”33 ریکارڈز اور رپورٹیں،“ عمُومی راہ نُما کِتاب سے اِقتباسات (2023)۔
”33 ریکارڈز اور رپورٹیں،“ عمُومی راہ نُما کِتاب سے اِقتباسات
33۔
ریکارڈز اور رپورٹیں
33.0
تعارف
خُداوند کی کلِیسیا میں ریکارڈ رکھنا ہمیشہ سے اہم رہا ہے۔ مثال کے طور پر:
آدم نے ”یادگاری کی کتاب“ رکھی (مُوسیٰ ۶: ۵)۔
مرونی نے سِکھایا کہ جو مسِیح کی کلِیسیا میں بپتسما پاتے ہیں اُن کے نام درج کیے جائیں تاکہ ”اُنھیں یاد رکھا جائے اور خُدا کے عمدہ کلام سے پرورش کی جائے“ (مرونی ۶: ۴)۔
جوزف سمتھ نے ہدایت کی کہ ہر وارڈ میں ”خُداوند کے حُضُور سچّائی کا اندراج کرنے“ کا ریکارڈ رکھا جائے (عقائد اور عہُود ۱۲۸:۲)۔
33.1
کلِیسیائی ریکارڈز کا جائزہ
کلِیسیائی ریکارڈ مُقدس ہیں۔ اِن کے اندر کی معلومات حساس ہوتی ہیں اور اِن کی حفاظت کرنی چاہیے۔ کلِیسیا کا ریکارڈ سسٹم بُلاہٹوں پر مبنی معلوماتِ رُکنِیّت تک رسائی کی اجازت دیتا ہے۔
ریکارڈ راہ نُماؤں کی درج ذیل طریقوں سے مدد کر سکتے ہیں:
-
نشان دہی کر سکتے ہیں کہ کس کو خاص دیکھ بھال کی ضرورت ہے۔
-
نشان دہی کرتے ہیں کہ ایک شخص نے نجات کی کون سی رسوم پا لی ہیں یا ضرورت ہے۔
-
اَرکان کی نشان دہی کرتے ہیں۔
کلِیسیائی اکائیوں میں درج ذیل اقسام کے ریکارڈ رکھے جاتے ہیں:
33.2
کلرک حضرات کے لیے عمومی ہدایات
اُن کے پاس معاصر اجازت نامہ برائے ہَیکل لازمی ہونا چاہیے۔
کلرک کلِیسیا کے فنڈز کی حفاظت کے لیے موجودہ پالیسیوں پر احتیاط سے عمل کرتے ہیں اور اِس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ کلِیسیا کے ریکارڈ درست ہوں۔ کلرک کہانتی راہ نُماؤں کو کسی بھی بے قاعدگی کے متعلق مطلع کرتے ہیں۔ اگر بے قاعدگیوں کے حل میں مُشکلات آئیں، تو کلرک حضرات کو کلِیسیائی مرکزی دفاتر میں صیغَۂ راز ریکارڈ کے دفتر سے رابطہ کرنا چاہیے۔
ٹیلی فون: 1-801-240-2053 یا 1-800-453-3860، ایکسٹینشن 2-2053
ٹول فری (جی ایس ڈی فون): 855-537-4357
ای میل: ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
اپنے فرائضِ منصبی سیکھنے اور اپنے کام میں تسلسل برقرار رکھنے کے واسطے کلرکوں کی خدمت کا دورانیہ حسبِ ضرورت ہونا چاہیے۔ چُوں کہ وہ صدارتِ سٹیک یا بشپ صاحبان کی صدارت کے رُکن نہیں ہوتے، جب صدارتِ سٹیک یا بشپ صاحبان کی صدارت کی از سر نو تنظیم کی جائے تو اُنھیں سبکدوش کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔
33.4
وارڈ کے ریکارڈز اور رپورٹیں
33.4.1
بشپ صاحبان کی صدارت
بشپ وارڈ کے ریکارڈز رکھنے کی نگرانی کرتا ہے۔
33.4.2
کلرک برائے وارڈ
ہر وارڈ میں ایک قابل، کام کرنے والا کلرک برائے وارڈ ہونا چاہیے۔ بشپ صاحبان کی صدارت اُس کی نامزدگی کرتی ہے اور صدارتِ سٹیک کا ایک رُکن یا مقرر کردہ مشیر اعلٰی بلاہٹ دیتا اور مخصوص کرتا ہے۔ اُسے ملک صدق کی کہانت اور معاصر اِجازت نامہ برائے ہیکل کا حامل ہونا چاہیے۔ وہ مجلسِ وارڈ کا رُکن ہوتا ہے۔ وہ 29.2 میں ظاہر کردہ وارڈ کی مجالس میں حاضر ہوتا ہے۔
کلرک برائے وارڈ کی بشپ صاحبان کی صدارت اور سٹیک کے کلرک حضرات تربیت کرتے ہیں۔ مدد کے لیے معاون کلرک بھی بُلائے جا سکتے ہیں۔
33.4.2.1
ریکارڈ رکھنے کی ذمہ داریاں
کلرک برائے وارڈ یا ایک مقرر کردہ معاون کلرک کی درجِ ذیل ذمہ داریاں ہیں:
-
وارڈ کی قیادتی مجالس میں کیے گئے فیصلوں اور ذمہ داریوں کا اندارج کرنا۔
-
یقینی بناتا ہے کہ ریکارڈز اور رپورٹیں درست اور بروقت ہیں۔
کلرک برائے وارڈ کو کلِیسیا کے ریکارڈ رکھنے والے آلات سے آشنا ہونا چاہیے (دیکھیے 33.0)۔ وہ اِن آلات کا استعمال قائدین کو شناخت کرنے میں مدد دینے کے لیے کرتا ہے:
-
اَرکان اور تنظمیوں کی ضروریات۔
-
وسائل کی دستیابی، بشمول مالیات
کلرک برائے وارڈ اراکین کو اپنی معلوماتِ رُکنِیّت میں کسی بھی غلطی کی اطلاع دینے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔
ریکارڈ رکھنے کی دیگر ذمہ داریوں میں درج ذیل شامل ہو سکتی ہیں:
-
یقینی بنانا کہ رسومات کو مناسب اور فوری طور پر درج کیا گیا ہے۔
-
مجلسِ وارڈ کے لیے تائیدی فارم برائے عہدے دران تیار کرنا۔
-
وارڈ کی رکنیتی مجالس کے لیے معلومات کا اندراج کرنا۔
-
مالیاتی ریکارڈ برقرار رکھنا (دیکھیے 34.2.2)۔
33.5
رُکن کی شرکت سے متعلق رپورٹیں
رُکن کی شرکت سے متعلق رپورٹیں راہ نُماؤں کو اَرکان کی پیش رفت اور ضروریات پر توجہ دینے میں مدد کرتی ہیں۔
33.5.1
اقسامِ رپورٹ
33.5.1.1
حاضری کی رپورٹیں
عِشائے ربانی کی عبادات اور اتوار کی کہانتی اور تنظیمی مجالس میں حاضری کو ایل سی آر یا ممبر ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے الیکٹرانک طور پر درج کیا جاتا ہے۔
عِشائے ربانی کی عِبادات کلرک برائے وارڈ یا نائب کلرک برائے وارڈ ہر ہفتہ عِشائے ربانی کی عِبادت کی حاضری کا اندارج کرتا ہے۔ شمار ذاتی طور پر یا سٹریمنگ کے ذریعے عبادت میں شرکت کرنے والوں کی تعداد ہے، بشمول زائرین۔
اتوار کے جماعتی اور تنظیمی مجالس۔ ہر ہفتہ حاضری کا اندراج جماعت اور تنظیم کے سیکرٹری اور صلاح کار کرتے ہیں۔ حاضری کے اندارج میں نوجوانان کے راہ نُما بھی معاونت کر سکتے ہیں۔ شمار ذاتی طور پر یا سٹریمنگ کے ذریعے عبادت میں شرکت کرنے والوں کی تعداد ہے، بشمول زائرین۔ اراکین جو وارڈ میں پرائمری یا نوجوانان کے راہ نُماؤں کی حیثیت سے خدمت کر رہے ہیں اُنھیں بھی حاضری میں شمار کیا جاتا ہے۔
کلرک برائے وارڈ کسی بھی تنظیم کے لیے حاضری کا اندراج کر سکتا ہے۔
33.5.1.2
خدمت گزاری کے انٹرویوز
دیکھیے 21.3۔
33.5.1.3
سہ ماہی رپورٹ
رپورٹ میں ہر ہندسہ ایک حقیقی شخص کی نمائندگی کرتا ہے جس کی منفرد ضروریات ہوتی ہیں (دیکھیے ہیلمین ۱۵: ۱۳)۔
سہ ماہی رپورٹ مفید معلومات پر مشتمل ہوتی ہے جو راہ نُماؤں کو بصیرت مہیا کر سکتی ہے جب وہ اپنی خدمتی کاوشوں کے لیے الہام کے خواہاں ہوتے ہیں۔
سٹیک اور وارڈ کے راہ نُما افراد کی پیش رفت کا جائزہ لینے کے لیے باقاعدگی سے سہ ماہی رپورٹ کو دیکھتے ہیں۔
ہر وارڈ سہ ماہی رپورٹ مکمل کرتی اور کلِیسیائی مرکزی دفاتر میں جمع کرواتی ہے۔ کلرک بشپ کے ساتھ رپورٹ کا جائزہ لیتا ہے اور اِسے ہر سہ ماہی کے اختتام کے بعد آیندہ ماہ کی 15 تاریخ سے قبل جمع کرواتا ہے۔
33.5.2
رُکنِیّتی فہرستیں
کلِیسیا کے ریکارڈ رکھنے والے آلات راہ نُماؤں کو رُکنِیّتی فہرستوں تک رسائی مہیا کرتے ہیں۔ یہ فہرستیں راہ نُماؤں کی درج ذیل شناخت کرنے میں مدد کر سکتی ہیں:
-
کون سے اراکین نے ابھی تک رسومات نہیں پائی ہیں جن کے وہ لائق ہیں۔
-
کون سے نوجوان لڑکے اور لڑکیاں فریضہِ مُنادی کی خدمت کرنے کے لائق ہیں۔
-
کون سے نوجوانان کے پاس حالیہ اجازت نامہ برائے ہَیکل نہیں ہے۔
-
کون سے نوجوانان کو بشپ صاحبان کی صدارت کے رُکن کے ساتھ مُلاقاتوں کے اوقات کار طے کرنے کی ضرورت ہے۔
جماعتی اور تنظیمی راہ نُماؤں کو اُن لوگوں کی فہرستوں کی رسائی ہونی چاہیے جو اُن کی جماعت یا تنظیم سے تعلق رکھتے ہیں۔
33.6
رُکنِیّت کے ریکارڈز
رُکنِیّت کے ریکارڈز میں رُکن کا نام، معلوماتِ رابطہ، رسومات کی تفصیل، اور دیگر اہم معلومات شامل ہوتی ہیں۔
رُکنِیّت کا ریکارڈ اُسی وارڈ میں رکھنا چاہیے جس میں وہ رُکن سکونت پذیر ہو۔ مستثنیات، جو شاذ و نادر ہی ہونے چاہئیں، اِس میں بشپ صاحبان اور صدور سٹیک کی رضامندی درکار ہوتی ہے۔ استثنیٰ کی درخواست کرنے کے لیے، صدرِ سٹیک صدارتِ اوّل کے دفتر میں درخواست جمع کروانے کے لیے ایل سی آر کا استعمال کرتا ہے۔
درجِ ذیل کام فوری طور پر سر انجام دینا لازم ہے:
-
رُسُوم کی معلومات کا اندراج۔
-
وارڈ سے جانے یا آنے والے اراکین کے ریکارڈز کی منتقلی۔
-
نئے اراکین اور رُکن والدین کے نئے بچّوں کے ریکارڈز کی تخلیق۔
-
کسی رُکن کی وفات کا اندراج۔
-
شادی اور کنبہ کی معلومات کا اندراج۔
بشپ یا صدرِ سٹیک یہ یقینی بناتا ہے کہ کسی رُکن کا ریکارڈ رُکنِیّت کے مطابق مناسب وارڈ میں موجود ہے اِس سے قبل کہ وہ اُس کا انٹرویو درجِ ذیل پانے کے لیے کرے:
-
کلِیسیائی بُلاہٹ۔
-
اِجازت نامہ برائے ہَیکل۔
-
ملکِ صدق کی کہانت پائے یا کہانت کے ایک عہدے میں مقرر کیا جائے۔
وہ یہ بھی یقینی بناتا ہے کہ ریکارڈ میں درج ذیل میں سے کوئی بھی شامل نہیں ہے:
-
تشریح
-
سربمہری یا رسم کی پابندی سے متعلق رائے
-
رسمی رُکنیتی پابندیاں
کسی بھی حالات میں ریکارڈزِ رُکنِیّت کو بشپ یا کلرک کے علاوہ کسی کو بھی دِکھایا نہیں جا سکتا ہے۔
اراکین اپنی ذاتی اور گھر پر رہنے والے کسی بھی زیر کفالت بچّوں کی معلوماتِ رُکنِیّت کو ممبر ٹولز ایپ پر دیکھ سکتے ہیں۔ وہ کلرک سے اپنی انفرادی رسومات کے خلاصوں کی پرنٹ شدہ کاپیوں کی بھی درخواست کر سکتے ہیں۔ اگر غلطیاں پائی جائیں، تو کلرک یقینی بناتا ہے کہ اُنھیں رُکنِیّت کے ریکارڈز میں درست کیا جائے۔
33.6.1
کلِیسیائی ریکارڈز میں استعمال کیے گئے نام
کسی شخص کا پورا قانونی نام، جیسا کہ مقامی قانون یا رواج کے ذریعے بیان کیا گیا ہے، رُکنِیّت کے ریکارڈ اور اسنادِ رسومات پر استعمال کیا جانا چاہیے۔
33.6.2
اَرکانِ ریکارڈ
ذیل کے افراد رُکنِ ریکارڈ ہیں اور اِن کا رُکنِیّت کا ریکارڈ ہونا چاہیے:
-
وہ جو بپتسما اور استحکام پا چُکے ہوں
-
وہ جو 9 برس سے کم عمر کے ہیں جن کو برکت دی گئی ہے مگر بپتِسما نہیں ہُوا
-
وہ جو ذہنی مٰعذوری کی بدولت جواب دہ نہیں ہیں، عمر سے قطعِ نظر
-
9 برس سے کم عمر غیر برکت یافتہ بچّے جب ذیل میں سے دونوں کا اطلاق ہو:
-
والدین یا دادا دادی میں سے کم از کم ایک کلِیسیا کا رُکن ہو۔
-
دونوں والدین ریکارڈ تخلیق کرنے کی اجازت دیں۔ (اگر والدین میں سے صرف ایک کو بچّے کی قانونی تحویل حاصل ہو، اُس اکیلے والدین کی اجازت کافی ہو گی)۔
-
9 یا زائد عمر کا شخص جس کا رُکنِیّت کا ریکارڈ ہے مگر بپتِسما اور استحکام یافتہ نہیں ہے رُکنِ ریکارڈ نہیں ہے۔ البتہ، جس وارڈ میں شخص سکونت پذیر ہے اُس شخص کے 18 برس کا ہونے تک رُکنِیّت کا ریکارڈ قائم رکھا جاتا ہے۔ اُس وقت، اگر وہ شخص بپتسما نہ لینے کا انتخاب کرے، تو بشپ رُکنِیّت کے ریکارڈ کو منسوخ کر دیتا ہے۔ صدرِ سٹیک کی اجازت درکار ہوتی ہے۔
اُن لوگوں کے ریکارڈ منسوخ نہیں کیے جاتے جنہوں نے ذہنی معذوری کی وجہ سے بپتسما نہیں لیا ہے ماسوائے وہ شخص یا قانونی سرپرست بشمول والدین مِیں سے کوئی ایک درخواست نہ کرے۔
33.6.3
نئے اراکینِ وارڈ کے ریکارڈز
کلرک برائے وارڈ یا نائب کلرک برائے وارڈ انفرادی رسومات کی درستگی کا جائزہ لینے کے لیے نئے اَرکانِ وارڈ سے رابطہ کرتا ہے جب ان کی رُکنِیّت کے ریکارڈز آتے ہیں۔
33.6.6
اپنی جغرافیائی وارڈ سے باہر خدمت کرنے والے اراکین کے ریکارڈز
33.6.6.2
کُل وقتی مُنادوں کے ریکارڈز
دیکھیے 24.6.2.8۔
33.6.13
طلاق یافتہ والدین کے بچّوں کے ریکارڈز
تمام رُکنِیّت کے ریکارڈز میں شخص کا قانونی نام استعمال کیا جاتا ہے، جیسے مقامی قانون یا رواج میں بیان کیا گیا ہے۔ اِس میں اُن والدین کے بچّے شامل ہیں جن کی طلاق ہو چُکی ہو۔
طلاقہ یافتہ والدین کے بچّے اکثر دونوں والدین کی وارڈ میں کلِیسیائی عبادات میں شریک ہوتے ہیں۔ اگرچہ صرف ایک اکائی بچّوں کے باضابطہ رُکنِیّت کے ریکارڈز رکھ اور اَپ ڈیٹ کر سکتی ہے، دوسری وارڈ میں اکائی سے باہر رُکن کا ریکارڈ بنایا جا سکتا ہے جس میں وہ جاتا ہے۔ یہ بچّے کے نام اور رابطہ کی معلومات کو وارڈ کی فہرستوں اور کلاس رولز میں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
اکائی سے باہر رُکن کے ریکارڈ والے بچّے اُس اکائی میں بُلاہٹ پا سکتے ہیں۔
33.6.15
رُکنِیّت کے ریکارڈز کو منتقل کرنے پر پابندیاں
اگر کوئی رُکن رُکنِیّت کی رسمی پابندیوں یا کسی اور سنگین تشویش کے زیر التواء ہونے کے دوران منتقل ہوتا ہے، تو بشپ یا ایک مجاز کلرک رُکنِیّت کے ریکارڈ پر منتقلی کی پابندی لگا سکتا ہے۔ وہ ایسا کرنے کے لیے ایل سی آر استعمال کرتا ہے۔
ریکارڈ جس پر منتقلی کی پابندی عائد ہو اُسے نئی اکائی میں منتقل نہیں کیا جاتا جب تک کہانتی راہ نُما جس نے پابندی لگائی ہو اِسے ہٹانے کی اجازت نہ دے۔
33.6.16
”نامعلوم پتہ“ والی فائل سے ریکارڈز
بعض اوقات ایک رُکن تب ڈھونڈا جاتا ہے جب اُس کا ریکارڈ کلِیسیائی مرکزی دفاتر کی جانب سے ”نامعلوم پتہ والی فائل“ میں ڈالا جا چُکا ہوتا ہے۔ ایسی صورت حال میں کلرک برائے وارڈ ایل سی آر کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈ کی درخواست کرتا ہے۔
33.6.17
معلوماتِ رُسُوم کو درج اور درست کرنا
دیکھیے باب 18۔
33.6.19
رُکنِیّت کے ریکارڈز کا آڈٹ
ہر سال کلرک برائے سٹیک یا نائب کلرک برائے سٹیک یقینی بناتا ہے کہ ہر وارڈ میں ایل سی آر کا استعمال کرتے ہوئے رُکنِیّت کے ریکارڈز کا آڈٹ منعقد کیا جائے۔ آڈٹس کو ہر سال 30 جون تک مکمل کر لیا جانا چاہیے۔
33.7
تاریخی ریکارڈز
33.7.1
وارڈ اور سٹیک کی تواریخ
خُداوند نے حُکم دیا ہے کہ اُس کی کلِیسیا سے متعلق ”تمام اہم معاملات کی تاریخ“ رقم کی اور رکھی جائے (عقائد اور عہُود ۶۹: ۳؛ مزید دیکھیں آیت ۵؛ ایلما ۳۷: ۲)۔
کلِیسیا میں ہر اکائی کو اکائی کے تمام اہم معاملات کو تحریر کرنا ہے۔
تاریخ رقم کرنا رُوحانی کام ہے جو اُن کے ایمان کو تقویت دے گا جو اِسے لکھتے اور پڑھتے ہیں۔
کلرک برائے سٹیک یا نائب کلرک برائے سٹیک، تاریخِ سٹیک تیار کرتا ہے۔ بشپ صاحبان کی صدارت وارڈ کے لیے یکساں طریقۂ کار کی پیروی کرتی ہے۔ سٹیک، ڈسٹرکٹ، اور مشن کی سالانہ تاریخ سے متعلق ہدایات ChurchofJesusChrist.org پر دستیاب ہیں۔
33.8
ریکارڈز کی رازداری
کلِیسیا کے ریکارڈ راز دارانَہ ہوتے ہیں، چاہے وہ کاغذ یا ڈیجیٹل طور پر موجود ہوں۔ اِن میں شامل ہیں:
-
رُکنِیّت کے ریکارڈز۔
-
مالیاتی ریکارڈز۔
-
مجالس سے نوٹس۔
-
باضابطہ فارم اور دستیاویزات (بشمول رُکنِیّتی مجالس کے ریکارڈز)۔
راہ نُما یقینی بناتے ہیں کہ جو معلومات اَرکان سے اکھٹی کی جاتی ہیں:
-
کلِیسیا کی ضرورت تک محدود ہوں۔
-
صرف کلِیسیا کے منظور شدہ مقاصد کے لیے استعمال کی جائیں۔
-
صرف اُنھیں فراہم کریں جو اِن کو استعمال کرنے کے مجاز ہوں۔
جو معلومات الیکٹرانک طور پر سٹور کی جاتی ہیں اُنھیں مناسب طور پر محفوظ اور حفاظت سے رکھنا لازم ہے (دیکھیے 33.9.1)۔
33.9
اِنتظام ریکارڈز
33.9.1
تحفظ
کلِیسیا کے تمام ریکارڈز، رپورٹیں، اور ڈیٹا کو غیر مجاز رسائی، تبدیلی، تباہی یا انکشاف سے محفوظ بنانا چاہیے۔ یہ معلومات محفوظ مقام پر رکھی جانی چاہیے۔
کلِیسیائی ملکیت والے آلات یا سٹوریج میڈیا کے گم یا چوری ہونے کی اطلاع فوری طور پر incidents.ChurchofJesusChrist.org پر دی جانی چاہیے۔ کلِیسیائی معلومات کے غلط استعمال کی بھی فوری اطلاع دینی چاہیے۔
33.9.1.1
صارف کا نام اور پاس ورڈ
صدورِ سٹیک،بشپ صاحبان، اور دیگر راہ نُماؤں کو کبھی بھی اپنے کلِیسیائی صارف نام اور پاس ورڈ مشیروں، کلرکوں، ایگزیکٹو سیکرٹریوں، یا دوسروں کو نہیں بتانا چاہیے۔
33.9.1.3
ڈیٹا کی رازداری
بہت سے ممالک نے ڈیٹا کے تحفظ کے قوانین بنائے ہیں جو ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کو منظم کرتے ہیں۔ اِس میں رُکنِیّت کے ریکارڈز اور دیگر کلِیسیائی ریکارڈز شامل ہیں جو افراد کی شناخت کرتے ہیں۔ جو راہ نُما کلِیسیائی ریکارڈ کے مقامی انتظام پر تحفطِ ڈیٹا قوانین کے اطلاق سے متعلق سوالات رکھتے ہیں وہ کلِیسیائی ڈیٹا پرائیویسی آفس سے DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org پر رابطہ کر سکتے ہیں۔