տղամարդիկ նայում են համակարգչին

33.

Գրանցումներ և հաշվետվություններ

33.0

Նախաբան

Գրանցումների վարումը միշտ կարևոր է եղել Տիրոջ Եկեղեցում: Օրինակ.

Ադամը «հիշատակի մի գիրք էր» պահում (Մովսես 6.5)։

Մորոնին ուսուցանեց, որ նրանց անունները, ովքեր մկրտվել են Քրիստոսի Եկեղեցում, գրանցվել են, որպեսզի «հիշվեն և սնուցվեն Աստծո բարի խոսքով» (տես Մորոնի 6․4)։

Ջոզեֆ Սմիթը հրահանգել է, որ յուրաքանչյուր ծխում պետք է արձանագրող կանչվի, որպեսզի «ճշմարիտ արձանագրություն կատարի Տիրոջ առաջ» (Վարդապետություն և Ուխտեր 128.2):

33.1

Եկեղեցու գրանցումների ակնարկ

Եկեղեցու գրանցումները սուրբ են: Դրանցում առկա տեղեկատվությունը գաղտնի է և պետք է պահպանվի: Եկեղեցու գրանցման համակարգերը թույլ են տալիս մուտք գործել անդամության տեղեկություններ՝ հիմնված կոչումների վրա:

Գրանցումները կարող են օգնել ղեկավարներին.

• Հասկանալ, թե ով կարող է ունենալ հատուկ խնամքի կարիք։

• Պարզել, թե փրկության որ արարողություններն է տվյալ մարդը ստացել, կամ որը պետք է ստանա:

• Գտնել անդամներին:

Եկեղեցու միավորներում պահվում են հետևյալ տեսակի գրանցումներ։

• Անդամների մասնակցության հաշվետվություններ (տես 33.5)

• Անդամության գրանցումներ (տես 33.6)

• Պատմական գրանցումներ (տես 33.7)

• Ֆինանսական գրանցումներ (տես գլուխ 34)

33.2

Ընդհանուր հրահանգներ գործավարների համար

Նրանք պետք է ունենան տաճարային գործող երաշխավորագիր:

Գործավարները ուշադիր հետևում են ընթացիկ քաղաքականությանը՝ Եկեղեցու ֆինանսական միջոցները պաշտպանելու և Եկեղեցու գրանցումների ճշգրիտ լինելու համար: Գործավարներն անմիջապես քահանայության ղեկավարներին տեղեկացնում են ցանկացած անճշտության մասին: Եթե անճշտությունները լուծելու խնդիրներ են առաջանում, գործավարները պետք է դիմեն Եկեղեցու գլխավոր վարչության Գաղտնի գրանցումների գրասենյակ:

Հեռախոսահամար՝ 1-801-240-2053 կամ 1-800-453-3860, ներքին՝ 2-2053

Անվճար (ՄԾԲ հեռախոսահամար)․ 855-537-4357

Է-փոստ. [e-mail]

Գործավարների ծառայության տևողությունը պետք է բավարար լինի, որպեսզի նրանք սովորեն իրենց պարտականությունները և պահպանեն իրենց աշխատանքի շարունակական բնույթը: Քանի որ նրանք ցցի նախագահության կամ եպիսկոպոսության անդամներ չեն, անհրաժեշտություն չկա նրանց ազատելու կոչումից, երբ վերակազմավորվում է ցցի նախագահությունը կամ եպիսկոպոսությունը:

33.4

Ծխի գրանցումներ և հաշվետվություններ

33.4.1

Եպիսկոպոսություն

Եպիսկոպոսը վերահսկում է ծխի գրանցումների վարումը։

33.4.2

Ծխի գործավար

Յուրաքանչյուր ծուխ պետք է ունենա որակավորված, ծխի գործող գործավար: Նրա անունը առաջարկում է եպիսկոպոսությունը, իսկ կանչվում և ի սպաս է դրվում ցցի նախագահության անդամի կամ նշանակված բարձրագույն խորհրդականի կողմից: Նա պետք է կրի Մելքիսեդեկյան քահանայություն և ունենա տաճարային գործող երաշխավորագիր: Նա ծխի խորհրդի անդամ է։ Նա հաճախում է ծխի ժողովներին, ինչպես նշված է 29.2-ում:

Ծխի գործավարը ցուցումներ է ստանում եպիսկոպոսության և ցցի գործավարների կողմից: Օգնելու համար կարող են կանչվել ծխի գործավարի օգնականներ։

33.4.2.1

Գրանցումների վարման պարտականությունները

Ծխի գործավարը կամ նշանակված օգնականը ունի հետևյալ պարտականությունները.

• Գրանցումներ վարի ծխի ղեկավարների ժողովներում ընդունված հանձնարարությունների և որոշումների համար:

• Համոզվի, որ գրանցումները և հաշվետվությունները արվեն ճշգրիտ և ժամանակին:

Ծխի գործավարը պետք է ծանոթանա Եկեղեցու գրանցումների վարման գործիքներին (տես 33.0): Նա օգտագործում է այս գործիքները՝ օգնելու ղեկավարներին բացահայտել.

• Անդամների և կազմակերպությունների կարիքները։

• Ռեսուրսների, այդ թվում՝ ֆինանսների առկայությունը։

Ծխի գործավարները խրախուսում են անդամներին տեղեկացնել իրենց անդամության տվյալների ցանկացած անճշտության մասին:

Գրանցումների վարման մյուս պարտականություններից են.

• Հավաստիանալ, որ արարողությունները գրանցվեն պատշաճ և ժամանակին:

• Ծխի համաժողովի համար պատրաստել Հաստատված պաշտոնյաներ ձևը:

• Գրանցել տեղեկություններ ծխի անդամության խորհուրդների համար։

• Պահել ֆինանսական գրանցումները (տես 34.2.2):

33.5

Հաշվետվություններ անդամների մասնակցության վերաբերյալ

Անդամների մասնակցության վերաբերյալ հաշվետվություններն օգնում են ղեկավարներին կենտրոնանալ անդամների առաջընթացի և կարիքների վրա:

33.5.1

Հաշվետվությունների տեսակները

33.5.1.1

Հաճախումների հաշվետվություններ

Հաղորդության ժողովների, քահանայության և կազմակերպությունների կիրակնօրյա ժողովների հաճախումները գրանցվում են էլեկտրոնային եղանակով՝ LCR կամ Անդամների գործիքների միջոցով:

Հաղորդության ժողով։ Յուրաքանչյուր կիրակի հաղորդության ժողովի հաճախելիությունը գրանցվում է ծխի գործավարի կամ ծխի գործավարի օգնականի կողմից: Հաշվարկը կատարվում է ժողովին անձամբ կամ հեռարձակման եղանակով մասնակցող մարդկանց՝ ներառյալ հյուրերի, ընդհանուր թվի հաշվարկով:

Քվորումի կամ կազմակերպությունների կիրակնօրյա ժողովներ։ Հաճախելիությունն ամեն շաբաթ գրանցվում է քվորումի և կազմակերպության քարտուղարների և խորհրդատուների կողմից: Երիտասարդների ղեկավարները նույնպես կարող են գրանցել հաճախելիությունը: Հաշվարկը կատարվում է ժողովին անձամբ կամ հեռարձակման եղանակով մասնակցող մարդկանց՝ ներառյալ հյուրերի, ընդհանուր թվի հաշվարկով: Անդամները, որոնք ծառայում են Երեխաների միությունում կամ որպես ծխի երիտասարդների ղեկավարներ, նույնպես ներառված են որպես ներկաներ:

Ծխի գործավարը կարող է հաճախումները գրանցել ցանկացած կազմակերպության համար:

33.5.1.2

Սպասավորության հարցազրույցների հաշվետվություններ

Տես 21.3։

33.5.1.3

Եռամսյակային հաշվետվություն

Հաշվետվության յուրաքանչյուր թիվ ներկայացնում է իրական մարդու, որն ունի հատուկ կարիքներ (տես Հելաման 15.13):

Եռամսյակային հաշվետվությունը պարունակում է օգտակար տեղեկատվություն, որը ղեկավարներին կարող է մտքեր հաղորդել, երբ նրանք ոգեշնչում են փնտրում իրենց սպասավորության ջանքերի վերաբերյալ:

Ցցերի և ծխերի ղեկավարները պարբերաբար անդրադառնում են Եռամսյակային հաշվետվությանը, որպեսզի վերանայեն անհատների առաջընթացը:

Յուրաքանչյուր ծուխ լրացնում և Եռամսյակային հաշվետվություն է ներկայացնում Եկեղեցու գլխավոր վարչություն: Գործավարը եպիսկոպոսի հետ ստուգում է հաշվետվությունը և ներկայացնում մինչև յուրաքանչյուր եռամսյակին հաջորդող ամսվա 15-ը։

33.5.2

Անդամության ցուցակներ

Եկեղեցու գրանցումների վարման գործիքները ղեկավարներին հնարավորություն են տալիս մուտք գործել անդամության ցուցակներ: Այս ցուցակները կարող են օգնել ղեկավարներին բացահայտել.

• Այն անդամներին, որոնք դեռ չեն ստացել իրենց հասանելի արարողությունները։

• Այն երիտասարդ տղամարդկանց և կանանց, որոնք իրավասու են ծառայելու միսիայում:

• Այն երիտասարդներին, որոնք չունեն տաճարային գործող երաշխավորագիր:

• Այն երիտասարդներին, որոնց հետ եպիսկոպոսության անդամը պետք է հանդիպում պլանավորի:

Քվորումի և կազմակերպության ղեկավարները պետք է կարողանան մուտք գործել այն մարդկանց ցուցակներ, որոնք պատկանում են իրենց քվորումին կամ կազմակերպությանը:

33.6

Անդամության գրանցումներ

Անդամության գրանցումները պարունակում են անդամների անունները, կոնտակտային տվյալները, արարողության մանրամասները և այլ կարևոր տեղեկություններ:

Անդամության գրանցումները պետք է պահվեն այն ծխում, որի սահմաններում ապրում է անդամը: Բացառությունները, որոնք հազվադեպ են, պահանջում են ներգրավված եպիսկոպոսների և ցցերի նախագահների համաձայնությունը: Բացառության համար ցցի նախագահը LCR-ի միջոցով հայտ է ներկայացնում Առաջին նախագահության գրասենյակ:

Կարևոր է ճիշտ կատարել հետևյալը.

• Գրանցել արարողությունների մասին տեղեկությունները:

• Տեղափոխել այն անդամների գրանցումները, որոնք տեղափոխվում են ծուխ կամ ծխից դուրս են գալիս:

• Ստեղծել գրանցումներ նոր անդամների և անդամ ծնողների նոր երեխաների համար:

• Գրանցել անդամի մահը:

• Գրանցել ամուսնության և ընտանիքի մասին տեղեկությունները:

Եպիսկոպոսը կամ ցցի նախագահը պետք է համոզվի, որ տվյալ անդամության գրանցումը գտնվում է համապատասխան ծխում, նախքան այդ անդամի հետ հետևյալը ստանալու համար հարցազրույց անցկացնելը․

• Եկեղեցու կոչում։

• Տաճարային երաշխավորագիր։

• Մելքիսեդեկյան քահանայություն կամ կարգում` այդ քահանայության որևէ պաշտոնում:

Նա նաև պետք է համոզվի, որ գրանցումը չի ներառում հետևյալներից որևէ մեկը.

• Ծանոթագրություն գրանցման մեջ

• Մեկնաբանություն կնքման կամ արարողության սահմանափակման մասին

• Անդամության պաշտոնական սահմանափակումներ

Ոչ մի դեպքում չի կարելի անդամության գրանցումները տրամադրել կամ ցույց տալ մեկ ուրիշի, բացի եպիսկոպոսից կամ գործավարից:

Անդամները կարող են իրենց և տանը ապրող բոլոր անչափահաս երեխաների անդամության մասին տեղեկությունները դիտել Անդամների գործիքներ հավելվածում: Նրանք կարող են նաև գործավարից պահանջել իրենց Անհատական արարողությունների ամփոփագրերի տպագիր պատճենները: Եթե սխալներ հայտնաբերվեն, գործավարը պետք է համոզվի, որ դրանք ուղղվում են անդամության գրանցումներում:

33.6.1

Եկեղեցու գրանցումներում օգտագործված անունները

Անձի լրիվ օրինական անունը, ինչպես սահմանված է տեղական օրենսդրությամբ կամ մշակույթով, պետք է կիրառվի անդամության գրանցումներում և արարողությունների վկայականների վրա:

33.6.2

Գրանցում ունեցող անդամներ

Հետևյալ անձինք գրանցում ունեցող անդամներ են և պետք է ունենան անդամության գրանցում.

• Մկրտված և հաստատված անդամները

• Մինչև 9 տարեկան այն անձինք, որոնք դեռ չեն մկրտվել, բայց անվանակոչվել են եկեղեցում

• Նրանք, ովքեր պատասխանատվություն չեն կրում մտավոր հաշմանդամության պատճառով՝ անկախ տարիքից

• Մինչև 9 տարեկան անվանակոչում չստացած երեխաները, երբ կիրառվում են հետևյալ երկու պայմանները.

  • Առնվազն մեկ ծնողը կամ տատիկ-պապիկներից մեկը Եկեղեցու անդամ է:

  • Երկու ծնողներն էլ թույլ են տալիս գրանցում ստեղծել։ (Եթե միայն մեկ ծնողն է երեխայի օրինական խնամակալը, ապա այդ ծնողի թույլտվությունը բավարար է։)

9 տարեկան և բարձր տարիքի անդամության գրանցում ունեցող անձը, որը չի մկրտվել և հաստատվել, չի հանդիսանում գրանցում ունեցող անդամ։ Սակայն, այն ծուխը որտեղ բնակվում է այդ անդամը, պահպանում է անդամության գրանցումը մինչև նրա 18 տարին լրանալը։ Այդ ընթացքում, եթե այդ անձը չի ցանկանում մկրտվել, եպիսկոպոսը չեղարկում է անդամության գրանցումը։ Պահանջվում է ցցի նախագահի թույլտվությունը:

Գրանցումները չեն չեղարկվում նրանց համար, ովքեր չեն մկրտվել մտավոր հաշմանդամության պատճառով, եթե չեղարկում չի պահանջվում անձի կամ օրինական խնամակալի, այդ թվում՝ ծնողի կողմից:

33.6.3

Ծխի նոր անդամների գրանցումները

Ծխի գործավարը կամ ծխի գործավարի օգնականը կապ է հաստատում ծխի նոր անդամների հետ, անմիջապես, երբ անդամության գրանցումները գալիս են, որպեսզի ստուգի Անհատական արարողությունների ամփոփագրի ճշգրտությունը:

33.6.6

Իրենց ծխի աշխարհագրական սահմաններից դուրս ծառայող անդամների գրանցումները

33.6.6.2

Լիաժամկետ միսիոներների գրանցումները

Տես 24.6.2.8։

33.6.13

Ամուսնալուծված ծնողների երեխաների գրանցումները

Անդամության բոլոր գրանցումներում օգտագործվում է անձի օրինական անունը, ինչպես սահմանված է տեղական օրենքով կամ մշակույթով: Սա վերաբերում է ամուսնալուծված ծնողների երեխաներին:

Ամուսնալուծված ծնողների երեխաները հիմնականում Եկեղեցու ժողովներին հաճախում են երկու ծնողների ծխերում։ Մինչդեռ միայն մեկ միավորը կարող է պահել և թարմացնել երեխայի անդամության պաշտոնական գրանցումը, միավորից դուրս անդամի գրանցում կարող է ստեղծվել մյուս ծխում, որտեղ նա հաճախում է։ Դա թույլ է տալիս, որ երեխայի անունը և կոնտակտային տվյալները ընդգրկվեն ծխի ցուցակներում և դասացուցակներում:

Միավորից դուրս անդամի գրանցում ունեցող երեխաները կարող են կոչումներ ստանալ այդ միավորում։

33.6.15

Անդամության գրանցումների տեղափոխման սահմանափակում

Եթե անդամը տեղափոխվում է այն ժամանակ, երբ ընթացքի մեջ է անդամության պաշտոնական սահմանափակման գործընթացը կամ որևէ այլ լուրջ խնդրի հետ կապված գործընթաց, եպիսկոպոսը կամ լիազորված գործավարը կարող է անդամության գրանցման վրա դնել տեղափոխման սահմանափակում: Նա անում է դա LCR-ի միջոցով։

Այն գրանցումը, որն ունի տեղափոխման սահմանափակում, չի տեղափոխվի նոր միավոր, քանի դեռ սահմանափակումը դնող քահանայության ղեկավարը չի թույլատրել դրա տեղափոխումը:

33.6.16

«Անհայտ հասցե» քարտարանի գրանցումները

Երբեմն անդամը գտնվում է այն բանից հետո, երբ նրա գրանցումը եղել է Եկեղեցու գլխավոր վարչության «Անհայտ հասցե» քարտարանում: Այս իրավիճակում ծխի գործավարը LCR-ի միջոցով պահանջում է գրանցումը:

33.6.17

Արարողության տվյալների գրանցում և ուղղում

Տես գլուխ 18։

33.6.19

Անդամության գրանցումների աուդիտ

Ամեն տարի ցցի գործավարը կամ ցցի գործավարի օգնականը հավաստիանում է, որ անդամության գրանցումների աուդիտ անցկացվի յուրաքանչյուր ծխում՝ օգտագործելով LCR-ը: Աուդիտը պետք է ավարտվի մինչև յուրաքանչյուր տարվա հունիսի 30-ը:

33.7

Պատմական գրանցումներ

33.7.1

Ծխերի և ցցերի պատմությունները

Տերը պատվիրել է, որ Իր Եկեղեցուն վերաբերող «բոլոր կարևոր» հարցերի պատմությունը գրվի և պահպանվի (Վարդապետություն և Ուխտեր 69.3, տես նաև հատված 5, Ալմա 37.2):

Եկեղեցու յուրաքանչյուր միավոր պետք է փաստաթղթավորի միավորին վերաբերող բոլոր կարևոր հարցերը:

Պատմության վարումը հոգևոր աշխատանք է, որը կամրապնդի այն գրողների և ընթերցողների հավատը:

Ցցի գործավարը կամ ցցի գործավարի օգնականը պատրաստում է ցցի պատմությունը: Եպիսկոպոսությունը նույն մոտեցումն է ցուցաբերում ծխի համար: Հրահանգները հասանելի են Ցցի, Շրջանի և Միսիայի Տարեկան Պատմություններ բաժնում՝ ChurchofJesusChrist.orgկայքում։

33.8

Գրանցումների գաղտնիությունը

Եկեղեցու գրանցումները գաղտնի են՝ լինեն դրանք թղթի վրա, թե թվային տեսքով: Այդ գրանցումներն են․

• Անդամության գրանցումները։

• Ֆինանսական գրանցումները։

• Ժողովների նշումները։

• Պաշտոնական ձևաթղթերը և փաստաթղթերը (ներառյալ անդամության խորհուրդների գրանցումները):

Ղեկավարները պետք է հավաստիանան, որ անդամներից հավաքված տեղեկությունները.

• Սահմանափակվում են Եկեղեցու պահանջներով:

• Օգտագործվում են միայն Եկեղեցու հաստատված նպատակների համար:

• Տրվում են միայն նրանց, ովքեր իրավասու են օգտագործել դրանք։

Էլեկտրոնային եղանակով պահվող տեղեկությունները պետք է ապահով և պատշաճ կերպով պաշտպանված լինեն (տես 33.9.1):

33.9

Գրանցումների կառավարում

33.9.1

Պաշտպանություն

Եկեղեցու բոլոր գրանցումները, հաշվետվությունները և տվյալները պետք է պաշտպանված լինեն չարտոնված մուտքից, փոփոխությունից, ոչնչացումից կամ բացահայտումից: Այդ տեղեկատվությունը պետք է պահվի անվտանգ վայրում:

Եկեղեցուն պատկանող կորած կամ գողացված սարքերի կամ կրիչների մասին պետք է անհապաղ տեղեկացվի incidents.ChurchofJesusChrist.orgկայքում։ Եկեղեցու տեղեկատվության չարաշահման մասին նույնպես պետք է զեկուցվի:

33.9.1.1

Օգտանուններ և գաղտնաբառեր

Ցցերի նախագահները, եպիսկոպոսները և մյուս ղեկավարները երբեք չպետք է Եկեղեցու իրենց օգտանունը և գաղտնաբառը հայտնեն խորհրդականներին, գործավարներին, գործադիր քարտուղարներին կամ այլոց:

33.9.1.3

Տվյալների գաղտնիություն

Շատ երկրներ ընդունել են տվյալների պաշտպանության օրենքներ, որոնք կարգավորում են անձնական տվյալների մշակումը: Դրանց թվում են անդամության և Եկեղեցու մյուս գրանցումների տեղեկությունները, որոնք նույնականացնում են անհատներին: Այն ղեկավարները, որոնք Եկեղեցու գրանցումների տեղական կառավարիչներին հարցեր ունեն տվյալների պաշտպանության օրենքների կիրառման վերաբերյալ, կարող են կապվել Եկեղեցու տվյալների գաղտնիության գրասենյակի հետ [e-mail]հասցեով։