34.

Fjármál og endurskoðanir

34.0

Inngangur

Tíund og fórnargjafir gera kirkjunni kleift að sinna sáluhjálpar- og upphafningarstarfi Drottins (sjá 1.2). Þessir sjóðir eru heilagir. Þeir sýna fórn og trú meðlima kirkjunnar (sjá Markús 12:41–44).

34.2

Leiðtogastarf deildarfjármála

34.2.1

Biskupsráð

Biskupinn hefur eftirfarandi ábyrgðarskyldur gagnvart fjármálum deildar. Hann úthlutar sumum þessara verka til ráðgjafa sinna og ritara.

Biskupinn:

• Kennir og hvetur meðlimi til að greiða fulla tíund og vera örlát í fórnargjöfum (sjá 34.3).

• Tryggir að vel sé haldið utan um sjóðina og að þeir séu bókfærðir (sjá 34.5).

• Endurskoðar fjármálayfirlit hvers mánaðar og tryggir að allt misræmi sé leyst samstundis.

• Tryggir að leiðtogar og ritarar samtaka læri að bera ábyrgð á hinum helgu sjóðum kirkjunnar.

• Undirbýr og stýrir árlegri fjárhagsáætlun deildarinnar (sjá 34.6).

• Fundar árlega með meðlimum deildarinnar til að taka á móti tíundaryfirlýsingu þeirra.

34.2.2

Deildarritarar

Biskup veitir deildarritara eða aðstoðarritara deildar það verkefni að hjálpa til við fjármálabókhald deildarinnar. Ritarar fylgja núverandi stefnu vandlega um að vernda kirkjusjóði og tryggja að kirkjuskýrslur séu nákvæmar.

Ritarinn hefur eftirfarandi ábyrgðarskyldur:

• Skráir og leggur inn allt fjármagn sem veitt er viðtöku ásamt meðlim biskupsráðs.

• Endurskoðar fjármálayfirlit hvers mánaðar og tryggir að allt misræmi sé leyst samstundis.

• Aðstoðar biskupsráðið við að undirbúa árlega fjárhagsáætlun deildarinnar (sjá 34.6.1 og 34.6.2).

• Tryggir að meðlimir hafi aðgang að framlagsyfirliti þeirra og aðstoðar eftir þörfum.

Ritarar ættu að vera með Melkísedeksprestdæmið og með gild musterismeðmæli.

34.3

Framlög

34.3.1

Tíund

Tíund eru framlög eins tíunda af tekjum einstaklings til kirkju Guðs (sjá Kenning og sáttmálar 119:3–4; ábati er skilgreint sem tekjur). Allir meðlimir sem hafa tekjur ættu að greiða tíund.

34.3.1.2

Tíundaryfirlýsing

Biskupinn fundar með hverjum meðlim síðustu mánuði hvers árs til að taka á móti tíundaryfirlýsingum þeirra.

Öllum meðlimum er boðið að hitta biskupinn til að:

• Veita biskupnum yfirlýsingu sína sem tíundargreiðendur.

• Tryggja að skrárnar yfir framlög þeirra séu réttar.

Þegar hægt er, ætti öll fjölskyldan að mæta saman, þar á meðal börn.

34.3.2

Föstufórnir

Kirkjuleiðtogar hvetja meðlimi að lifa eftir föstulögmálinu. Það felst meðal annars í því að gefa örlátlega í föstufórn (sjá 22.2.2).

Leiðbeiningar um notkun föstusjóðs má finna í 22.5.2.

34.3.3

Trúboðssjóður

Framlög í trúboðssjóðinn eru aðallega notuð til að koma til móts við framlagsskuldbindingu fastatrúboða úr deildinni.

Framlög í hinn Almenna trúboðssjóð eru notuð af kirkjunni í heildartrúboðsstarf hennar.

34.3.7

Framlög eru ekki endurgreiðanleg

Þegar tíund og aðrar fórnargjafir eru gefnar kirkjunni, tilheyra þær Drottni. Þær eru helgaðar honum.

Stikuforsetar og biskupar upplýsa þá sem gefa í tíund og fórnargjafir að framlag þetta sé ekki endurgreiðanlegt.

34.4

Trúnaður varðandi tíund og aðrar fórnir

Upphæð tíundar og annarra fórnargjafa sem gefandinn greiðir, er trúnaðarmál. Einungis biskupinn og þeir sem hafa heimild til að vinna með eða sjá þessi framlög, ættu að hafa aðgang að þessum upplýsingum.

34.5

Meðferð kirkjusjóða

Stikuforsetinn og biskupinn tryggja að rétt sé farið með sjóði kirkjunnar. Biskupsráð og ritarar eru hvattir til að kynna sér myndbandið „Sacred Funds, Sacred Responsibilities [Helgir sjóðir, heilög ábyrgð]“ einu sinni á ári, hið minnsta.

34.5.1

Samfylgdarreglur

Samfylgdarreglan krefst þess að tveir aðilar – meðlimur biskupsráðs og ritari, eða tveir meðlimir biskupsráðs – séu virkir í starfi við að skrá og útdeila sjóðum kirkjunnar.

Leiðtogar ættu að vernda lykilorð sín og aldrei að deila þeim (sjá 33.9.1.1).

34.5.2

Taka á móti tíund og öðrum fórnargjöfum

Drottinn hefur veitt biskupum hið helga traust þess að meðtaka og skrá tíund og aðrar fórnargjafir hinna heilögu (sjá Kenning og sáttmálar 42:30–33; 119). Einungis biskupinn og ráðgjafar hans mega taka á móti tíund og öðrum fórnargjöfum. Ekki undir neinum kringumstæðum ættu eiginkonur þeirra, aðrir fjölskyldumeðlimir, ritarar eða aðrir meðlimir deildarinnar að taka á móti þessum framlögum.

34.5.3

Staðfesta og skrá tíund og aðrar fórnir

Framlög ættu að vera staðfest og skráð á þeim sunnudegi sem tekið er við þeim. Meðlimur biskupsráðsins og ritari, eða tveir meðlimir biskupsráðsins, opna hvert umslag saman. Þeir staðfesta að fjárhæðin sem er í umslaginu sé sú sama og það sem skrifað er á eyðublaðið Tithing and Other Offerings [Tíundir og aðrar fórnargjafir]. Þeir skrá hvert framlag réttilega. Ef fjárhæðin og upphæðin sem skráð er stemma ekki, hafa þeir samband við gefandann eins fljótt og auðið er til að laga misræmið.

34.5.4

Innlagnir tíundar og annarra fórna

Innlögn ætti að vera undirbúin eftir að tryggt hefur verið að skráða fjárhæðin passi við uppæðir sem tekið hefur verið á móti.

Þar sem næturhólf eru í boði, leggja meðlimur biskupsráðsins og annar Melkísedeksprestdæmishafi peninginn í bankann, sama dag og umslögin eru opnuð og staðfest.

Þar sem næturhólf eru ekki í boði og bankinn lokaður á sunnudögum, tilnefnir biskupinn Melkísedeksprestdæmishafa til að ganga frá innlögninni næsta bankadag. Hann skal:

• Tryggja að sjóðurinn sé öruggur þar til hann er lagður inn.

• Fá kvittun fyrir innlögn, sem sýnir dagsetningu og upphæð innlagnarinnar.

34.5.5

Verndun kirkjusjóða

Meðlimir sem bera ábyrgð á kirkjusjóðum mega aldrei skilja þá eftir í samkomuhúsi yfir nótt eða án eftirlits, til dæmis þegar samkomur eða athafnir standa yfir.

34.5.7

Sjá um útgjöld í stiku og deild

Ekki má greiða fyrir nokkur útgjöld stiku eða deildar nema með heimild frá ráðandi embættismanni.

Tveir leiðtogar með umboð verða að samþykkja hverja greiðslu. Annar þeirra verður að vera meðlimur forsætisráðs stiku eða biskupsráðs. Þó að ráðgjafar geti fengið heimild til að samþykkja greiðslur, verður stikuforsetinn eða biskupinn að yfirfara hverja greiðslu. Leiðtogar ættu ekki að samþykkja greiðslur til sjálfs sín.

Skriflegs leyfis stikuforsetans er krafist áður en biskup getur notað föstufórnir eða samþykkt pöntun biskups fyrir sig eða fjölskyldu sína. Skriflegs leyfis meðlims svæðisforsætisráðs er krafist áður en biskup getur notað föstufórnir eða samþykkt pöntun biskups fyrir stikuforseta eða fjölskyldu hans. Sjá 22.5.1.2 fyrir leiðbeiningar.

Meðlimur sem óskar eftir endurgreiðslu leggur fram skriflega eða rafræna kvittun eða reikning. Hann eða hún tekur einnig fram tilgang, upphæð og dagsetningu kaupanna.

Ef fjárhæð er greidd fyrir fram, verður meðlimur að leggja fram greiðslubeiðni, þar sem tilgangurinn er tekinn fram, upphæð og dagsetning. Eftir að kostnaðurinn hefur verið greiddur, leggur meðlimurinn fram (1) kvittun eða reikning fyrir vörðu fjármagni og (2) skilar öllu afgangsfjármagni. Skilað fjármagn ætti að leggja aftur inn.

34.5.9

Halda fjárhagsskýrslur

Hver stika og deild ætti að halda gilt, nákvæmt fjárhagsbókhald.

Ritarar ættu að kynna sér leiðbeiningar frá höfuðstöðvum kirkjunnar eða svæðisskrifstofu varðandi notkun og varðveislu skýrslna og greinargerða. Fjárhagsskýrslur ættu að vera varðveittar í að minnst kosti þrjú ár, auk núverandi árs.

34.6

Rekstrarsjóður og útgjöld

Greiðsluáætlun fjárhagsáætlunarinnar leggur til almenna kirkjusjóði til að greiða fyrir athafnir og starf stika og deilda.

Flestar athafnir ættu að vera einfaldar og kosta lítið sem ekkert.

34.6.1

Rekstraráætlanir stiku og deildar

Hver stika og deild gerir og rekur árlega rekstraráætlun. Stikuforsetinn stýrir rekstraráætlun stikunnar og biskupinn stýrir rekstraráætlun deildarinnar.

Leiðbeiningar má finna hér að neðan:

• Farið yfir kostnað undanfarinna ára til að tryggja að endurtekinn kostnaður sé tekinn til greina.

• Biðjið samtök um að gera nákvæma áætlun um rekstrarþarfir.

• Setjið upp rekstraráætlun með því að nota viðurkenndar aðferðir við áætlanagerð.

34.6.2

Rekstrarsjóðsheimild

34.6.2.1

Úthlutun rekstrarsjóðs

Rekstrarsjóðum er úthlutað ársfjórðungslega, byggt á mætingu í eftirfarandi flokkum:

• Sakramentissamkomu

• Piltafélaginu

• Stúlknafélaginu

• Barnafélagi fyrir 7–10 ára aldur

• Ungu einhleypu fólki

Það er mikilvægt að skrá mætingu rétt og tímanlega (sjá 33.5.1.1).

34.6.2.2

Viðeigandi notkun rekstrarsjóðs

Stikuforsetar og biskupar sjá til þess að rekstrarsjóðum sé varið skynsamlega.

Nota ætti rekstrarsjóð stiku eða deildar til að greiða fyrir allar athafnir, áætlanir, kennslubækur og birgðir.

34.6.2.3

Umframsjóður

Ekki ætti að nota umframsjóði. Umframsjóðum ætti að skila aftur til stiku.

34.7

Endurskoðanir

34.7.1

Endurskoðunarnefnd stiku

Stikuforseti sér um að skipa endurskoðunarnefnd stiku. Nefndin tryggir að fjármál stiku og deildar séu afgreidd eftir reglum kirkjunnar.

34.7.3

Endurskoðun fjármála

Endurskoðendur stiku endurskoða fjárhagsskýrslur stiku, deilda og ættarsögumiðstöðva tvisvar á ári.

Ráðandi embættismaður einingarinnar og ritarinn sem ber ábyrgð á fjármálum, ættu að vera tiltækir til að svara spurningum á meðan á endurskoðun stendur.

34.7.5

Tjón, þjófnaður, fjárdráttur eða misnotkun á sjóðum kirkjunnar

Tilkynna ætti stikuforsetanum eða formanni endurskoðunarnefndar stiku samstundis ef:

• Kirkjufé hefur glatast eða því verið stolið.

• Leiðtogi hefur stundað fjárdrátt eða misnotað kirkjusjóði.