Leçon 23

Comment mener des réunions et des entretiens personnels

Le but de cette leçon est de nous aider à diriger des réunions et des entretiens efficaces.

Introduction

Nous, membres de l’Eglise, assistons à de nombreuses réunions et elles doivent toutes être organisées à l’avance.

A quelles réunions assistons-nous dans l’Eglise?Est-ce que les réunions ont lieu au petit bonheur la chance?Comment une bonne planification et la prière contribuent-elles à la réussite des réunions?

But des réunions

Néphi nous dit qu’après la visite du Christ en Amérique, les Néphites «marchaient selon les commandements qu’ils avaient reçus de leur Seigneur et de leur Dieu, persévérant dans le jeûne et la prière et se réunissant souvent pour prier et pour écouter la parole du Seigneur» (4 Néphi 12).

Pourquoi tient-on des réunions?

On tient des réunions pour de nombreuses raisons. Certaines servent à enseigner les principes de l’Evangile, d’autres donnent l’occasion d’accomplir des ordonnances, nous inspirent à faire mieux ou nous aident à résoudre un problème particulier. La liste suivante propose d’autres motifs de tenir des réunions.

Montrez l’affiche suivante aux frères ou écrivez ceci au tableau:

Motifs des réunions

Nous aider à garder les commandements de Dieu.
Fortifier le témoignage.
Enseigner la doctrine et les principes de l’Evangile.
Transmettre les recommandations des prophètes.
Edifier le royaume de Dieu sur terre.
Soutenir les dirigeants.
Enseigner l’Evangile à d’autres personnes.
Prendre la Sainte-Cène.
Communiquer des informations et coordonner l’œuvre de l’Eglise.
Résoudre des problèmes.
Inspirer et motiver.
Accomplir les ordonnances de l’Evangile, comme le baptême.

Comme on fait des réunions pour de nombreuses raisons, nous devons savoir comment diriger correctement tous les genres de réunions. Pour cela, nous devons comprendre ce qui fait l’efficacité d’une réunion.

Une direction efficace des réunions

Pour être efficaces, les réunions doivent avoir un objectif défini, et les personnes qui les dirigent doivent faire des plans pour l’atteindre. Les dirigeants doivent mener les réunions avec ordre et dignité, ils doivent s’assurer que les personnes présentes participent, et prendre des dispositions pour qu’il y ait une évaluation et un suivi.

Planification

On considère qu’une réunion est efficace lorsque le but dans lequel elle est tenue est atteint. Ceci signifie qu’elle doit être planifiée.

Pour planifier, rien ne vaut un ordre du jour. C’est une liste de ce qui doit être fait pendant la réunion et des personnes qui vont y participer. L’ordre du jour définit l’objectif et organise les affaires à traiter pendant la réunion. Pour en faire un, nous devons penser à ce que nous désirons accomplir. Il nous rappelle ce que nous devons faire pour la réunion. Quand le contenu de celle-ci est organisé de cette manière, il peut être présenté clairement et efficacement. Les points de l’ordre du jour doivent être cités par ordre d’importance pour que ce qui est prioritaire soit traité en premier.

Que peut-on mettre dans un ordre du jour? (Servez-vous de la soirée familiale comme exemple.) Ecrivez les suggestions au tableau. (Il y a un exemple d’ordre du jour pour une soirée familiale à la fin de cette leçon.)

Ordre et dignité

Quand on dirige une réunion, on doit montrer le bon exemple en étant propre, soigné et correctement vêtu. On doit aussi éviter les conversations qui ne sont pas nécessaires, et rester digne. Certaines réunions exigent une courte réunion de préparation. (Celle-ci aura lieu juste avant la réunion prévue. C’est là qu’on revoit l’ordre du jour avec les personnes qui vont participer, et on offre une prière pour être guidé par l’Esprit du Seigneur.)

Le Seigneur nous dit: «Il a toujours été donné aux anciens de mon Eglise, depuis le commencement, et ce le sera toujours, de diriger toutes les réunions, selon les inspirations et les directives du Saint-Esprit» (D&A 46:2). Le Saint-Esprit crée une sensation de spiritualité et il nous aide à accomplir le but de la réunion. Moroni a écrit: «Leurs assemblées étaient dirigées par l’Eglise, selon les inspirations de l’Esprit, et par le pouvoir du Saint-Esprit; car, selon que le pouvoir du Saint-Esprit les amenait, soit à prêcher, soit à exhorter, à prier, à supplier ou à chanter, ainsi faisait-on» (Moroni 6:9).

Participation

Une réunion efficace dépend de participants préparés et bien disposés. Nous, membres de l’Eglise, devons être personnellement préparés quand nous assistons à une réunion. Nous devons demander au Seigneur de nous aider à être ouverts aux instructions, à la formation et aux affaires des réunions. Nous devons y assister en ayant le désir de participer et d’apprendre. Nous devons être prêts à accepter les tâches qui seront données et à participer en bénéficiant de l’influence du Saint-Esprit.

«On demanda à une sœur presque sourde comment elle réussissait à venir à la réunion de Sainte-Cène chaque dimanche, paraître s’intéresser sincèrement à ce qu’on y disait et rester bien éveillée alors que beaucoup de personnes dans la paroisse étaient systématiquement somnolentes ou distraites. Sa réponse fut instructive: ‹Je me réjouis d’être en la présence de ceux que j’aime et qui aiment l’Evangile. Je sens leur esprit sans entendre un mot et si je suis vraiment en accord avec lui, le Seigneur me parle›» (Robert K. Thomas, “Listening with the Spirit”, Ensign, janvier 1978, p. 40).

Evaluation et suivi

Au moment où nous définissons le but de la réunion, nous devons prendre nos dispositions pour en évaluer la réussite après coup. Notre évaluation pourrait comprendre des questions comme celles-ci:

Le but de la réunion a-t-il été atteint?
Aurait-on pu mieux se préparer?
Tous les points de l’ordre du jour ont-ils été traités? Sinon, pour quelle raison?
Est-ce que les participants étaient à l’aise?
Y avait-il un bon esprit pendant la réunion? Sinon, comment aurait-on pu faire mieux?
Est-ce que les participants ont compris les tâches qu’on leur a données?

Une direction efficace des entretiens personnels

Montrez soit l’aide visuelle 23-a: «Les entretiens personnels de la prêtrise favorisent de bonnes relations», soit la 23-b: «Les entretiens personnels efficaces font avancer l’œuvre du Seigneur».

L’entretien personnel est une réunion qui exige une préparation soigneuse. Elle peut remplir de nombreux objectifs. On peut s’en servir pour (1) réunir des informations, (2) remettre des informations, (3) conseiller et motiver, (4) appeler des personnes à un poste, (5) recevoir des rapports d’intendance, (6) enseigner des principes et la doctrine, ou (7) déterminer la dignité de quelqu’un.

Comme les dirigeants ont des entretiens pour de nombreuses raisons, nous devons en connaître quelques techniques essentielles:

Manifester un intérêt réel pour la personne, lui faire savoir que nous sommes là pour l’aider.
La mettre à l’aise en étant amical.
Fixer nos entretiens pour des moments précis.
Garder pour nous les renseignements confidentiels.
Faire l’entretien personnel dans un endroit où la discrétion est assurée.
Bien écouter. Cela veut dire écouter la personne exposer ses problèmes, puis l’aider à prendre des décisions dont elle se sentira responsable. Elle doit d’abord s’engager. C’est alors qu’elle changera pour prendre la bonne direction.

«Il est important que ceux avec qui nous avons des entretiens comprennent qu’ils sont des enfants d’esprit de Dieu, et que nous les aimons, et qu’ils sachent que nous les aimons et que nous nous intéressons à leur bien-être et désirons les aider à réussir dans la vie…

«N’oubliez pas que l’entretien repose sur la considération, la sympathie et l’amour. C’est tellement important! Il faut que les gens sachent que nous les aimons et que nous essayons seulement de les aider» (N. Eldon Tanner, «La bénédiction des entretiens dans l’Eglise», L’Etoile, avril 1979, pp. 78–79).

Vous trouverez de plus amples informations sur la façon de bien mener un entretien dans le supplément de la leçon. Si vous en avez le temps, faites la démonstration d’un entretien personnel qui se conforme aux règles mentionnées. Après coup, demandez aux frères de citer et de commenter ce qui a été fait correctement.

Conclusion

Le but de l’Eglise est de sauver les âmes, et les réunions sont un moyen d’y parvenir. Cependant les réunions profitables ne sont pas le fait du hasard. Elles doivent être bien préparées, bien dirigées et évaluées en fonction d’objectifs déterminés. Le Seigneur dit:

«Je vous donne le commandement de vous instruire et vous édifier l’un l’autre lorsque vous êtes assemblés, afin de savoir comment agir et diriger mon Eglise, comment agir concernant les points de la loi et des commandements que j’ai donnés.

«Vous vous instruirez ainsi dans la loi de mon Eglise et vous serez sanctifiés par ce que vous avez reçu, et vous vous engagerez à agir en toute sainteté devant moi,

«Afin que si vous le faites, de la gloire soit ajoutée au royaume que vous avez reçu» (D&A 43:8–10).

Mieux nous planifions et dirigeons les réunions et les entretiens, mieux les autres seront inspirés à appliquer les lois et les commandements de Dieu.

Incitation à l’action

Pères: Organisez un ordre du jour pour la prochaine soirée familiale. Efforcez-vous de mener cette réunion plus efficacement pour enseigner l’Evangile à votre famille.

Dirigeants de la prêtrise: Suivez les suggestions de cette leçon quand on vous confie la responsabilité de diriger des réunions.

Ecritures supplémentaires

Moroni 6:5, 6 (les Néphites se réunissaient souvent)
D&A 20:45 (les réunions se tiennent selon l’inspiration du Saint-Esprit)
D&A 46:28 (celui qui demande en Esprit reçoit en Esprit)
D&A 59:9 (aller à la maison de prière)

Supplément

Exemple d’ordre du jour pour la soirée familiale

Chant d’ouverture (nom du membre de la famille qui le dirigera).
Prière d’ouverture (nom du membre de la famille qui la fera).
Affaires familiales (dirigées par le père).
Morceau musical par un membre de la famille.
Leçon (faite par un membre de la famille et tirée des Principes de l’Evangile).
Discussion et planification pour la semaine à venir.
Chant de clôture.
Prière de clôture.
Activité amusante (dirigée par un membre de la famille).
Rafraîchissements (nom du membre de la famille désigné).

Direction efficace d’un entretien

Avoir l’objectif fixé clairement à l’esprit:
1. Obtenir des informations.
2. Enseigner et donner des informations.
3. Etablir de bons rapports.
4. Décider de la dignité de la personne pour participer à divers programmes de l’Eglise (recommandation pour le temple, appel, avancement dans la prêtrise, mission).
5. Donner des conseils sur les problèmes de la vie.
Se procurer le meilleur local possible. Il doit être:
1. Tranquille.
2. Privé, ne permettant pas les interruptions.
3. Confortable (vérifier la température, l’ameublement, l’éclairage).
Fixer les rendez-vous et prévoir suffisamment de temps.
Suivre des principes corrects lors de l’entretien:
1. Mettre la personne à l’aise.
2. Lui expliquer le but de l’entretien.
3. Créer de l’intimité et un bon climat avant de passer à des sujets délicats ou personnels.
4. Laisser la personne s’exprimer. Ne pas avoir peur du silence pendant qu’elle réfléchit. Ecouter ce qu’elle dit et ce que cela implique.
5. Observer ses réactions (est-elle tendue, nerveuse, en colère?). Elle montre ce qu’elle ressent.
6. Inspirer confiance par l’attitude qu’on a:
1. Etre humble et avoir l’Esprit. (L’aide du Seigneur est indispensable.)
2. Rester calme et assuré.
3. Parler d’une voix douce, retenue et posée.
4. Ne pas être choqué par ce qu’on entend et ne pas critiquer la personne.
5. Accepter la personne et lui faire comprendre cela, même si on n’accepte pas ses actes.
6. Ne pas formuler les questions de façon à faire pression sur elle pour qu’elle réponde ce qu’on voudrait entendre.
7. Ne pas finir ses phrases et ses pensées à sa place. On pourrait se tromper.
8. Ne pas lui parler avec condescendance ou prendre une attitude faussement vertueuse.
9. Ne pas avoir peur des sentiments et des réactions de la personne.
Veiller à ce que l’entretien reste dans le sujet. Prévoir de parler d’autres affaires plus tard.
Quand l’objectif est atteint, terminer l’entretien, mais pas brutalement:
1. Ramasser les papiers sur le bureau, ou
2. se lever, ou
3. faire comme si on allait se lever.
4. Remercier la personne d’être venue.
5. Prendre rendez-vous pour aborder d’autres sujets si c’est nécessaire.
Si c’est approprié, assurer à la personne que le caractère confidentiel de la discussion sera respecté.

Consulter son dirigeant de la prêtrise quand on ne peut pas en faire davantage pour quelqu’un. Il sera peut-être en mesure de l’aider. (Voir Petit Guide d’entrevues et de conseils à l’intention des présidents de branche, 1967.)

Préparation de l’instructeur

Avant de faire cette leçon:

Préparez une affiche avec la liste des raisons de tenir des réunions ou écrivez-la au tableau.
Si vous avez le temps, prévoyez de faire la démonstration d’un entretien en appliquant les instructions données dans la leçon. Faites-y participer des frères.
Demandez à des frères de lire ou de dire les histoires et les Ecritures de cette leçon.