegar heldur deildin, sem einstaklingurinn býr í, meðlimaskýrslunni þar til hann er 18 ára gamall. Á þeim tíma, ef einstaklingurinn kýs að skírast ekki, fellir biskupinn meðlimaskýrsluna úr gildi. Leyfi stikuforsetans er nauðsynlegt.

Skrár eru ekki felldar úr gildi fyrir þá sem hafa ekki skírst vegna vitsmunalegrar skerðingar, nema einstaklingurinn eða forráðamaður hans, þar með talið foreldri, óski eftir því.

33.6.3

Skýrslur um nýja deildarmeðlimi

Deildarritari eða aðstoðarritari deildar hefur samband við nýja deildarmeðlimi fljótlega eftir að meðlimaskýrslur þeirra koma, til að fara yfir einstaklingssamantekt helgiathafna [Individual Ordinance Summary] og tryggja nákvæmni.

33.6.6

Skýrslur meðlima sem þjóna utan landamarka eigin deildar

33.6.6.2

Skýrslur yfir fastatrúboða

Sjá 24.6.2.8.

33.6.13

Skýrslur barna fráskildra foreldra

Allar meðlimaskýrslur nota löglegt nafn einstaklings, eins og skilgreint er í lögum og af hefðum svæðisins. Það á einnig við um börn fráskildra foreldra.

Börn með fráskilda foreldra mæta oft í kirkju í deildum beggja foreldra. Þó að einungis ein eining megi halda og uppfæra formlega meðlimaskýrslu barns, þá má opna utansvæðis meðlimaskýrslu í hinni deildinni sem hann eða hún mætir í. Þetta leyfir nafni barnsins og tengiliðaupplýsingum að vera á deildarskrám og bekkjarlistum.

Barn með utansvæðis meðlimaskrá getur fengið köllun í þeirri deild.

33.6.15

Fjarlægja takmarkanir á meðlimaskýrslum

Ef meðlimur flytur á meðan á formlegum aðildartakmörkunum stendur, eða önnur alvarleg mál eru í vinnslu, má biskupinn eða heimilaður ritari setja flutningstakmarkanir á meðlimaskýrsluna. Hann notar LCR til að gera svo.

Skýrsla sem er með flutningstakmarkanir er ekki flutt í nýju eininguna fyrr en prestdæmisleiðtoginn sem setti takmörkunina á, leyfir að henni sé aflétt.

33.6.16

Skýrslur úr skjalasafninu „Heimilisfang óþekkt“

Meðlimur finnst stundum eftir að skýrslur hans eða hennar hafa verið í skjalasafninu „Heimilisfang óþekkt,“ í höfuðstöðvum kirkjunnar. Í þessum tilfellum óskar deildarritarinn eftir skýrslunum í gegnum LCR.

33.6.17

Skrá og leiðrétta upplýsingar um helgiathöfn

Sjá kafla 18.

33.6.19

Endurskoðun meðlimaskýrslna

Á hverju ári tryggja stikuritarinn og aðstoðarritari stiku að endurskoðun meðlimaskýrslna sé gerð í hverri deild með notkun LCR. Endurskoðun ætti að ljúka fyrir 30. júní hvert ár.

33.7

Sögutengdar skýrslur

33.7.1

Söguskýrslur deildar og stiku

Drottinn hefur boðið að „sögugerð um allt það markverða“ um kirkju hans sé gerð og hún haldin (Kenning og sáttmálar 69:3; sjá einnig vers 5; Alma 37:2).

Hver kirkjueining á að skrá alla markverða atburði sem varða eininguna.

Sögugerð er andlegt verk sem mun styrkja trú þeirra sem skrifa hana og lesa.

Stikuritari eða aðstoðarritari stiku undirbúa sögugerð stikunnar. Biskupsráðið fylgir álíka nálgun fyrir deildina. Leiðbeiningar eru fáanlegar á Stake, District, and Mission Annual Histories [Árleg sögugerð Stiku, umdæmis og trúboðs] á ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Trúnaður vegna skýrslna

Skýrsluhald kirkjunnar er trúnaðarmál, hvort heldur þær eru í rituðu formi eða rafrænu formi. Meðal þeirra eru:

• Meðlimaskýrslur.

• Fjárhagsskýrslur.

• Fundargerðir.

• Opinber form og skjöl (þar á meðal skýrslur kirkjuaðildarráða).

Leiðtogar tryggja að upplýsingum sem safnað er um meðlimi séu:

• Takmarkaðar við það sem kirkjan þarfnast.

• Notaðar einungis fyrir tilgang kirkjunnar.

• Veittar einungis þeim sem hafa heimild fyrir notkun þeirra.

Upplýsingar á rafrænu formi ætti að varðveita vandlega og vernda á viðeigandi hátt (sjá 33.9.1).

33.9

Meðferð skýrslna

33.9.1

Vernd

Allar kirkjuskýrslur, greinargerðir og gögn ætti að vernda gegn óheimilaðri notkun, breytingum, eyðingu eða birtingu. Þessar upplýsingar ætti að varðveita á öruggum stað.

Tilkynna ætti samstundis um tæki eða gagnageymslu í kirkjueigu sem eru týnd eða þeim stolið á incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misnotkun á kirkjuupplýsingum ætti einnig að tilkynna.

33.9.1.1

Notendanöfn og lykilorð

Stikuforsetar, biskupar og aðrir leiðtogar ættu aldrei að deila notendanafni sínu né lykilorðum með ráðgjöfum, riturum, framkvæmdarriturum eða öðrum.

33.9.1.3

Gagnavernd

Mörg lönd hafa sett upp gagnaverndarlög sem stýra vinnslu persónugagna. Þetta á við um upplýsingar í meðlimaskýrslum og öðrum kirkjuskjölum sem auðkenna einstaklinga. Leiðtogar sem hafa spurningar varðandi notkun gagnaverndarlaga fyrir svæðisstjórn kirkjugagna, geta haft samband við gagnaverndarskrifstofu kirkjunnar á [e-mail].