33.

Записи и Извештаи

33.0

Вовед

Водењето евиденција отсекогаш било важно во Црквата на Господ. На пример:

Адам чувал „Кинига на сеќавања“ (Мојсеј 6:5).

Морони поучува дека имињата на оние кои беа крстени во Црквата на Христос беа запишани за „да бидат запамтени и хранети со доброто Божјо слово (Морони 6:4).

Џозеф Смит дава упатства дека треба да се повика записничар во секој оддел за „да остави запис за вистината пред Господ“ (Учењата и Заветите 128:2).

33.1

Преглед на Црковните Записи

Црковните записи се свети. Информациите во нив се чувствителни и треба да се заштитат. Системите на црковни записи дозволуваат пристап до податоците за членство врз основа на повици.

Записите може да им помогнат на водачите:

• Да идентификуваат кој може да има потреба од посебна нега.

• Да идентификуваат кои обреди за спасение едно лице ги примило или има потреба да ги прими.

• Да ги лоцираат членовите.

Следните видови на записи се чуваат во црковните единици:

• Извештаи за учество на членовите (види 33.5)

• Членски записи (види 33.6)

• Историски записи (види 33.7)

• Финансиска евиденција (види поглавје 34)

33.2

Општи упатства за Слубеници

Тие треба да имаат важечка храмска препорака.

Службениците внимателно ги следат тековните политики за да ги заштитат црковните средства и да се осигураат дека црковните записи се точни. Службениците веднаш ги известуваат водачите за свештенството за какви било неправилности. Ако се појават тешкотии во разрешување на неправилностите, службениците треба да ја контактираат Канцеларијата за Доверливи Записи во седиштето на Црквата.

Телефон: [phone] или 1-800-453-3860, локал 2-2053

Бесплатен (GSD телефон): 855-537-4357

е-пошта: [e-mail]

Времетраењето на служба на службеникот мора да биде доволна за да им овозможи да ги научат своите должности и да го зачуваат континуитетот во нивната работа. Бидејќи тие не се членови на претседателството на кол или на епископија, треба да се ослободат кога претседателството на кол или на епископија добива нов состав.

33.4

Записи и Извештаи на Оддел

33.4.1

Претседателство на Епископија

Епископот го надгледува водењето евиденција за оддел.

33.4.2

Службеник на Оддел

Секој оддел треба да има квалификуван, функционален службеник на оддел. Него го препорачува претседателот на епископијата и го повикува и издвојува член на претседателството на кол или назначен висок советник. Тој треба да биде носител на Мелхиседеково Свештенство и да има важечка храмска препорака Службеникот е член на советот на оддел Тој присуствува на средбите на оддел како што е наведено во 29.2.

На службеникот на оддел упатства му даваат претседателството на епископија и службениците на кол. Може да се повикаат помошници од одделот за да помогнат.

33.4.2.1

Одговорности при водење-евиденција

Службеникот на оддел, или неговиот назначен помошник, ги имаат следните одговорности:

• Да водат евиденција за задачите и одлуките донесени на состаноците на раководството на оддел.

• Да осигураат записите и извештаите да се точни и навремени.

Службеникот на оддел треба да биде запознаен со црковните алатки за водење евиденција (види 33.0). Тој ги користи овие алатки за да им помогне на водачите да ги идентификуваат:

• Потребите на членовите и организациите

• Достапноста на ресурси, вклучувајќи ги и финансиите.

Службениците на оддел ги охрабруваат членовите да пријават било какви грешки во податоците за нивното членство.

Други задачи за водење евиденција може да вклучуваат:

• Осигурување дека обредите се правилно и навремено евидентирани.

• Подготовка на Формулар за Поддршка на Службеници за конференција на оддел.

• Информации за запис за советите на членство на оддел.

• Одржување на финансиска евиденција (види 34.2.2).

33.5

Извештаи за Учеството на Членовите

Извештаите за членско учество им помагаат на водачите да се фокусираат на напредокот и потребите на членовите.

33.5.1

Видови на Извештаи

33.5.1.1

Извештаи за Присуство

Присуството на сакраменталните средби и неделните организиациски и состаноци на свештенството се заведува електронски користејќи ги РВС или Членски Алатки.

Сакраментална Средба. Присуството на сакраменталните средби се заведува секоја недела од службеник на оддел или неговиот асистент. Се пребројува бројот на присутни на средбата лично или преку интернет, вклучувајќи посетители.

Неделен Состаноци на Кворум и Организациски Состаноци. Присуството се заведува секоја недела од секретарите на кворум и организација и нивните советници. Водачите за млади може исто така да асистираат при заведување на присуство. Се пребројува бројот на присутни на средбата лично или преку интернет, вклучувајќи посетители. Членовите кои служат во Основно или како младински водачи во одделот, се вклучени и како присутни.

Службеникот на оддел може да евидентира присуство во име на било која организација.

33.5.1.2

Извештаи од Интервјуа за Служење

Види 21.3.

33.5.1.3

Квартален Извештај

Секоја бројка во извештајот претставува вистинска личност која има единствени потреби (види Хеламан 15:13).

Кварталниот Извештај содржи корисни информации кои можат да им дадат на водачите сознанија додека бараат инспирација за нивните напори за служење.

Водачите на кол и оддел редовно се повикуваат на Кварталниот Извештај за да го проверат напредокот на поединците.

Секој оддел пополнува и поднесува Квартален Извештај до црковното седиште. Службеникот го проверува извештајот со епископот и го доставува пред 15-ти во месецот по завршување на секое тримесечје.

33.5.2

Листа на Членови

Црковните алатки за водење на евиденција ги обезбедуваат водачите со листи на членови. Овие листи може да им помогнат на водачите да идентификуваат:

• Кои членови сѐ уште ги немаат добиено обредите за кои ги исполнуваат условите.

• Кои млади мажи и млади жени се подобни да служат мисија.

• Кои млади имаат храмска препорака.

• Кои млади треба да закажат средба со член на претседателство на епископија.

Водачите на кворум или организација треба да имаат пристап до листите на оние кои припаѓаат на нивниот кворум или организација.

33.6

Членски Записи

Членските записи ги вклучуваат имињата на членовите, контакт информациите, детали за обредот и други суштински информации.

Членските записи треба да се чуваат во одделот каде живее членот. Исклучоците, кои би требало да бидат ретки, бараат согласност од вклучените епископи и претседатели на кол. За да се побара исклучок, претседателот на кол ги користи РВС за да поднесе барање до Канцеларијата на Првото Претседателство.

Од суштинско значење е веднаш да се направи следното:

• Да се заведат информациите за обредот.

• Да се префрлат записите за членовите кои се доселиле или отселиле од одделот.

• Да се создадат записи за новите членови и за новите деца на родителите нови членови.

• Да се запише смртта на членот.

• Да се запишат податоци за бракот и домаќинството.

Епископот или претседател на кол треба да осигура членскиот запис да биде во соодветен оддел пред членот да биде интервјуиран за да добие:

• Црковен повик

• Храмска препорака

• Да добие Мелхиседеково Свештенство или да биде ракоположен за тоа свештенство.

Тој треба да осигура записот да не вклучува било кој од следните:

• анотација

• коментар за ограничување на запечатување или обред

• Формално ограничувања за членство

Под никакви околности, членските записи не смеат да се даваат или покажуваат на кој било друг освен на епископот или на службеникот.

Членовите може да ги видат сопствените податоци за членство и за било кое малолетно дете што живее во нивниот дом преку Апл Членски Алатки. Тие можат да побараат и печатени примероци за нивните Индивидуални Резимеа на Обреди од службеникот. Ако се пронајдат грешки, службеникот гарантира дека тие се корегирани на членските записи.

33.6.1

Имиња Користени во Црковните Записи

Целосното правно име на лицето, како што е дефинирано според локалниот закон или обичај, мора да се користи во евиденцијата за членство и во сертификатите за обред.

33.6.2

Заведени Членови

Следните поединци се заведени членови и треба да имаат членски запис:

• Оние кои се крстени и потврдени

• Оние под 9 години кои примиле благослов но не се крстени

• Оние кои не одговараат поради интелектуална попреченост, без разлика на возраста

• Деца под 9 години кои не примиле благослов кога се применуваат двете од следниве:

  • Најмалку еден од родителите или бабата и дедото се членови на Црквата

  • И двајцата родители даваат согласност за да се создаде запис. (Ако еден родител има законско старателство над детето, дозволата од тој родител е доволна.)

Лице кое наполнило 9 години или постаро и кое има членски запис но не е крстено и потврдено не се заведува. Меѓутоа, одделот во кој лицето живее го чува записот за членство сѐ додека лицето не наполни 18 години. Дури тогаш, ако лицето избере да не биде крстено, епископот го откажува членскиот запис. Потребно е одобрение од претседателот на кол.

Записите не се откажуваат за оние кои не се крстени поради интелектуална попреченост сѐ додека не се побара одобрение од лицето или законски старател, вклучувајќи и родител

33.6.3

Записи на Членовите од Нов Оддел

Службеник на оддел или негов асистент стапуваат во контакт со новите членови на оддел веднаш штом ќе пристигнат нивните членски записи за да се провери точноста на Резимето на Индивидуални Обреди.

33.6.6

Записите на Членовите кои Служат Надвор од Својот Георафски Оддел

33.6.6.2

Записи на Полновремени Мисионери

Види 24.6.2.8.

33.6.13

Записи на Деца на Разведени Родители

Сите членски записи користат законско име на лицето, како што е дефинирано според локалните закони или обичаи Ова вклучува деца на родители кои се разведени.

Деца со разведени родители често присуствуваат на црковните средби во одделите на двата родитела. Додека само една единица може да го ажурира официјалниот членски запис на детето, членски запис надвор-од-единица може да се создаде за другиот оддел каде што тоа присуствува. Ова дозволува името на детето и контакт информациите да бидат вклучени на списоците за оддел и клас.

Децата со членски запис надвор-од-единица можат да добиваат повик во таа единица.

33.6.15

Отстранување на Ограничувања на Членските Записи

Ако член се пресели во очекување на формални ограничувања неговиот членски запис или друга сериозна загриженост, епископот или овластен службеник може да го префрли ограничувањето на членскиот запис. Тој ги користи РВС за да го стори тоа.

Запис кој содржи префрлено ограничување не се отстранува во новата единица сѐ додека свештенскиот водач кој го поставил ограничувањето не го одбри неговото отстранување.

33.6.16

Записи од Датотеката „Непозната адреса“

Понекогаш член е лоциран откако неговиот запис се префрли во „датотеката непозната адреса“ во седиштето на Црквата. Во ваква ситуација, службеникот на оддел го бара записот користејќи ги РВС.

33.6.17

Заведување и Исправка на Обредните Информации

Види поглавје 18.

33.6.19

Ревизија на Евиденција за Членство

Секоја година службеникот на оддел или асистентот на службеникот на оддел треба да обезбедат ревизијата на членските записи да се спроведе во секој оддел користејќи ги РВС. Ревизиите треба да се завршат најдоцна до 30 јуни секоја година.

33.7

Историски Записи

33.7.1

Истории на Оддел и Кол

Господ заповедал да се пишува и чува запис „на сѐ што е важно“ во врска со Неговата Црква (Учењата и Заветите 69:3; види и стих 5; Алма 37:2).

Секоја црковна единица е за да се документираат сите важни работи во врска со единицата.

Водењето историја е духовно дело што ќе ја зајакне верата за оние кои ја пишуваат и читаат.

Службеникот на кол или неговиот асистент ја подготвуваат историјата на кол. Претседателството на епископија следи сличен пристап за одделот. Упатства се достапни на Годишна Историја на Округ, Кол и Мисија на ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Доверливост на Записи

Записите на Црквата се доверливи, без разлика дали постојат на хартија или дигитално. Ова вклучува:

• Членски Записи

• Финансиска евиденција

• Белешки од средбите

• Официјалните формулари и документи (вклучувајќи и записите од советот на членство).

Водачите се грижат информациите што се собираат од членовите да се:

• Да се ограничат на она што го бара Црквата.

• Да се користат само за одобрени црковни цели.

• Да се дадат само на оние кои имаат овластување да ги користат.

Информациите што електронски се складираат мора да се чуваат безбедно и да бидат соодветно заштитени (види 33.9.1).

33.9

Управување со записи

33.9.1

Заштита

Сите црковни записи, извештаи и податоци треба да бидат заштитени од неовластен пристап, промена, уништвуње или откривање. Овие податоци треба да се чуваат на безбедно место.

Изгубени или украдени црковни уреди или носачи на податоци треба веднаш да се пријават на incidents.ChurchofJesusChrist.org. Злоупотребата на црковни информации треба исто така да се пријави.

33.9.1.1

Кориснички имиња и Лозинки

Претседателите на кол, епископите и другите водачи никогаш не треба да го споделуваат нивното црковно корисничко име и лозинка со советниците, службениците и извршните секретарки, или другите.

33.9.1.3

Приватност на Податоци

Многу држави имааат зајакнати закони за заштита на податоци што го регулираат процесуирањето на личните податоци. Ова ги вклучува информациите во членските запис и другите црковни записи што ги идентификуваат поединци. Водачите кои имаат прашања во врска со апликацијата на законот за заштита на податоци до локалното управување со црковни записи може да ја контактираат канцеларијата за приватност на црковните податоци на [e-mail].