컴퓨터를 보고 있는 남성들

33.

기록 및 보고서

33.0

소개

기록 관리는 다음의 예에서 볼 수 있는 것처럼 주님의 교회에서 언제나 중요한 부분이었다.

아담은 “기억의 책”을 기록했다.(모세서 6:5)

모로나이는 “그들을 기억하며 하나님의 선하신 말씀으로 양육하”기 위해 그리스도의 교회에서 침례를 받는 사람들의 이름이 기록되었다고 가르쳤다.(모로나이서 6:4 참조)

조셉 스미스는 “주 앞에 진실된 기록을 만들”기 위해 모든 와드에 기록자가 부름받아야 한다고 가르쳤다.(교리와 성약 128:2)

33.1

교회 기록 개요

교회 기록은 성스러운 것이다. 그 안에 담긴 정보는 민감하며 보호되어야 한다. 교회 기록 시스템은 부름을 토대로 회원 기록 정보에 대한 접근을 승인한다.

기록은 지도자들이 다음의 일을 하는 데 도움이 된다.

• 특별한 도움이 필요한 회원을 파악한다.

• 회원이 받았거나 앞으로 필요할 수도 있는 구원 의식이 무엇인지 파악한다.

• 회원들의 소재를 파악한다.

교회 단위 조직에서 작성하는 기록의 종류는 다음과 같다.

• 회원 참여 보고서(33.5 참조)

• 회원 기록(33.6 참조)

• 역사 기록(33.7 참조)

• 재정 기록(34장 참조)

33.2

서기를 위한 일반 지침

서기는 유효한 성전 추천서를 가지고 있어야 한다.

서기는 교회 기금을 보호하고 교회 기록을 정확하게 유지하기 위해 현행 정책을 신중하게 따른다. 서기는 부당한 행위를 인지했을 경우 즉시 신권 지도자에게 알린다. 부당한 행위를 해결하는 데 어려움이 발생하면 교회 본부의 기밀 기록 사무실에 연락해야 한다.

전화: 1-801-240-2053 또는 1-800-453-3860, 내선 2-2053

수신자 부담 전화번호: 1-855-537-4357

이메일: [e-mail]

서기의 봉사 기간은 자신의 임무를 배우고 업무의 연속성을 유지할 수 있을 만큼 충분한 기간이어야 한다. 서기는 스테이크 회장단이나 감독단의 일원이 아니기 때문에 스테이크 회장단이나 감독단이 재조직되더라도 해임될 필요가 없다.

33.4

와드 기록 및 보고서

33.4.1

감독단

감독은 와드의 기록 작성을 감독한다.

33.4.2

와드 서기

모든 와드에는 자격을 갖추고 역할을 다하는 와드 서기가 있어야 한다. 그는 감독단의 추천을 받아 스테이크 회장단의 일원이나 지명받은 고등평의원에게서 부름과 성별을 받는다. 서기는 멜기세덱 신권 소유자여야 하고 유효한 성전 추천서를 소지하고 있어야 한다. 그는 와드 평의회의 구성원이며, 29.2에 명시된 대로 와드 모임에 참석한다.

와드 서기는 감독단과 스테이크 서기가 교육한다. 도움이 필요하면 와드 보조 서기를 부를 수 있다.

33.4.2.1

기록 작성의 책임

와드 서기 또는 지명받은 보조 서기는 다음과 같은 책임이 있다.

• 와드 지도자 모임에서 정한 임무 지명과 결정을 기록한다.

• 기록과 보고서가 정확하고 시기적절하게 작성될 수 있도록 관리한다.

와드 서기는 교회 기록 관리 도구를 숙지해야 한다.(33.0 참조) 그런 도구를 이용하여 지도자들이 다음 사항을 파악하도록 돕는다.

• 회원과 조직의 필요 사항.

• 재정을 포함한 자원의 활용 가능성.

와드 서기는 회원들에게 회원 정보상의 오류를 보고하도록 권유한다.

그 외 기록 관리 임무에는 다음이 포함된다.

• 성임 기록이 적절하고 신속하게 이루어지는지에 대한 확인.

• 와드 대회를 위한 역원 지지 양식 작성.

• 와드 회원 자격 평의회를 위한 정보 기록.

• 재정 기록 관리(34.2.2 참조)

33.5

회원 참여 보고서

회원 참여 보고서는 지도자가 회원의 발전과 필요 사항에 집중하는 데 도움이 된다.

33.5.1

보고서 유형

33.5.1.1

출석 보고서

성찬식과 일요일 신권 및 조직 모임 출석은 LCR이나 회원 도구를 사용하여 전자 형식으로 기록된다.

성찬식. 성찬식 출석은 매주 와드 서기나 와드 보조 서기가 기록한다. 출석수는 대면 또는 비대면으로 모임에 참석한 수와 방문자 수를 합산한 것이다.

일요일 정원회 및 조직 모임. 이 모임의 출석은 매주 정원회 및 조직 서기와 고문이 기록한다. 청소년 지도자들도 출석 기록 업무를 지원할 수 있다. 출석수는 대면 또는 비대면으로 모임에 참석한 수와 방문자 수를 합산한 것이다. 초등회나 청소년 지도자로 봉사하는 회원들도 출석으로 집계된다.

와드 서기는 다른 조직을 대신하여 출석을 기록할 수 있다.

33.5.1.2

성역 접견 보고서

21.3을 참조한다.

33.5.1.3

분기 보고서

보고서상의 모든 숫자는 저마다 다른 필요 사항이 있는 실제 회원을 나타낸다.(힐라맨서 15:13 참조)

분기 보고서에는 지도자들이 성역 활동과 관련하여 영감을 구할 때 그들에게 통찰을 제공할 수 있는 유용한 정보가 담겨 있다.

스테이크 및 와드 지도자들은 개인의 발전 상황을 검토하기 위해 분기 보고서를 정기적으로 참고한다.

모든 와드는 분기 보고서를 완료하고 교회 본부에 제출한다. 서기는 감독과 보고서를 검토한 뒤 각 분기가 끝나고 바로 다음 달의 15일 전에 제출한다.

33.5.2

회원 인명록

지도자들은 교회 기록 관리 도구를 통해 회원 인명록을 열람할 수 있다. 이 인명록은 지도자들이 다음을 파악하는 데 도움이 될 수 있다.

• 의식을 받을 자격이 되는데 그 의식을 아직 받지 않은 회원들.

• 선교사로 봉사할 자격이 되는 젊은 남녀.

• 유효한 성전 추천서를 소지하지 않은 청소년.

• 감독단 일원과 모임 일정을 잡아야 할 필요가 있는 청소년.

정원회 및 조직 지도자들은 해당 정원회나 조직에 속한 회원들의 인명록을 열람할 수 있어야 한다.

33.6

회원 기록

회원 기록에는 회원 이름과 연락처뿐 아니라 의식 상세 사항과 기타 중요 인적 정보도 포함되어 있다.

회원 기록은 회원이 거주하는 지역의 와드에서 보관해야 한다. 예외는 거의 없어야 하지만, 예외 인정을 받으려면 해당 감독들과 스테이크 회장들의 동의가 필요하다. 예외 인정을 요청하려면, 스테이크 회장은 LCR을 이용하여 제일회장단 사무실에 요청을 제출한다.

다음 작업을 신속하게 처리하는 것이 매우 중요하다.

• 의식 정보 기록.

• 와드로 전입하거나 전출한 회원의 기록을 이전하는 일.

• 새로운 회원의 기록 및 회원 부모의 새로운 자녀의 기록 생성.

• 회원의 사망 기록.

• 결혼 및 세대 정보 기록.

감독이나 스테이크 회장은 회원이 다음과 같은 접견을 받기 전에 회원 기록이 해당 와드에 도착해 있게 해야 한다.

• 교회 부름 접견.

• 성전 추천서 접견.

• 멜기세덱 신권 접견 또는 멜기세덱 신권 직분에 성임하기 위한 접견.

또한 회원 기록에 다음 사항이 포함되어 있지 않은지 확인한다.

• 특기 사항

• 인봉이나 의식 제한에 대한 소견

• 공식적 회원 자격 제한

어떤 경우에도 감독이나 서기 이외 그 누구에게도 회원 기록을 주거나 보여 주어서는 안 된다.

회원들은 회원 도구 앱에서 자신의 회원 기록과 한집에 사는 부양 자녀의 회원 기록을 열람할 수 있다. 또한 서기에게 자신의 개인 의식 요약 보고서 인쇄본을 요청할 수 있다. 오류가 있는 경우, 서기는 회원 기록상의 오류를 정정한다.

33.6.1

교회 기록에 사용하는 이름

현지 법률이나 관습으로 정해진 적법한 이름을 회원 기록과 의식 증서에 사용해야 한다.

33.6.2

기록상의 회원

다음에 해당하는 개인은 기록상 회원이며 회원 기록이 있어야 한다.

• 침례와 확인을 모두 받은 사람

• 자녀 축복은 받았지만 아직 침례받지 않은 만 9세 미만 어린이

• 연령과 관계없이 지적 장애 때문에 책임 능력이 없는 사람

• 자녀 축복을 받지 않은 만 9세 미만의 어린이로서 다음 두 가지 조건에 모두 해당하는 경우

  • 적어도 부모나 조부모 중 한 사람이 교회 회원이다.

  • 부모 모두가 기록 생성을 허락했다. (부모 중 한 사람만 자녀에 대한 법적 양육권을 가지고 있다면 그 부모의 허락만으로도 충분하다.)

회원 기록은 있지만 침례와 확인을 받지 않은 만 9세 이상의 개인은 기록상의 회원이 아니다. 그러나 그 사람이 거주하는 곳의 와드에서 그 사람이 18세가 될 때까지 회원 기록을 보관한다. 그 사람이 해당 연령에 이르렀을 때 침례를 받지 않기를 선택한다면 감독은 회원 기록을 취소한다. 이 경우 스테이크 회장의 승인이 필요하다.

지적 장애 때문에 침례받지 않은 사람의 기록은 취소하지 않는다. 단, 본인 또는 부모나 법적 보호자가 요청한 경우에는 취소할 수 있다.

33.6.3

새로운 와드 회원의 기록

와드 서기나 와드 보조 서기는 새로운 회원의 회원 기록이 도착한 직후에 정확성을 기하기 위해 그 사람에게 연락하여 개인 의식 요약을 검토한다.

33.6.6

자신이 속한 지역의 와드 경계를 벗어나서 봉사하는 회원의 기록

33.6.6.2

전임 선교사의 기록

24.6.2.8을 참조한다.

33.6.13

이혼한 부모의 자녀 기록

모든 회원 기록은 현지 법률이나 관습에 따라 규정된 개인의 법적 이름을 사용한다. 이혼한 부모의 자녀도 마찬가지이다.

이혼한 부모의 자녀는 양쪽 부모의 와드에 모두 참석하는 경우가 자주 있다. 이런 경우 자녀의 공식적인 회원 기록을 보관하고 업데이트하는 것은 하나의 단위 조직에서만 할 수 있지만, 그 자녀가 참석하는 다른 와드에서는 단위 조직 밖의 회원 기록을 만들 수 있다. 이렇게 하면 와드의 회원 명단과 반 출석부에 그 자녀의 이름과 연락처 정보를 포함할 수 있다.

단위 조직 밖의 회원 기록에 있는 자녀도 그 단위 조직에서 부름을 받을 수 있다.

33.6.15

회원 기록의 이전 제한

회원이 공식적 회원 자격 제한이나 다른 심각한 사안이 미결된 상태에서 이사를 가는 경우, 감독 또는 승인을 받은 서기는 그 회원의 회원 기록에 이전 제한 표시를 할 수 있다. 기록에 표시하는 사람은 LCR을 사용하여 이렇게 한다.

이전 제한 표시가 붙은 기록은 제한을 요청한 신권 지도자가 제한 철회를 승인할 때까지는 새로운 단위 조직으로 이전되지 않는다.

33.6.16

“주소 불명” 파일의 기록

어떤 회원은 자신의 기록이 “주소 불명 파일”로 분류되어 교회 본부로 이전된 후에 소재가 파악되기도 한다. 이러한 경우에 와드 서기는 LCR에서 기록을 요청한다.

33.6.17

의식 정보의 기록 및 정정

18장을 참조한다.

33.6.19

회원 기록 감사

매년 스테이크 서기 또는 스테이크 보조 서기는 각 와드가 LCR을 이용하여 회원 기록에 대한 감사를 실시했는지를 확인한다. 감사는 매년 6월 30일까지 마쳐야 한다.

33.7

역사 기록

33.7.1

와드 및 스테이크 역사

주님께서는 그분의 교회에 관하여 “중요한 사실을 모두 … 역사로” 기록하고 간수하라고 명하셨다.(교리와 성약 69:3; 또한 5절; 앨마서 37:2 참조)

교회 각 단위 조직은 해당 조직과 관련된 모든 중요한 것들을 기록으로 남겨야 한다.

역사 기록은 역사를 쓰고 읽는 사람의 신앙을 강화할 영적인 일이다.

스테이크 및 와드 신권 및 조직 지도자들은 ChurchofJesusChrist.org에서 단위 조직 역사 도구를 사용하여 이야기를 제공한다. 스테이크 및 와드 서기는 이 노력을 조직하고 협의 조정하는 일차적인 책임을 갖는다. 추가 지침은 도구의 빠른 시작 안내서에서 볼 수 있다.

33.8

기록의 기밀 유지

교회 기록은 종이에 기록되든 디지털 파일로 존재하든 모두 기밀 사항이다. 여기에는 다음과 같은 기록이 포함된다.

• 회원 기록.

• 재정 기록.

• 회의록.

• 공식 양식 및 문서(회원 자격 평의회 기록 포함).

지도자는 회원에게서 수집된 정보가

• 교회에 필요한 일에 국한하여 사용되고,

• 오직 승인된 교회 목적만을 위해 사용되며,

• 사용 승인을 받은 사람에게만 전달되게 한다.

전자 파일로 저장된 정보는 안전하게 보관해야 하고 적절한 방법으로 보호해야 한다.(33.9.1 참조)

33.9

기록 관리

33.9.1

보호

모든 교회 기록, 보고서, 데이터는 승인되지 않은 열람, 변경, 파손 또는 노출에서 보호해야 한다. 이러한 정보는 안전한 곳에 보관되어야 한다.

교회 소유 장비나 저장 매체를 분실 또는 도난당했을 경우 즉시 incidents.ChurchofJesusChrist.org에 보고해야 한다. 교회 정보를 남용한 경우도 보고해야 한다.

33.9.1.1

사용자 이름과 비밀번호

스테이크 회장, 감독 및 기타 지도자들은 자신의 교회 계정 사용자 이름과 비밀번호를 보좌, 서기, 집행 서기 또는 다른 이들과 절대로 공유해서는 안 된다.

33.9.1.3

데이터 개인정보 보호

많은 나라에서는 개인 정보 처리를 규제하는 정보보호법을 제정했다. 여기에는 회원 기록 및 기타 교회 기록에 포함되어 있는 개인 식별 정보가 포함된다. 정보보호법을 현지의 교회 기록 관리에 적용하는 것에 관해 질문이 있는 지도자는 이메일 [e-mail]로 교회 개인 정보 보호팀에 연락할 수 있다.