33.

Rekords en Verslae

33.0

Inleiding

Rekordhouding was nog altyd belangrik in die Here se Kerk. Byvoorbeeld:

Adam het “ʼn gedenkboek” gehou (Moses 6:5).

Moroni het geleer dat die name van diegene wat in die Kerk van Christus gedoop is, aangeteken is, sodat “hulle onthou en gevoed mag word deur die goeie woord van God” (Moroni 6:4).

Joseph Smith het opdrag gegee dat ʼn verslaghouer in elke wyk geroep moet word sodat hy “ʼn verslag kan maak van die waarheid voor die Here” (Leer en Verbonde 128:2).

33.1

Oorsig van Kerkrekords

Kerkrekords is heilig. Die inligting daarin is sensitief en moet beskerm word. Kerkrekordstelsels magtig toegang tot lidmaatskapsinligting gebaseer op roepings.

Rekords kan leiers help om:

• Te identifiseer wie spesiale sorg nodig het.

• Te identifiseer watter ordinansies van verlossing ʼn persoon ontvang het of nodig het.

• Lede op te spoor.

Die volgende tipes rekords word in Kerkeenhede gehou:

• Liddeelname verslae (sien 33.5)

• Lidmaatskapsrekords (sien 33.6)

• Historiese rekords (sien 33.7)

• Finansiële rekords (sien hoofstuk 34)

33.2

Algemene Instruksies vir Klerke

Hulle moet ʼn huidige tempelaanbeveling hê.

Klerke volg die huidige beleid noukeurig om Kerkfondse te beskerm en te verseker dat Kerkrekords akkuraat is. Klerke stel priesterskapsleiers onmiddellik in kennis van enige onbehoorlikhede. Indien probleme opduik om onbehoorlikhede op te los, moet klerke die Confidential Records Office [Vertroulikheidsrekordskantoor] by die Kerkhoofkwartier kontak.

Telefoon: 1-801-240-2053 or 1-800-453-3860, uitbreiding 2-2053

Tolvry (GSD [Wêreldwye Dienste Departement] foon): 855-537-4357

E-pos: [e-mail]

Die duur van klerke se diens moet voldoende wees sodat hulle hul pligte kan leer en kontinuïteit in hul werk kan behou. Aangesien hulle nie lede van die penpresidensie of bisdom is nie, hoef hulle nie afgelos te word wanneer ʼn penpresidensie of bisdom herorganiseer word nie.

33.4

Wyksrekords en Verslae

33.4.1

Bisdom

Die biskop hou toesig oor wyksrekordhouding.

33.4.2

Wyksklerk

Elke wyk moet ʼn gekwalifiseerde, funksionerende wyksklerk hê. Hy word deur die bisdom aanbeveel en deur ʼn lid van die penpresidensie of ʼn toegewysde hoëraadslid geroep en afgesonder. Hy moet die Melgisédekse Priesterskap hou en ʼn geldige tempelaanbeveling hê. Hy is ʼn lid van die wyksraad. Hy woon wyksvergaderings by soos aangedui in 29.2.

Die wyksklerk word deur die bisdom en penklerke opgelei. Assistent-wyksklerke kan geroep word om te help.

33.4.2.1

Rekordhouding Verantwoordelikhede

Die wyksklerk of ʼn toegewysde assistent-klerk het die volgende verantwoordelikhede:

• Hou ʼn rekord van opdragte en besluite wat in wyksleierskapsvergaderings gemaak is.

• Verseker dat rekords en verslae akkuraat en betyds is.

Die wyksklerk moet vertroud raak met Kerkrekordhouding-hulpmiddels (sien 33.0). Hy gebruik hierdie hulpmiddels om leiers te help om die volgende te identifiseer:

• Die behoeftes van lede en organisasies.

• Die beskikbaarheid van hulpbronne, insluitende finansies.

Wyksklerke moedig lede aan om enige foute in hul lidmaatskapsinligting aan te meld.

Ander rekordhoudingspligte kan insluit:

• Verseker dat ordinansies behoorlik en stiptelik aangeteken word.

• Voorbereiding van die Officers Sustained form [Leiersonderskragingsvorm] vir wykskonferensie.

• Teken inligting aan vir wykslidmaatskapsrade.

• Byhou van finansiële rekords (sien 34.2.2).

33.5

Verslae oor Liddeelname

Verslae oor liddeelname help leiers om te fokus op die vordering en behoeftes van lede.

33.5.1

Tipes Verslae

33.5.1.1

Bywoningsverslae

Bywoning van nagmaaldienste en Sondag priesterskaps- en organisasiebyeenkomste word elektronies aangeteken deur LCR of Member Tools te gebruik.

Nagmaaldiens. Bywoning van nagmaaldiens word elke week deur die wyksklerk of ʼn assistent-wyksklerk aangeteken. Die telling is die aantal wat die diens persoonlik bywoon of deur te stroom, insluitend besoekers.

Sondagkworum- en Organisasiebyeenkomste. Bywoning word elke week deur kworum- en organisasiesekretarisse en adviseurs aangeteken. Jeugleiers kan ook help om bywoning aan te teken. Die telling is die aantal wat die diens persoonlik bywoon of deur te stroom, insluitend besoekers. Lede wat in die Primêre organisasie of as jeugleiers in die wyk dien, word ook ingesluit by die teenwoordiges.

Die wyksklerk kan bywoning namens enige organisasie aanteken.

33.5.1.2

Bedieningsonderhoudsverslae

Sien 21.3.

33.5.1.3

Kwartaallikse Verslag

Elke getal in ʼn verslag verteenwoordig ʼn werklike persoon wat unieke behoeftes het (sien Helaman 15:13).

Die Kwartaallikse Verslag bevat nuttige inligting wat leiers van insigte kan voorsien terwyl hulle inspirasie soek oor hul bedieningspogings.

Pen- en wyksleiers verwys gereeld na die Kwartaallikse Verslag om die vordering van individue na te gaan.

Elke wyk voltooi en dien ʼn Kwartaallikse Verslag by die Kerkhoofkwartier in. Die klerk hersien die verslag met die biskop en dien dit in voor die 15de van die maand wat volg op die einde van elke kwartaal.

33.5.2

Lidmaatskapslyste

Kerkrekordhouding-hulpmiddels bied leiers toegang tot lidmaatskapslyste. Hierdie lyste kan leiers help om te identifiseer:

• Watter lede nog nie ordinansies ontvang het waarvoor hulle kwalifiseer nie.

• Watter jongmans en jongdames kwalifiseer om ʼn sending te dien.

• Watter jeugdiges nie ʼn huidige tempelaanbeveling het nie.

• Watter jeugdiges vir ʼn onderhoud met ʼn lid van die bisdom geskeduleer moet word.

Kworum- en organisasieleiers moet toegang hê tot lyste van diegene wat aan hul kworum of organisasie behoort.

33.6

Lidmaatskapsrekords

Lidmaatskapsrekords sluit in lede se name, kontakinligting, ordinansiebesonderhede en ander belangrike inligting.

Lidmaatskapsrekords moet in die wyk waar die lid woon, gehou word. Uitsonderings, wat weinig moet wees, vereis die toestemming van die betrokke biskoppe en penpresidente. Om ʼn uitsondering te versoek, gebruik die penpresident LCR om die versoek na die Kantoor van die Eerste Presidensie te stuur.

Dit is belangrik om die volgende stiptelik te doen:

• Ordinansieinligting aan te teken.

• Rekords van lede wat in of uit die wyk beweeg, aan te stuur of aan te vra.

• Rekords te skep vir nuwe lede en nuwe kinders van lidmaatouers.

• ʼn Lid se dood aan te teken.

• Huweliks- en gesinsinligting aan te teken.

Die biskop of penpresident verseker dat ʼn lidmaatskapsrekord in die gepaste wyk is voordat ʼn onderhoud met ʼn lid gevoer word vir:

• ʼn Kerkroeping.

• ʼn Tempelaanbeveling.

• Die Melgisédekse Priesterskap of om geordineer te word tot ʼn amp in daardie priesterskap.

Hy verseker ook dat die rekord nie enige van die volgende insluit nie:

• ʼn Aantekening

• ʼn Opmerking oor ʼn verseëlings- of ordinansiebeperking

• Formele lidmaatskapsbeperkings

Onder geen omstandighede mag lidmaatskapsrekords aan enigiemand anders as die biskop of ʼn klerk gegee of gewys word nie.

Lede kan na lidmaatskapsinligting vir hulself en vir enige afhanklike kinders wat by die huis woon op die Member Tools app kyk. Hulle kan ook gedrukte afskrifte van hul Individual Ordinance Summaries [Individuele Ordinansieopsommings] van die klerk aanvra. Indien foute gevind word, verseker ʼn klerk dat dit op die lidmaatskapsrekords reggestel word.

33.6.1

Name wat in Kerkrekords Gebruik Word

ʼn Persoon se volle wettige naam, soos omskryf deur plaaslike wetgewing of gebruik, moet in lidmaatskapsrekords en op ordinansiesertifikate gebruik word.

33.6.2

Lede van Rekord

Die volgende individue is lede op rekord en moet ʼn lidmaatskapsrekord hê:

• Diegene wat gedoop en bevestig is

• Diegene onder die ouderdom van 9 wat ʼn naam en ʼn seëning ontvang het, maar nie gedoop is nie

• Diegene wat nie aanspreeklik is as gevolg van intellektuele gestremdhede nie, ongeag hul ouderdom

• Kinders onder die ouderdom van 9 wat nie geseën is nie wanneer beide van die volgende van toepassing is:

  • Ten minste een ouer of een grootouer is ʼn lid van die Kerk.

  • Beide ouers gee toestemming dat ʼn rekord geskep word. (Indien slegs een ouer wettige toesig oor die kind het, is die toestemming van daardie ouer voldoende.)

ʼn Persoon 9 of ouer wat ʼn lidmaatskapsrekord het, maar wat nie gedoop en bevestig is nie, is nie ʼn lid op rekord nie. Die wyk waar die persoon woon behou egter die lidmaatskapsrekord totdat die persoon 18 is. Indien die persoon teen daardie tyd verkies om nie gedoop te word nie, kanselleer die biskop die lidmaatskapsrekord. Die penpresident se toestemming word vereis.

Rekords word nie gekanselleer vir diegene wat nie gedoop is as gevolg van ʼn intellektuele gestremdheid nie, tensy versoek deur die persoon of ʼn wettige voog, insluitend ʼn ouer.

33.6.3

Rekords van Nuwe Wykslede

Die wyksklerk of ʼn assistent-klerk kontak nuwe wykslede kort nadat hul lidmaatskapsrekords aangekom het om die Individual Ordinance Summary [Individuele Ordinansieopsomming] vir akkuraatheid na te gaan.

33.6.6

Rekords van Lede wat buite Hul Geografiese Wyk Dien

33.6.6.2

Rekords van Voltydse Sendelinge

Sien 24.6.2.8.

33.6.13

Rekords van Kinders van Geskeide Ouers

Alle lidmaatskapsrekords gebruik die wettige naam van ʼn persoon soos omskryf deur plaaslike wetgewing of gebruik. Dit sluit kinders van ouers wat geskei is in.

Kinders van geskeide ouers woon dikwels Kerkvergaderings in beide ouers se wyke by. Terwyl slegs een eenheid die kind se amptelike lidmaatskapsrekord hou en opdateer, kan die ander wyk wat hy of sy bywoon ʼn uit-die-eenheid lidmaatrekord skep. Dit laat die kinders se naam en kontakinligting toe om ingesluit te word op die wyk se lyste en klasregisters.

Kinders met ʼn uit-die-eenheid lidmaatrekord kan ʼn roeping in daardie eenheid ontvang.

33.6.15

Verhuisingsbeperkings op Lidmaatskapsrekords

Indien ʼn lid verhuis terwyl formele lidmaatskapsbeperkings of ʼn ander ernstige saak hangende is, kan die biskop of ʼn gemagtigde klerk ʼn beperking op die aanstuur van die lidmaatskapsrekord plaas. Hy gebruik LCR om dit te doen.

ʼn Rekord wat bogenoemde beperking het, word nie na ʼn nuwe eenheid aangestuur totdat die priesterskapshouer wat die beperking geplaas het, dit magtig om verwyder te word nie.

33.6.16

Rekords van die “Address Unknown [Adres Onbekend]” Lêer

ʼn Lid word soms opgespoor nadat sy of haar rekord in die “adres onbekend lêer” by die Kerkhoofkwartier was. In hierdie situasie vra die wyksklerk die rekord aan deur LCR te gebuik.

33.6.17

Aantekening en Regstelling van Ordinansie-inligting

Sien hoofstuk 18.

33.6.19

Oudits van Lidmaatskapsrekords

Elke jaar verseker die penklerk of ʼn assistent-penklerk dat ʼn oudit van lidmaatskapsrekords in elke wyk uitgevoer word deur LCR te gebruik. Oudits moet teen 30 Junie van elke jaar voltooi wees.

33.7

Historiese Rekords

33.7.1

Wyks- en Pengeskiedenisse

Die Here het beveel dat “ʼn geskiedenis … van al die belangrike” sake rakende sy Kerk geskryf en bewaar word (Leer en Verbonde 69:3; sien ook vers 5; Alma 37:2).

Elke eenheid in die Kerk moet ál die belangrike sake rakende die eenheid dokumenteer.

Om ʼn geskiedenis by te hou is ʼn geestelike werk wat die geloof van diegene wat dit skryf en lees sal versterk.

Die penklerk of ʼn assistent-klerk berei die pen se geskiedenis voor. Die bisdom volg ʼn soortgelyke benadering vir die wyk. Instruksies is beskikbaar by Stake, District, and Mission Annual Histories [Pen, Distrik en Sending Jaarlikse Geskiedenisse] op ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Vertroulikheid van Rekords

Die rekords van die Kerk is vertroulik, of dit nou op papier of digitaal voorkom. Hierdie sluit in:

• Lidmaatskapsrekords.

• Finansiële rekords.

• Notas van vergaderings.

• Amptelike vorms en dokumente (insluitende rekords van lidmaatskapsrade).

Leiers verseker dat inligting wat van lede ingesamel word:

• Beperk is tot wat die Kerk vereis.

• Slegs vir goedgekeurde Kerkdoeleindes gebruik word.

• Slegs gegee word aan diegene wat gemagtig is om dit te gebruik.

Inligting wat elektronies gestoor word, moet veilig gehou en toepaslik beskerm word (sien 33.9.1).

33.9

Rekordsbestuur

33.9.1

Beskerming

Alle Kerkrekords, verslae en data moet teen ongemagtigde toegang, verandering, vernietiging of openbaarmaking beskerm word. Hierdie inligting moet in ʼn veilige plek bewaar word.

Verlore of gesteelde toestelle of bergingsmedia wat deur die Kerk besit word, moet dadelik gerapporteer word by incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbruik van Kerkinligting moet ook gerapporteer word.

33.9.1.1

Gebruikersname en Wagwoorde

Penpresidente, biskoppe en ander leiers moet nooit hul Kerkgebruikersnaam en wagwoorde met raadgewers, klerke, uitvoerende sekretarisse en ander deel nie.

33.9.1.3

Dataprivaatheid

Baie lande het databeskermingswette ingestel wat die verwerking van persoonlike data reguleer. Dit sluit die inligting in lidmaatskapsrekords en ander Kerkrekords in wat individue identifiseer. Leiers wat vrae het oor die toepassing van databeskermingswette by die plaaslike bestuur van Kerkrekords, kan die Kerk-dataprivaatheidskantoor kontak by [e-mail].