számítógépet figyelő férfiak

33.

Feljegyzések és jelentések

33.0

Bevezetés

A feljegyzésvezetés mindig is fontos volt az Úr egyházában. Például:

Ádám „emlékezetkönyvet” (Mózes 6:5) vezetett.

Moróni azt tanította, hogy a Krisztus egyházába megkeresztelkedettek nevét azért jegyezték fel, „hogy emlékezzenek rájuk és Isten jó szavával táplálják őket” (Moróni 6:4).

Joseph Smith azt az utasítást adta, hogy minden egyházközségben hívjanak el jegyzőt, hogy „feljegyzést készíthessen az igazságról az Úr előtt” (Tan és szövetségek 128:2).

33.1

Egyházi feljegyzések áttekintése

Az egyházi feljegyzések szentek. A bennük található adatok érzékenyek, és óvni kell őket. Az egyházi nyilvántartások elhívások alapján engedélyezik a tagsági adatokhoz való hozzáférést.

A feljegyzések segíthetnek a vezetőknek:

• meghatározni, kinek lehet szüksége különleges törődésre;

• meghatározni, hogy a szabadítás mely szertartásait kapta meg valaki, vagy melyekre lehet szüksége;

• megtalálni egyháztagokat.

A következő típusú feljegyzéseket vezetik az egyházi egységekben:

• egyháztagok részvételével kapcsolatos jelentések (lásd 33.5);

• tagsági feljegyzések (lásd 33.6);

• történeti feljegyzések (lásd 33.7);

• pénzügyi feljegyzések (lásd 34. fejezet).

33.2

Általános utasítások írnokoknak

Rendelkezzenek érvényes templomi ajánlással.

Az írnok gondosan figyelemmel kíséri az érvényes eljárásrendeket, hogy vigyázzon az egyház pénzalapjaira, és biztosítsa, hogy az egyházi feljegyzések pontosak. Az írnok azonnal értesíti a papsági vezetőket bármilyen helytelenségről. Amennyiben gondok adódnak a helytelenségek megoldása kapcsán, az írnok vegye fel a kapcsolatot a Bizalmas Feljegyzések Hivatalával az egyház központjában.

Telefonszám: [phone] vagy [phone], 2-2053-as mellék

Ingyenes (GSD-szám): 855-537-4357

Ímél: [e-mail]

Az írnokokat hívják el elegendő időtartamra ahhoz, hogy megtanulják a kötelességeiket, és megőrizzék a folytonosságot a munkájukban. Mivel nem tagjai a cövekelnökségnek vagy a püspökségnek, a cövekelnökség vagy a püspökség átszervezésekor nem kell őket felmenteni.

33.4

Egyházközségi feljegyzések és jelentések

33.4.1

Püspökség

A püspök felügyeli az egyházközségi feljegyzésvezetést.

33.4.2

Egyházközségi írnok

Minden egyházközségben legyen egy alkalmas, feladatát ellátó egyházközségi írnok. A püspökség javasolja, és a cövekelnökség egyik tagja vagy egy megbízott főtanácstag hívja és választja el. Legyen melkisédekipapság-viselő, és rendelkezzen érvényes templomi ajánlással. Tagja az egyházközségi tanácsnak. A 29.2-ben leírtak szerint részt vesz az egyházközségi gyűléseken.

Az egyházközségi írnokot a püspökség és a cövekírnokok képzik. Segítségül elhívhatnak egyházközségi segédírnokokat.

33.4.2.1

Feljegyzésvezetési feladatok

Az egyházközségi írnoknak vagy a megbízott segédírnoknak a következő feladatai vannak:

• feljegyzést vezet az egyházközség vezetőségi gyűlésein elhangzó megbízásokról és döntésekről;

• biztosítja, hogy a feljegyzések és jelentések pontosak, valamint időben elkészülnek.

Az egyházközségi írnok ismerje meg az egyházi feljegyzésvezetési eszközöket (lásd 33.0). Ezen eszközökkel segít a vezetőknek beazonosítani a következőket:

• az egyháztagok és a szervezetek szükségletei;

• a rendelkezésre álló források, beleértve a pénzügyi forrásokat is.

Az egyházközségi írnokok arra biztatják az egyháztagokat, hogy jelezzék a tagsági adataikkal kapcsolatos esetleges hibákat.

További feljegyzésvezetési kötelességek lehetnek a következők:

• a szertartások megfelelő és haladéktalan feljegyzésének a biztosítása;

• a Támogatott tisztségviselők űrlap előkészítése az egyházközségi konferenciára;

• egyházközségi tagsági tanácsok vonatkozásában adatok feljegyzése;

• pénzügyi feljegyzések vezetése (lásd 34.2.2).

33.5

Egyháztagok részvételéről szóló jelentések

Az egyháztagok részvételével kapcsolatos jelentések segítenek a vezetőknek az egyháztagok fejlődésére és szükségleteire összpontosítani.

33.5.1

A jelentések fajtái

33.5.1.1

Látogatottsági jelentések

Az úrvacsorai gyűlések, valamint a vasárnapi papsági és szervezeti gyűlések látogatottságát elektronikus úton tartják nyilván az LCR vagy a Member Tools használatával.

Úrvacsorai gyűlés. Az úrvacsorai gyűlések látogatottságát az egyházközségi írnok vagy egy egyházközségi segédírnok jegyzi fel minden egyes héten. A látogatottság azt a számot jelenti, ahány ember személyesen vagy internetes közvetítés útján vesz részt a gyűlésen, beleértve a látogatókat is.

Vasárnapi kvórum- és szervezeti gyűlések. A látogatottságot minden egyes héten feljegyzik a kvórum- és szervezeti titkárok és tanácsadók. Az ifjúsági vezetők is segíthetnek a látogatottság feljegyzésében. A látogatottság azt a számot jelenti, ahány ember személyesen vagy internetes közvetítés útján vesz részt a gyűlésen, beleértve a látogatókat is. Az egyházközségen belül az Elemiben vagy ifjúsági vezetőként szolgáló egyháztagok szintén jelenlévőnek számítanak.

Az egyházközségi írnok bármely szervezet nevében feljegyezheti a látogatottságot.

33.5.1.2

Szolgálattételi interjúk jelentései

Lásd 23.3.

33.5.1.3

Negyedéves jelentés

A jelentésen szereplő összes szám konkrét személyt jelöl, akinek egyedi szükségletei vannak (lásd Hélamán 15:13).

A Negyedéves jelentés hasznos adatokat tartalmaz, amelyek meglátásokat adhatnak a vezetőknek, miközben sugalmazásra törekednek a szolgálattételi erőfeszítéseikre vonatkozóan.

A cöveki és egyházközségi vezetők rendszeresen hivatkoznak a Negyedéves jelentésre az egyének fejlődésének az áttekintése érdekében.

Minden egyházközség kitölti és benyújtja a Negyedéves jelentést az egyház központjának. A írnok áttekinti a jelentést a püspökkel, majd a negyedévet követő hónap 15. napja előtt benyújtja azt.

33.5.2

Tagsági listák

Az egyházi feljegyzésvezetési eszközök hozzáférést biztosítanak a vezetőknek a tagsági listákhoz. Ezek a listák segíthetnek a vezetőknek meghatározni a következőket:

• mely egyháztagok nem részesültek még olyan szertartásokban, amelyekre jogosultak;

• mely fiatal férfiak és fiatal nők jogosultak missziós szolgálatra;

• mely fiatalok nem rendelkeznek érvényes templomi ajánlással;

• mely fiatalokat kell beütemezni találkozóra a püspökség egyik tagjával.

A kvórum- és a szervezeti vezetők férjenek hozzá a kvórumukhoz vagy szervezetükhöz tartozók listáihoz.

33.6

Tagsági feljegyzések

A tagsági feljegyzés tartalmazza az egyháztag nevét, elérhetőségét, a szertartások részletezését, valamint egyéb fontos adatokat.

A tagsági feljegyzést abban az egyházközségben kell tartani, ahol az egyháztag lakik. Ritka kivételekhez az érintett püspökök és cövekelnökök beleegyezésére van szükség. Kivétel kérvényezéséhez a cövekelnök az LCR segítségével kérvényt nyújt be az Első Elnökség Hivatalához.

Elengedhetetlen, hogy a következőket haladéktalanul elvégezzék:

• szertartások adatainak rögzítése;

• az egyházközségbe vagy onnan kiköltöző egyháztagok feljegyzéseinek áthelyezése;

• feljegyzések létrehozása új egyháztagok és egyháztag szülők újszülött gyermekei számára;

• egyháztag elhalálozásának feljegyzése;

• házasságra és a családra vonatkozó adatok rögzítése.

A püspök vagy a cövekelnök meggyőződik róla, hogy a tagsági feljegyzés a megfelelő egyházközségben van, mielőtt egy egyháztaggal interjút tartanának a következők valamelyikének az elnyerése céljából:

• egyházi elhívás;

• templomi ajánlás;

• melkisédeki papság, illetve e papság valamely hivatalába rendelés.

Arról is meggyőződik, hogy a feljegyzés nem tartalmazza az alábbiak egyikét sem:

• széljegyzet;

• megjegyzés pecsételési vagy szertartási korlátozásról;

• hivatalos tagsági korlátozás.

Tagsági feljegyzés semmilyen körülmények között nem adható oda és nem mutatható meg senki másnak, csak a püspöknek vagy írnoknak.

Az egyháztagok a Member Tools-alkalmazásban tekinthetik meg saját maguk és az otthon élő eltartott gyermekek tagsági adatait. Egyéni szertartási összegzéseik nyomtatott példányait is elkérhetik az írnoktól. Amennyiben hibákra bukkannak, az írnok gondoskodik róla, hogy kijavítsák azt a tagsági feljegyzéseken.

33.6.1

Névhasználat az egyházi feljegyzéseken

A tagsági feljegyzéseken és a szertartásokról szóló bizonyítványokon az illető teljes, törvényes nevét tüntessék fel, a helyi törvényeknek vagy szokásoknak megfelelően.

33.6.2

Nyilvántartott egyháztagok

Az alábbi egyének számítanak nyilvántartott tagoknak, akiknek rendelkezniük kell tagsági feljegyzéssel:

• akiket megkereszteltek és konfirmáltak;

• akik 9 év alattiak, és áldást kaptak, de nincsenek megkeresztelve;

• akik valamilyen értelmi fogyatékosságuk miatt nem felelősségre vonhatóak, életkortól függetlenül;

• 9 év alatti, áldásban nem részesült gyermekek, ha az alábbiak közül mindkettő fennáll:

  • legalább az egyik szülő vagy nagyszülő az egyház tagja;

  • mindkét szülő engedélyt ad a feljegyzés létrehozására (ha csak az egyik szülő a gyermek törvényes gondviselője, akkor elegendő ezen szülő engedélye).

Az a 9 éves vagy idősebb személy, akinek van tagsági feljegyzése, de nem keresztelték meg és nem konfirmálták, nem nyilvántartott egyháztag. Az az egyházközség azonban, melyben ez a személy él, az illető 18 éves koráig megtartja a tagsági feljegyzést. Ha ez a személy ekkor sem dönt a keresztelkedés mellett, akkor a püspök törli az illető tagsági feljegyzését. A cövekelnök engedélyére van szükség.

Azon személyek feljegyzései, akik értelmi fogyatékosság miatt nem keresztelkedtek meg, nem kerülnek törlésre, csak ha a személy vagy törvényes gondviselő – beleértve a szülőt is – ezt kérvényezi.

33.6.3

Új egyházközségi tagok feljegyzései

Az egyházközségi írnok vagy egy egyházközségi segédírnok a tagsági feljegyzésük megérkezése után nem sokkal felveszi a kapcsolatot az új egyházközségi tagokkal, hogy ellenőrizzék az Egyéni szertartás-összesítő pontosságát.

33.6.6

A földrajzi egyházközségükön kívül szolgáló egyháztagok feljegyzései

33.6.6.2

Teljes idejű misszionáriusok feljegyzései

Lásd 24.6.2.8.

33.6.13

Elvált szülők gyermekeinek feljegyzései

Minden tagsági feljegyzés az adott személy hivatalos nevét használja, amint azt a helyi törvények vagy szokások meghatározzák. Idetartoznak az elvált szülők gyermekei is.

Az olyan gyermekek, akiknek a szülei elváltak, gyakran mindkét szülő egyházközségében részt vesznek egyházi gyűléseken. Noha csak egy egység vezetheti és frissítheti a gyermek(ek) hivatalos tagsági feljegyzését, létrehozható egy egységen kívüli tagsági feljegyzés a gyermek(ek) által látogatott másik egyházközségben is. Ez lehetővé teszi, hogy a gyermek neve és elérhetősége szerepeljen az egyházközség listáin és az osztályok jelenléti ívén.

Az egységen kívüli tagsági feljegyzéssel rendelkező gyermekek elhívást is kaphatnak abban az egységben.

33.6.15

Áthelyezési korlátozás a tagsági feljegyzésen

Ha az egyháztag egy folyamatban lévő komoly ügy – hivatalos tagsági korlátozás vagy egyéb – lezárása előtt költözik el, a püspök vagy egy felhatalmazott írnok áthelyezési korlátozással láthatja el a tagsági feljegyzést. Ezt az LCR segítségével teszi meg.

Az áthelyezési korlátozás alatt lévő feljegyzés addig nem kerül áthelyezésre az új egységhez, amíg a korlátozást létrehozó papsági vezető felhatalmazást nem ad ennek az eltávolítására.

33.6.16

Feljegyzések az „Ismeretlen cím” gyűjtőmappából

Az egyháztag néha azt követően kerül elő, hogy a feljegyzése már az egyház központjában található „ismeretlen cím” adatbázisban szerepel. Ebben az esetben az egyházközségi írnok az LCR segítségével kérvényezi a feljegyzést.

33.6.17

Szertartásokra vonatkozó adatok feljegyzése és kijavítása

Lásd 18. fejezet.

33.6.19

A tagsági feljegyzések könyvvizsgálata

A cövekírnok vagy valamelyik cöveki segédírnok minden évben meggyőződik arról, hogy minden egyes egyházközségben elvégzik a tagsági feljegyzések könyvvizsgálatát az LCR segítségével. A könyvvizsgálatokat minden év június 30-ig el kell végezni.

33.7

Történeti feljegyzések

33.7.1

Egyházközségi és cöveki történet

Az Úr megparancsolta, hogy írjanak és vezessenek „történelmi feljegyzést minden olyan fontos dologról”, amely az Ő egyházát illeti (Tan és szövetségek 69:3, lásd még 5. vers; Alma 37:2).

Az egyház minden egyes egysége dokumentálja az egységre vonatkozó összes fontos ügyet.

A történetvezetés lelki munka, amely megerősíti az azt írók és olvasók hitét.

A cöveki és az egyházközségi papsági, illetve szervezeti vezetők az Egységtörténeti eszközt használva töltenek fel történeteket a ChurchofJesusChrist.org honlapra. Elsősorban a cöveki és az egyházközségi írnokok felelősek ennek az erőfeszítésnek a megszervezéséért és összehangolásáért. További utasítások az eszköz Gyorstalpalójában állnak rendelkezésre.

33.8

A feljegyzések bizalmas jellege

Az egyház feljegyzései bizalmasak, akár papíron akár elektronikus formában találhatóak. Ezek közé tartoznak:

• tagsági feljegyzések;

• pénzügyi feljegyzések;

• jegyzetek a gyűlésekről;

• hivatalos űrlapok és dokumentumok (beleértve a tagsági tanácsok feljegyzéseit is).

A vezetők meggyőződnek arról, hogy az egyháztagoktól begyűjtött adatok:

• arra korlátozódnak, amit az egyház megkövetel;

• kizárólag jóváhagyott egyházi célokra kerülnek felhasználásra;

• kizárólag azokhoz jutnak el, akiknek felhatalmazásuk van a használatukra.

Az elektronikusan tárolt adatokat biztonságban kell tartani és megfelelően védeni kell (lásd 33.9.1).

33.9

Feljegyzések kezelése

33.9.1

Védelem

Minden egyházi feljegyzést, jelentést és adatot védeni kell a jogtalan hozzáféréssel, változtatással, megsemmisítéssel vagy közzététellel szemben. Ezeket az adatokat biztonságos helyen kell őrizni.

Az elveszett vagy ellopott egyházi tulajdonú eszközöket vagy adathordozókat haladéktalanul jelentsék az incidents.ChurchofJesusChrist.org címen. Az egyházi adatok helytelen használatát is jelentsék.

33.9.1.1

Felhasználónevek és jelszavak

A cövekelnökök, püspökök és más vezetők soha ne osszák meg egyházi felhasználónevüket és jelszavukat tanácsosokkal, írnokokkal, végrehajtó titkárokkal vagy másokkal.

33.9.1.3

Adatvédelem

Sok országban hoztak olyan adatvédelmi törvényeket, amelyek a személyes adatok feldolgozását szabályozzák. Idetartoznak a tagsági feljegyzéseken és az egyéneket beazonosító egyéb egyházi feljegyzéseken található adatok is. Azok a vezetők, akiknek kérdéseik vannak az adatvédelmi törvényeknek az egyházi nyilvántartások helyi kezelése során történő alkalmazásáról, felvehetik a kapcsolatot az egyház adatvédelmi irodájával a [e-mail] címen.