33.

Kumbukumbu na Ripoti

33.0

Utangulizi

Utunzaji wa kumbukumbu siku zote umekuwa muhimu katika Kanisa la Bwana. Kwa mfano:

Adamu alitunza “kitabu cha ukumbusho” (Musa 6:5).

Moroni alifundisha kwamba majina ya wale waliobatizwa kwenye Kanisa la Kristo yalikuwa yamewekewa kumbukumbu ili “waweze kukumbukwa na kulishwa kwa neno zuri la Mungu”.(Moroni 6:4).

Joseph Smith alielekeza kwamba mweka kumbukumbu anapaswa kuitwa katika kila kata ili “kutengeneza kumbukumbu ya kweli mbele za Mungu” (Mafundisho na Maagano 128:2).

33.1

Muhtasari juu ya Kumbukumbu za Kanisa

Kumbukumbu za Kanisa ni takatifu. Taarifa zilizomo ni nyeti na zinapaswa kulindwa. Mifumo ya kumbukumbu za Kanisa inaruhusu kuingia kwenye taarifa za uumini kulingana na miito.

Kumbukumbu zinaweza kuwasaidia viongozi:

• Watambue nani anaweza kuhitaji uangalizi maalumu.

• Watambue ibada zipi za wokovu mtu amezipokea au anaweza kuzihitaji.

• Wajue mahali walipo waumini.

Aina zifuatazo za kumbukumbu zinatunzwa katika vitengo vya Kanisa:

• Ripoti ya ushiriki wa muumini, (ona 33.5).

• Kumbukumbu za uumini (ona 33.6)

• Kumbukumbu za kihistoria ona 33.7).

• Kumbukumbu za fedha (ona sura ya 34).

33.2

Maelekezo ya Jumla kwa ajili ya Makarani

Wanapaswa kuwa na kibali hai cha hekaluni.

Makarani kwa uangalifu wanafuata sera zilizopo ili kulinda fedha za Kanisa na kuhakikisha kwamba kumbukumbu za Kanisa ni sahihi. Makarani bila kuchelewa wanawataarifu viongozi wa ukuhani juu ya mapungufu yoyote. Ikiwa matatizo yanatokea katika kutatua mapungufu, makarani wanapaswa kuwasiliana na Ofisi ya Kumbukumbu za Siri makao makuu ya Kanisa.

Simu: 1-801-240-2053 au 1-800-453-3860, extension 2-2053

Piga bure (Simu GSD): 855-537-4357

Barua pepe: [e-mail]

Muda wa huduma za karani unapaswa kuwa wa kutosha kwa ajili yao kujifunza kazi zao na kutunza uendelevu katika kazi yao. Kwa sababu wao siyo washiriki wa urais wa kigingi au uaskofu, hawahitaji kupumzishwa wakati urais wa kigingi au uaskofu unapopangwa upya.

33.4

Kumbukumbu na Ripoti za Kata

33.4.1

Uaskofu

Askofu anasimamia utunzaji wa kumbukumbu za kata.

33.4.2

Karani wa Kata

Kila kata inapaswa kuwa na karani wa kata aliyekidhi vigezo na anayefanya kazi. Anapendekezwa na uaskofu na kuitwa na kusimikwa na mshiriki wa urais wa Kigingi au mshauri mkuu aliyepewa jukumu. Anapaswa kuwa na Ukuhani wa Melkizedeki na awe na kibali hai cha hekaluni. Yeye ni mshiriki wa baraza la kata. Anahudhuria mikutano ya kata kama inavyooneshwa katika 29.2.

Karani wa kata anaelekezwa na uaskofu pamoja na makarani wa kigingi. Makarani wasaidizi wa kata wanaweza kuitwa ili kusaidia.

33.4.2.1

Majukumu ya Utunzaji wa Kumbukumbu

Karani wa kata, au karani msaidizi aliyepewa jukumu, ana majukumu yafuatayo:

• Kuweka kumbukumbu za majukumu na maamuzi yaliyofanywa katika mikutano ya uongozi wa kata.

• Kuhakikisha kwamba kumbukumbu na ripoti ni sahihi na ni za wakati muafaka.

Karani wa kata anapaswa kuwa mzoefu na vifaa vya kutunzia kumbukumbu za Kanisa (ona 33.0). Anatumia vifaa hivi ili kuwasaidia viongozi watambue:

• Mahitaj ya waumini na vikundi.

• Upatikanaji wa nyenzo, ikijumuisha fedha.

Makarani wa kata wanawahimiza waumini watoe taarifa za makosa yoyote katika taarifa zao za uumini.

Majukumu mengine ya utunzaji wa kumbukumbu yanaweza kujumuisha:

• Kuhakikisha kwamba ibada zinawekewa kumbukumbu kikamilifu na papo hapo.

• Kutayarisha Fomu za Maafisa Wanaopigiwa Kura ya Kukubaliwa kwa ajili ya mkutano wa kata.

• Kuweka taarifa za kumbukumbu kwa ajili ya mabaraza ya uumini ya kata.

• Kutunza kumbukumbu za fedha (ona 34.2.2).

33.5

Ripoti ya Ushiriki wa Muumini

Ripoti ya ushiriki wa muumini inawasaidia viongozi wafokasi kwenye maendeleo na mahitaji ya waumini.

33.5.1

Aina za Ripoti

33.5.1.1

Ripoti za Mahudhurio

Mahudhurio kwenye mikutano ya sakramenti na mikutano ya Jumapili ya ukuhani na vikundi inarekodiwa kielekroniki kwa kutumia LCR au Vifaa vya Muumini.

Mkutano wa Sakramenti. Mahudhurio kwenye mkutano wa sakramenti yanarekodiwa kila wiki na karani wa kata au karani msaidizi wa kata. Hesabu ni idadi ya watu waliohudhuria mkutano katika jengo la mkutano au kwa kutiririsha, ikijumuisha wageni.

Mikutano ya Jumapili kwa akidi na Vikundi. Mahudhurio yanarekodiwa kila wiki na makatibu wa akidi na vikundi. Viongozi wa vijana wanaweza pia kusaidia katika kurekodi mahudhurio. Hesabu ni idadi ya watu waliohudhuria mkutano katika jengo la mkutano au kwa kutiririsha, ikijumuisha wageni. Waumini wanaohudumu katika Msingi au kama viongozi wa vijana ndani ya kata pia wanaongezwa kama wanaohudhuria.

Karani wa kata anaweza kurekodi mahudhurio kwa niaba ya kikundi chochote.

33.5.1.2

Ripoti za Usaili wa Uhudumiaji

Ona 21.3.

33.5.1.3

Ripoti ya Kila Robo Mwaka

Kila namba katika ripoti inamwakilisha mtu halisi ambaye ana mahitaji ya kipekee (ona Helamani 15:13)

Ripoti ya kila Robo Mwaka ina taarifa muhimu ambayo inaweza kuwapatia utambuzi viongozi wakati wanapotafuta mwongozo wa kiungu kuhusu jitihada zao za kuhudumu.

Viongozi wa kigingi na kata wanarejelea kwenye Ripoti ya kila Robo Mwaka mara kwa mara ili kurejea upya maendeleo ya watu binafsi.

Kila kata inakamilisha na kutuma Riport ya Kila Robo Mwaka kwenye Makao makuu ya Kanisa. Karani anarejea upya ripoti akiwa na askofu na kuituma kabla ya tarehe 15 ya mwezi unaofuatia mwisho wa kila robo.

33.5.2

Orodha za Uumini

Vifaa vya kutunza kumbukumbu vya Kanisa vinawapa viongozi fursa ya kuingia kwenye orodha ya uumini. Orodha hizi zinaweza kuwasaidia viongozi watambue:

• Ni waumini gani bado hawajapokea ibada ambazo wanastahili kuzipokea.

• Wavulana na wasichana gani wanastahili kuhudumu misheni.

• Vijana gani hawana vibali hai vya hekaluni.

• Kijana yupi anahitaji kupangiwa kukutana na mshiriki wa uaskofu.

Viongozi wa akidi na vikundi wanapaswa kuwa na fursa ya kuingia kwenye orodha ya wale walio wa akidi yao au kikundi chao.

33.6

Kumbukumbu za Uumini

Kumbukumbu za uumini zinajumuisha majina ya waumini, taarifa za mawasiliano, maelezo ya kina kuhusu ibada, na taarifa zingine za muhimu.

Kumbukumbu za uumini zinapaswa kutunzwa katika kata ambapo muumini anaishi. Upekee, ambao unapaswa kuwa adimu unahitaji ridhaa ya maaskofu, na marais wa vigingi. Ili kuomba jambo lenye upekee, rais wa kigingi anatumia LCR kutuma ombi kwenye Ofisi ya Urais wa Kwanza.

Ni muhimu kufanya yafuatayo bila kuchelewa:

• Weka kumbukumbu ya taarifa ya ibada.

• Hamisha kumbukumbu za waumini wanaohamia nje ya kata na wanaoingia kutoka nje ya kata.

• Tengeneza kumbukumbu kwa ajili ya waumini wapya na watoto wapya wa wazazi ambao ni waumini.

• Weka kumbukumbu za kifo cha muumini.

• Weka kumbukumbu za ndoa na taarifa za watu anaoishi nao.

Askofu au rais wa Kigingi anahakikisha kwamba kumbukumbu za muumini zipo katika kata sahihi kabla ya muumini kusailiwa ili apokee:

• Wito wa Kanisa.

• kibali cha hekaluni

• Ukuhani wa Melkizedeki au utawazo kwenye ofisi katika ukuhani huo.

Pia anahakikisha kwamba kumbukumbu haijumuishi chochote kati ya vifuatavyo:

• Maelezo ya Ufafanuzi

• Maoni kuhusu kuunganishwa au kizuizi cha ibada

• Vizuizi rasmi vya ushiriki

Hakuna njia yoyote ambayo kumbukumbu za ushiriki zinaweza kupewa au kuoneshwa kwa yo yote zaidi ya askofu au karani.

Waumini wanaweza kukagua taarifa zao za uumini na kwa ajili ya watoto wanaowategemea wanaoishi nao nyumbani kwenye app ya Vifaa vya Muumini. Wanaweza pia kuomba nakala zilizochapishwa za muhtasari wa Ibada zao binafsi kutoka kwa karani. Kama makosa yanapatikana, karani anahakikisha kwamba zinasahihishwa kwenye kumbukumbu za uumini.

33.6.1

Majina Yaliyotumiwa katika Kumbukumbu za Kanisa.

Jina kamili la kisheria, kama ilivyofafanuliwa na sheria au desturi ya mahali husika, linapaswa kutumika katika kumbukumbu za muumini na vyeti vya ibada.

33.6.2

Waumini wa Kumbukumbu

Watu binafsi wafuatao ni waumini wa kumbukumbu na wanapaswa kuwa na kumbukumbu ya uumini:

• Wale ambao wamebatizwa na kuthibitishwa

• Wale wenye umri chini ya miaka 9 ambao wamebarikiwa lakini hawajabatizwa

• Wale ambao hawawajibiki kwa sababu ya ulemavu wa akili, bila kujali umri

• Watoto ambao hawajabarikiwa walio chini ya umri wa miaka 9 lakini mambo mawili yafuatayo yanahusika:

  • Angalau mzazi mmoja au babu mmoja ni muumini wa Kanisa.

  • Wazazi wote wanatoa ruhusa kwa kumbukumbu kutengenezwa. (Ikiwa mzazi mmoja pekee ana ruhusa ya kisheria ya kumtunza mtoto, ruhusa ya mzazi yule inatosha.)

Mtu mwenye umri wa miaka 9 au zaidi ambaye ana kumbukumbu ya uumini lakini hajabatizwa na kuthibitishwa yeye siyo muumini wa kumbukumbu. Hata hivyo, kata ambapo yule mtu anaishi inabaki na kumbukumbu ya uumini mpaka mtu yule anapokuwa na umri wa miaka 18. Wakati huo, kama mtu anachagua kutobatizwa askofu anafuta kumbukumbu ya uumini. Idhini ya rais wa kigingi inahitajika.

Kumbukumbu hazifutwi kwa wale ambao hawajabatizwa kwa sababu ya ulemavu wa akili isipokuwa kama itaombwa na mtu mwenyewe au mlezi wake kisheria, ikijumuisha mzazi.

33.6.3

Kumbukumbu ya Waumini Wapya katika Kata

Karani wa kata au karani msaidizi wa kata anawasiliana na waumini wapya wa kata mara baada ya kumbukumbu za uumini kuwasili ili kupitia upya Muhtasari wa Ibada za Mtu Binafsi kwa ajili ya usahihi

33.6.6

Kumbukumbu za Waumini Wanaohudumu Nje ya Mipaka ya Kijiografia ya Kata yao

33.6.6.2

Kumbukumbu za Wamisionari wa Muda Wote

Ona 24.6.2.8.

33.6.13

Kumbukumbu za Watoto Ambao Wazazi Wametalikiana

Kumbukumbu zote za Ushiriki zinatumia jina la kisheria la mtu yule, kama ilivyo fafanuliwa na sheria au desturi ya mahali husika. Hii inajumuisha watoto wa wazazi walioachana kwa talaka.

Watoto wenye wazazi waliotalikiana mara nyingi wanahudhuria mikutano ya Kanisa katika kata zote mbili za wazazi wao. Wakati kitengo kimoja pekee kinaweza kuweka na kutengeneza upya kumbukumbu rasmi ya uumini wa mtoto, kumbukumbu ya muumini aliye nje ya kitengo inaweza kutengenezwa katika kata nyingine ambayo yeye anahudhuria. Hii inaruhusu jina la mtoto na taarifa ya mawasiliano kujumuishwa kwenye orodha za kata na orodha za madarasa.

Watoto walio na kumbukumbu ya muumini nje ya kitengo wanaweza kupokea wito katika kitengo kile.

33.6.15

Vizuizi vya Kuhamisha kumbukumbu za Uumini

Kama muumini akihama wakati vizuizi rasmi vya uumini au tatizo lingine kubwa halijatatuliwa, askofu au karani aliyeidhinishwa anaweza kuweka kizuizi cha kuhama kwenye kumbukumbu za uumini. Anatumia LCR kufanya hivyo.

Kumbukumbu ambayo ina kizuizi cha kuhama haihamishwi kwenda kitengo kipya mpaka kiongozi wa ukuhani aliyeweka kizuizi aidhinishe kizuizi kiondolewe.

33.6.16

Kumbukumbu kutoka Faili la “Anwani Haijulikani”

Muumini wakati mwingine anatambulika baada ya kumbukumbu yake kuwa katika faili la “anwani haijulikani” kwenye Makao Makuu ya Kanisa. Katika hali kama hii, karani wa kata anaiomba kumbukumbu akitumia LCR.

33.6.17

Kuweka kumbukumbu na Kusahihisha Taarifa ya Ibada

Ona sura ya 18.

33.6.19

Ukaguzi wa Kumbukumbu za Uumini

Kila mwaka karani wa kigingi au karani msaidizi wa kata anahakikisha kwamba Ukaguzi wa kumbukumbu za uumini unafanyika katika kila kata kwa kutumia LCR. Ukaguzi unapaswa kukamilika ifikapo Juni 30 ya kila mwaka.

33.7

Kumbukumbu za Kihistoria

33.7.1

Historia ya Kata na Kigingi

Bwana ameamuru kwamba “historia ya mambo yote muhimu” kuhusu Kanisa Lake iandikwe na kutunzwa (Mafundisho na Maagano 69:3; ona pia mstari wa 3; Alma 37:2).

Kila kitengo katika Kanisa kiandike mambo yote yaliyo muhimu kuhusu kitengo hicho.

Kuweka historia ni kazi ya kiroho ambayo itaimarisha imani ya wale ambao wanaiandika na kuisoma.

Karani wa kigingi, au karani msaidizi wa kigingi anatayarisha historia ya kigingi. Uaskofu unafuata njia hiyo hiyo kwa ajili ya kata. Maelekezo yanapatikana kwenye Historia ya Mwaka ya Kigingi, Wilaya na Misheni kwenye ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Usiri wa Kumbukumbu

Kumbukumbu za kanisa ni siri, iwe zipo kwenye karatasi au kidijitali. Hizi zinajumuisha:

• Kumbukumbu za Uumini.

• Kumbukumbu za fedha.

• Mihutasari ya mikutano.

• Fomu na nyaraka rasmi (ikiwa ni pamoja na kumbukumbu za mabaraza ya uumini)

Viongozi wahakikishe kwamba taarifa ambayo inakusanywa kutoka kwa waumini ni:

• Yenye ukomo kwenye kile Kanisa linachohitaji.

• Inatumika tu kwa makusudi yaliyoidhinishwa na Kanisa.

• Inatolewa tu kwa wale walioidhinishwa kuitumia.

Taarifa ambayo imehifadhiwa kielekritroniki lazima itunzwe kwa usalama na kulindwa kwa usahihi (ona 33.9.1).

33.9

Usimamizi wa Kumbukumbu

33.9.1

Ulinzi

Kumbukumbu zote za Kanisa, ripoti, na data zinapaswa kulindwa dhidi ya kufikiwa bila idhini, mabadiliko, uharibifu, au kifichuliwa. Taarifa hii inapaswa kutunzwa katika sehenu salama.

Vyombo vinavyomilikiwa na Kanisa vilivyopotea ama kuibiwa au vyombo vya habari vya kuhifadhia vinapaswa kutolewa taarifa haraka kwenye incidents.ChurchofJesusChrist.org. Matumizi mabaya ya taarifa za Kanisa yanapaswa pia kuripotiwa.

33.9.1.1

Majina ya Mtumiaji na Nenosiri

Marais wa vigingi, maaskofu, na viongozi wengine kamwe hawapaswi kushiriki majina yao ya utumiaji ya Kanisa na nenosiri kwa washauri wao, makarani, makatibu watendaji au wengine.

33.9.1.3

Faragha ya Data

Nchi nyingi wamepitisha sheria za ulinzi wa data ambazo zinarekebisha matumizi ya data binafsi. Hii inajumuisha taarifa katika kumbukumbu za uumini na kumbukumbu zingine za Kanisa ambazo zinawatambua watu binafsi. Viongozi walio na maswali kuhusu matumizi ya sheria za ulinzi wa data kwa uongozi wa eneo husika wa kumbukumbu za Kanisa wanaweza kuwasiliana na ofisi ya Faragha za data ya Kanisa kwenye [e-mail].