«33. Գրանցումներ և հաշվետվություններ», Ընտրված հատվածներ Ընդհանուր ձեռնարկից (2023)։
«33. Գրանցումներ և հաշվետվություններ», Ընտրված հատվածներ Ընդհանուր ձեռնարկից
33.
Գրանցումներ և հաշվետվություններ
33.0
Նախաբան
Գրանցումների վարումը միշտ կարևոր է եղել Տիրոջ Եկեղեցում: Օրինակ.
Ադամը «հիշատակի մի գիրք էր» պահում (Մովսես 6.5)։
Մորոնին ուսուցանեց, որ նրանց անունները, ովքեր մկրտվել են Քրիստոսի Եկեղեցում, գրանցվել են, որպեսզի «հիշվեն և սնուցվեն Աստծո բարի խոսքով» (տես Մորոնի 6․4)։
Ջոզեֆ Սմիթը հրահանգել է, որ յուրաքանչյուր ծխում պետք է արձանագրող կանչվի, որպեսզի «ճշմարիտ արձանագրություն կատարի Տիրոջ առաջ» (Վարդապետություն և Ուխտեր 128.2):
33.1
Եկեղեցու գրանցումների ակնարկ
Եկեղեցու գրանցումները սուրբ են: Դրանցում առկա տեղեկատվությունը գաղտնի է և պետք է պահպանվի: Եկեղեցու գրանցման համակարգերը թույլ են տալիս մուտք գործել անդամության տեղեկություններ՝ հիմնված կոչումների վրա:
Գրանցումները կարող են օգնել ղեկավարներին.
-
Հասկանալ, թե ով կարող է ունենալ հատուկ խնամքի կարիք։
-
Պարզել, թե փրկության որ արարողություններն է տվյալ մարդը ստացել, կամ որը պետք է ստանա:
-
Գտնել անդամներին:
Եկեղեցու միավորներում պահվում են հետևյալ տեսակի գրանցումներ։
33.2
Ընդհանուր հրահանգներ գործավարների համար
Նրանք պետք է ունենան տաճարային գործող երաշխավորագիր:
Գործավարները ուշադիր հետևում են ընթացիկ քաղաքականությանը՝ Եկեղեցու ֆինանսական միջոցները պաշտպանելու և Եկեղեցու գրանցումների ճշգրիտ լինելու համար: Գործավարներն անմիջապես քահանայության ղեկավարներին տեղեկացնում են ցանկացած անճշտության մասին: Եթե անճշտությունները լուծելու խնդիրներ են առաջանում, գործավարները պետք է դիմեն Եկեղեցու գլխավոր վարչության Գաղտնի գրանցումների գրասենյակ:
Հեռախոսահամար՝ 1-801-240-2053 կամ 1-800-453-3860, ներքին՝ 2-2053
Անվճար (ՄԾԲ հեռախոսահամար)․ 855-537-4357
Է-փոստ. ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
Գործավարների ծառայության տևողությունը պետք է բավարար լինի, որպեսզի նրանք սովորեն իրենց պարտականությունները և պահպանեն իրենց աշխատանքի շարունակական բնույթը: Քանի որ նրանք ցցի նախագահության կամ եպիսկոպոսության անդամներ չեն, անհրաժեշտություն չկա նրանց ազատելու կոչումից, երբ վերակազմավորվում է ցցի նախագահությունը կամ եպիսկոպոսությունը:
33.4
Ծխի գրանցումներ և հաշվետվություններ
33.4.1
Եպիսկոպոսություն
Եպիսկոպոսը վերահսկում է ծխի գրանցումների վարումը։
33.4.2
Ծխի գործավար
Յուրաքանչյուր ծուխ պետք է ունենա որակավորված, ծխի գործող գործավար: Նրա անունը առաջարկում է եպիսկոպոսությունը, իսկ կանչվում և ի սպաս է դրվում ցցի նախագահության անդամի կամ նշանակված բարձրագույն խորհրդականի կողմից: Նա պետք է կրի Մելքիսեդեկյան քահանայություն և ունենա տաճարային գործող երաշխավորագիր: Նա ծխի խորհրդի անդամ է։ Նա հաճախում է ծխի ժողովներին, ինչպես նշված է 29.2-ում:
Ծխի գործավարը ցուցումներ է ստանում եպիսկոպոսության և ցցի գործավարների կողմից: Օգնելու համար կարող են կանչվել ծխի գործավարի օգնականներ։
33.4.2.1
Գրանցումների վարման պարտականությունները
Ծխի գործավարը կամ նշանակված օգնականը ունի հետևյալ պարտականությունները.
-
Գրանցումներ վարի ծխի ղեկավարների ժողովներում ընդունված հանձնարարությունների և որոշումների համար:
-
Համոզվի, որ գրանցումները և հաշվետվությունները արվեն ճշգրիտ և ժամանակին:
Ծխի գործավարը պետք է ծանոթանա Եկեղեցու գրանցումների վարման գործիքներին (տես 33.0): Նա օգտագործում է այս գործիքները՝ օգնելու ղեկավարներին բացահայտել.
-
Անդամների և կազմակերպությունների կարիքները։
-
Ռեսուրսների, այդ թվում՝ ֆինանսների առկայությունը։
Ծխի գործավարները խրախուսում են անդամներին տեղեկացնել իրենց անդամության տվյալների ցանկացած անճշտության մասին:
Գրանցումների վարման մյուս պարտականություններից են.
-
Հավաստիանալ, որ արարողությունները գրանցվեն պատշաճ և ժամանակին:
-
Ծխի համաժողովի համար պատրաստել Հաստատված պաշտոնյաներ ձևը:
-
Գրանցել տեղեկություններ ծխի անդամության խորհուրդների համար։
-
Պահել ֆինանսական գրանցումները (տես 34.2.2):
33.5
Հաշվետվություններ անդամների մասնակցության վերաբերյալ
Անդամների մասնակցության վերաբերյալ հաշվետվություններն օգնում են ղեկավարներին կենտրոնանալ անդամների առաջընթացի և կարիքների վրա:
33.5.1
Հաշվետվությունների տեսակները
33.5.1.1
Հաճախումների հաշվետվություններ
Հաղորդության ժողովների, քահանայության և կազմակերպությունների կիրակնօրյա ժողովների հաճախումները գրանցվում են էլեկտրոնային եղանակով՝ LCR կամ Անդամների գործիքների միջոցով:
Հաղորդության ժողով։ Յուրաքանչյուր կիրակի հաղորդության ժողովի հաճախելիությունը գրանցվում է ծխի գործավարի կամ ծխի գործավարի օգնականի կողմից: Հաշվարկը կատարվում է ժողովին անձամբ կամ հեռարձակման եղանակով մասնակցող մարդկանց՝ ներառյալ հյուրերի, ընդհանուր թվի հաշվարկով:
Քվորումի կամ կազմակերպությունների կիրակնօրյա ժողովներ։ Հաճախելիությունն ամեն շաբաթ գրանցվում է քվորումի և կազմակերպության քարտուղարների և խորհրդատուների կողմից: Երիտասարդների ղեկավարները նույնպես կարող են գրանցել հաճախելիությունը: Հաշվարկը կատարվում է ժողովին անձամբ կամ հեռարձակման եղանակով մասնակցող մարդկանց՝ ներառյալ հյուրերի, ընդհանուր թվի հաշվարկով: Անդամները, որոնք ծառայում են Երեխաների միությունում կամ որպես ծխի երիտասարդների ղեկավարներ, նույնպես ներառված են որպես ներկաներ:
Ծխի գործավարը կարող է հաճախումները գրանցել ցանկացած կազմակերպության համար:
33.5.1.2
Սպասավորության հարցազրույցների հաշվետվություններ
Տես 21.3։
33.5.1.3
Եռամսյակային հաշվետվություն
Հաշվետվության յուրաքանչյուր թիվ ներկայացնում է իրական մարդու, որն ունի հատուկ կարիքներ (տես Հելաման 15.13):
Եռամսյակային հաշվետվությունը պարունակում է օգտակար տեղեկատվություն, որը ղեկավարներին կարող է մտքեր հաղորդել, երբ նրանք ոգեշնչում են փնտրում իրենց սպասավորության ջանքերի վերաբերյալ:
Ցցերի և ծխերի ղեկավարները պարբերաբար անդրադառնում են Եռամսյակային հաշվետվությանը, որպեսզի վերանայեն անհատների առաջընթացը:
Յուրաքանչյուր ծուխ լրացնում և Եռամսյակային հաշվետվություն է ներկայացնում Եկեղեցու գլխավոր վարչություն: Գործավարը եպիսկոպոսի հետ ստուգում է հաշվետվությունը և ներկայացնում մինչև յուրաքանչյուր եռամսյակին հաջորդող ամսվա 15-ը։
33.5.2
Անդամության ցուցակներ
Եկեղեցու գրանցումների վարման գործիքները ղեկավարներին հնարավորություն են տալիս մուտք գործել անդամության ցուցակներ: Այս ցուցակները կարող են օգնել ղեկավարներին բացահայտել.
-
Այն անդամներին, որոնք դեռ չեն ստացել իրենց հասանելի արարողությունները։
-
Այն երիտասարդ տղամարդկանց և կանանց, որոնք իրավասու են ծառայելու միսիայում:
-
Այն երիտասարդներին, որոնք չունեն տաճարային գործող երաշխավորագիր:
-
Այն երիտասարդներին, որոնց հետ եպիսկոպոսության անդամը պետք է հանդիպում պլանավորի:
Քվորումի և կազմակերպության ղեկավարները պետք է կարողանան մուտք գործել այն մարդկանց ցուցակներ, որոնք պատկանում են իրենց քվորումին կամ կազմակերպությանը:
33.6
Անդամության գրանցումներ
Անդամության գրանցումները պարունակում են անդամների անունները, կոնտակտային տվյալները, արարողության մանրամասները և այլ կարևոր տեղեկություններ:
Անդամության գրանցումները պետք է պահվեն այն ծխում, որի սահմաններում ապրում է անդամը: Բացառությունները, որոնք հազվադեպ են, պահանջում են ներգրավված եպիսկոպոսների և ցցերի նախագահների համաձայնությունը: Բացառության համար ցցի նախագահը LCR-ի միջոցով հայտ է ներկայացնում Առաջին նախագահության գրասենյակ:
Կարևոր է ճիշտ կատարել հետևյալը.
-
Գրանցել արարողությունների մասին տեղեկությունները:
-
Տեղափոխել այն անդամների գրանցումները, որոնք տեղափոխվում են ծուխ կամ ծխից դուրս են գալիս:
-
Ստեղծել գրանցումներ նոր անդամների և անդամ ծնողների նոր երեխաների համար:
-
Գրանցել անդամի մահը:
-
Գրանցել ամուսնության և ընտանիքի մասին տեղեկությունները:
Եպիսկոպոսը կամ ցցի նախագահը պետք է համոզվի, որ տվյալ անդամության գրանցումը գտնվում է համապատասխան ծխում, նախքան այդ անդամի հետ հետևյալը ստանալու համար հարցազրույց անցկացնելը․
-
Եկեղեցու կոչում։
-
Տաճարային երաշխավորագիր։
-
Մելքիսեդեկյան քահանայություն կամ կարգում` այդ քահանայության որևէ պաշտոնում:
Նա նաև պետք է համոզվի, որ գրանցումը չի ներառում հետևյալներից որևէ մեկը.
-
Ծանոթագրություն գրանցման մեջ
-
Մեկնաբանություն կնքման կամ արարողության սահմանափակման մասին
-
Անդամության պաշտոնական սահմանափակումներ
Ոչ մի դեպքում չի կարելի անդամության գրանցումները տրամադրել կամ ցույց տալ մեկ ուրիշի, բացի եպիսկոպոսից կամ գործավարից:
Անդամները կարող են իրենց և տանը ապրող բոլոր անչափահաս երեխաների անդամության մասին տեղեկությունները դիտել Անդամների գործիքներ հավելվածում: Նրանք կարող են նաև գործավարից պահանջել իրենց Անհատական արարողությունների ամփոփագրերի տպագիր պատճենները: Եթե սխալներ հայտնաբերվեն, գործավարը պետք է համոզվի, որ դրանք ուղղվում են անդամության գրանցումներում:
33.6.1
Եկեղեցու գրանցումներում օգտագործված անունները
Անձի լրիվ օրինական անունը, ինչպես սահմանված է տեղական օրենսդրությամբ կամ մշակույթով, պետք է կիրառվի անդամության գրանցումներում և արարողությունների վկայականների վրա:
33.6.2
Գրանցում ունեցող անդամներ
Հետևյալ անձինք գրանցում ունեցող անդամներ են և պետք է ունենան անդամության գրանցում.
-
Մկրտված և հաստատված անդամները
-
Մինչև 9 տարեկան այն անձինք, որոնք դեռ չեն մկրտվել, բայց անվանակոչվել են եկեղեցում
-
Նրանք, ովքեր պատասխանատվություն չեն կրում մտավոր հաշմանդամության պատճառով՝ անկախ տարիքից
-
Մինչև 9 տարեկան անվանակոչում չստացած երեխաները, երբ կիրառվում են հետևյալ երկու պայմանները.
-
Առնվազն մեկ ծնողը կամ տատիկ-պապիկներից մեկը Եկեղեցու անդամ է:
-
Երկու ծնողներն էլ թույլ են տալիս գրանցում ստեղծել։ (Եթե միայն մեկ ծնողն է երեխայի օրինական խնամակալը, ապա այդ ծնողի թույլտվությունը բավարար է։)
-
9 տարեկան և բարձր տարիքի անդամության գրանցում ունեցող անձը, որը չի մկրտվել և հաստատվել, չի հանդիսանում գրանցում ունեցող անդամ։ Սակայն, այն ծուխը որտեղ բնակվում է այդ անդամը, պահպանում է անդամության գրանցումը մինչև նրա 18 տարին լրանալը։ Այդ ընթացքում, եթե այդ անձը չի ցանկանում մկրտվել, եպիսկոպոսը չեղարկում է անդամության գրանցումը։ Պահանջվում է ցցի նախագահի թույլտվությունը:
Գրանցումները չեն չեղարկվում նրանց համար, ովքեր չեն մկրտվել մտավոր հաշմանդամության պատճառով, եթե չեղարկում չի պահանջվում անձի կամ օրինական խնամակալի, այդ թվում՝ ծնողի կողմից:
33.6.3
Ծխի նոր անդամների գրանցումները
Ծխի գործավարը կամ ծխի գործավարի օգնականը կապ է հաստատում ծխի նոր անդամների հետ, անմիջապես, երբ անդամության գրանցումները գալիս են, որպեսզի ստուգի Անհատական արարողությունների ամփոփագրի ճշգրտությունը:
33.6.6
Իրենց ծխի աշխարհագրական սահմաններից դուրս ծառայող անդամների գրանցումները
33.6.6.2
Լիաժամկետ միսիոներների գրանցումները
Տես 24.6.2.8։
33.6.13
Ամուսնալուծված ծնողների երեխաների գրանցումները
Անդամության բոլոր գրանցումներում օգտագործվում է անձի օրինական անունը, ինչպես սահմանված է տեղական օրենքով կամ մշակույթով: Սա վերաբերում է ամուսնալուծված ծնողների երեխաներին:
Ամուսնալուծված ծնողների երեխաները հիմնականում Եկեղեցու ժողովներին հաճախում են երկու ծնողների ծխերում։ Մինչդեռ միայն մեկ միավորը կարող է պահել և թարմացնել երեխայի անդամության պաշտոնական գրանցումը, միավորից դուրս անդամի գրանցում կարող է ստեղծվել մյուս ծխում, որտեղ նա հաճախում է։ Դա թույլ է տալիս, որ երեխայի անունը և կոնտակտային տվյալները ընդգրկվեն ծխի ցուցակներում և դասացուցակներում:
Միավորից դուրս անդամի գրանցում ունեցող երեխաները կարող են կոչումներ ստանալ այդ միավորում։
33.6.15
Անդամության գրանցումների տեղափոխման սահմանափակում
Եթե անդամը տեղափոխվում է այն ժամանակ, երբ ընթացքի մեջ է անդամության պաշտոնական սահմանափակման գործընթացը կամ որևէ այլ լուրջ խնդրի հետ կապված գործընթաց, եպիսկոպոսը կամ լիազորված գործավարը կարող է անդամության գրանցման վրա դնել տեղափոխման սահմանափակում: Նա անում է դա LCR-ի միջոցով։
Այն գրանցումը, որն ունի տեղափոխման սահմանափակում, չի տեղափոխվի նոր միավոր, քանի դեռ սահմանափակումը դնող քահանայության ղեկավարը չի թույլատրել դրա տեղափոխումը:
33.6.16
«Անհայտ հասցե» քարտարանի գրանցումները
Երբեմն անդամը գտնվում է այն բանից հետո, երբ նրա գրանցումը եղել է Եկեղեցու գլխավոր վարչության «Անհայտ հասցե» քարտարանում: Այս իրավիճակում ծխի գործավարը LCR-ի միջոցով պահանջում է գրանցումը:
33.6.17
Արարողության տվյալների գրանցում և ուղղում
Տես գլուխ 18։
33.6.19
Անդամության գրանցումների աուդիտ
Ամեն տարի ցցի գործավարը կամ ցցի գործավարի օգնականը հավաստիանում է, որ անդամության գրանցումների աուդիտ անցկացվի յուրաքանչյուր ծխում՝ օգտագործելով LCR-ը: Աուդիտը պետք է ավարտվի մինչև յուրաքանչյուր տարվա հունիսի 30-ը:
33.7
Պատմական գրանցումներ
33.7.1
Ծխերի և ցցերի պատմությունները
Տերը պատվիրել է, որ Իր Եկեղեցուն վերաբերող «բոլոր կարևոր» հարցերի պատմությունը գրվի և պահպանվի (Վարդապետություն և Ուխտեր 69.3, տես նաև հատված 5, Ալմա 37.2):
Եկեղեցու յուրաքանչյուր միավոր պետք է փաստաթղթավորի միավորին վերաբերող բոլոր կարևոր հարցերը:
Պատմության վարումը հոգևոր աշխատանք է, որը կամրապնդի այն գրողների և ընթերցողների հավատը:
Ցցի գործավարը կամ ցցի գործավարի օգնականը պատրաստում է ցցի պատմությունը: Եպիսկոպոսությունը նույն մոտեցումն է ցուցաբերում ծխի համար: Հրահանգները հասանելի են Ցցի, Շրջանի և Միսիայի Տարեկան Պատմություններ բաժնում՝ ChurchofJesusChrist.orgկայքում։
33.8
Գրանցումների գաղտնիությունը
Եկեղեցու գրանցումները գաղտնի են՝ լինեն դրանք թղթի վրա, թե թվային տեսքով: Այդ գրանցումներն են․
-
Անդամության գրանցումները։
-
Ֆինանսական գրանցումները։
-
Ժողովների նշումները։
-
Պաշտոնական ձևաթղթերը և փաստաթղթերը (ներառյալ անդամության խորհուրդների գրանցումները):
Ղեկավարները պետք է հավաստիանան, որ անդամներից հավաքված տեղեկությունները.
-
Սահմանափակվում են Եկեղեցու պահանջներով:
-
Օգտագործվում են միայն Եկեղեցու հաստատված նպատակների համար:
-
Տրվում են միայն նրանց, ովքեր իրավասու են օգտագործել դրանք։
Էլեկտրոնային եղանակով պահվող տեղեկությունները պետք է ապահով և պատշաճ կերպով պաշտպանված լինեն (տես 33.9.1):
33.9
Գրանցումների կառավարում
33.9.1
Պաշտպանություն
Եկեղեցու բոլոր գրանցումները, հաշվետվությունները և տվյալները պետք է պաշտպանված լինեն չարտոնված մուտքից, փոփոխությունից, ոչնչացումից կամ բացահայտումից: Այդ տեղեկատվությունը պետք է պահվի անվտանգ վայրում:
Եկեղեցուն պատկանող կորած կամ գողացված սարքերի կամ կրիչների մասին պետք է անհապաղ տեղեկացվի incidents.ChurchofJesusChrist.orgկայքում։ Եկեղեցու տեղեկատվության չարաշահման մասին նույնպես պետք է զեկուցվի:
33.9.1.1
Օգտանուններ և գաղտնաբառեր
Ցցերի նախագահները, եպիսկոպոսները և մյուս ղեկավարները երբեք չպետք է Եկեղեցու իրենց օգտանունը և գաղտնաբառը հայտնեն խորհրդականներին, գործավարներին, գործադիր քարտուղարներին կամ այլոց:
33.9.1.3
Տվյալների գաղտնիություն
Շատ երկրներ ընդունել են տվյալների պաշտպանության օրենքներ, որոնք կարգավորում են անձնական տվյալների մշակումը: Դրանց թվում են անդամության և Եկեղեցու մյուս գրանցումների տեղեկությունները, որոնք նույնականացնում են անհատներին: Այն ղեկավարները, որոնք Եկեղեցու գրանցումների տեղական կառավարիչներին հարցեր ունեն տվյալների պաշտպանության օրենքների կիրառման վերաբերյալ, կարող են կապվել Եկեղեցու տվյալների գաղտնիության գրասենյակի հետ DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.orgհասցեով։