Lær

Maksimum tidsforbrug: 60 minutter

1. Forskellen mellem profit og cashflow

Læs:

Du har lært, at en succes med en virksomhed kræver daglig bogføring. Hver gang din virksomhed modtager eller udfører en betaling, skal du bogføre det. Du har også lært, hvordan du laver en resultatopgørelse, der viser en sammenfatning af din virksomheds fortjeneste (eller tab) over en nærmere angivet periode. Fortjeneste defineres som de penge, der er tilbage til din virksomhed, når du trækker udgifterne fra indtægterne.

Selvom fortjeneste er en vigtig målestandard, så er den ikke den eneste, der kræver din opmærksomhed som virksomhedsejer. Cashflow er en målestandard, der fokuserer på timingen af pengenes bevægelse ind og ud af din virksomhed hver dag. Cashflow er din virksomheds livsblod. Når din virksomhed har penge til rådighed, kan du vælge at søge måder at vokse på, foretage investeringer og spare penge sammen til uventede situationer eller nødstilfælde.

Din resultatopgørelse kan måske vise, at din virksomhed er profitabel, men den vil gå konkurs, hvis den ikke har penge nok til at betale dens forpligtelser. Problemer med cashflow er en af de førende årsager til, at virksomheder slår fejl.

Aktivitet (10 minutter)

Arbejd sammen som gruppe for at lave denne aktivitet. Vælg to gruppemedlemmer til at gå sammen med formidleren.

Formidler: I dag skal vi tale om cashflow. Cashflow henviser til timingen og beløbet af de penge, der går ind og ud af jeres virksomhed. Det kan blive kompliceret. Vi skal se på to virksomheder, og hvordan de administrerer deres cashflow. Når I lærer om hver virksomhed, så understreg de nøglepunkter, som I tror vil påvirke deres cashflow.

Virksomhedsejer 1: Min virksomhed vokser hurtigt, med mange salg. Vi betaler vores leverandører hurtigt, så vi får skabt et godt forhold. Vores kunder betaler os med tiden, så deres ubetalte fakturaer er ligesom penge i banken.

Virksomhedsejer 2: Min virksomhed vokser med moderat hastighed. Vores salg varierer, der er ikke så gode tider og gode tider. Vi stræber efter at betale vores leverandører indenfor tre eller fire uger efter, at vi modtager deres faktura. Vi holder også omhyggeligt styr på vores ubetalte fakturaer og arbejder på at få vores kunder til at betale os til tiden.

Formidler: Lad os nu præsentere udfordringer for begge virksomheder og sammen som gruppe tale om, hvordan vi vil forvente, at de klarer sig. (Bemærk: Bliv færdig med at læse og drøfte Udfordring A, før I læser og drøfter Udfordring B).

Udfordring A: På grund af øget salg, må virksomheden fordoble deres medarbejdere i løbet af de næste fire måneder. Hvilken virksomhed vil være bedst til at imødekomme dette behov fra et cashflow-perspektiv? Hvorfor?

Udfordring B: Virksomheden får en uventet mulighed for at udvide i et lovende marked. Hvilken virksomhed vil være bedst til at imødekomme dette behov fra et cashflow-perspektiv? Hvorfor?

• Hvilken af disse virksomheder vil have et stærkere forhold til deres leverandører?

• Er »ubetalte fakturaer« det samme som »penge i banken«?

• Hvilken af disse virksomheder vil have størst succes på langt sigt? Hvorfor?

2. Forstå cashflow

Læs:

Der er to typer cashflow:

Positiv cashflow forekommer, når det samlede pengebeløb, der kommer ind i din virksomhed i en nærmere angivet periode er større end det samlede pengebeløb, der forlader din virksomhed i samme periode. Det er det, du gerne vil have: En positiv cashflowcyklus.

Negativ cashflow forekommer, når det samlede pengebeløb, der forlader din virksomhed i en nærmere angivet periode er større end det samlede pengebeløb, der kommer ind i din virksomhed i samme periode. Det er en risikabel uønsket situation, som du straks bør tage dig af med tiltag, der indbringer penge så hurtigt som muligt og nedsætter omkostningerne.

Lad os gennemgå tre forskellige eksempler for at forstå cashflow-presset , og hvordan en virksomhedsejer kan håndtere det. Forestil dig, at en virksomhed begynder måneden med et pengebeløb på 300. Virksomheden modtager sædvanligvis indbetalinger på 200 hver mandag og 200 hver onsdag. Den udbetaler 300 hver fredag. Eksempel A nedenfor viser cashflowcyklussen for denne virksomhed på en periode af tre uger. Penge kommer ind og ud af virksomheden i et forudsigeligt mønster.

Eksempel A: Ideel cashflow

Desværre oplever alle virksomheder overraskelser og tilbagegang. Eksempel B viser, hvad der sker, når en virksomhed ikke er forberedt på en negativ cashflow. I dette tilfælde er der to kunder, der ikke betaler deres regninger, hvilket resulterer i 400 i tilgodehavende (også kaldet dårlig gæld). Virksomhedsejeren regnede med de penge til at betale medarbejderne. Virksomheden oplever også en nødudgift, der skal betales med det samme.

Eksempel B: Negativ cashflow – uforberedt

Eksempel C nedenfor viser de samme overraskelser og tilbagegange som eksempel B. Men i dette tilfælde er virksomhedsejeren forberedt. Hun stoler på sin kassekredit til at holde sin virksomhed kørende. Hun tilbagebetaler udestående på sin kassekredit så snart som muligt.

Eksempel C: Potentiel negativ cashflow – forberedt

Drøft:

Hvad lærer disse eksempler dig om udfordringerne ved at administrere cashflow?

Læs:

Det er normalt for virksomhedsejere at have udfordringer med cashflow. Nogle af disse udfordringer kan være:

• At virksomheden er ny, hvilket kan gøre det svært at få og afbetale kredit.

• Vækstmuligheder, hvilket kan reducere det tilgængelige pengebeløb.

• Have et lager, hvilket binder penge.

• Kunder, der betaler på kredit, hvilket forsinker beløbet af indgående penge.

• Salg til andre virksomheder, der betaler på kredit, hvilket forsinker beløbet af indgående penge.

• Ujævnt salg på grund af sæson eller andre faktorer, hvilket kan have stor betydning for, hvor mange penge du har.

• Uventede udgifter.

• Kunder, der ikke betaler (dårlig gæld).

Drøft:

Hvilke potentielle udfordringer forventer du med din virksomheds cashflow?

3. Strategier for at forbedre cashflow

Læs:

Der er mange ting, som du kan gøre for at skabe en positiv cashflowcyklus til din virksomhed og til at forberede dig på mulige overraskelser og tilbagegange. Du kan for eksempel undersøge standardbetalingsbetingelserne i din branche. I nogle brancher kan leverandører vente 90 dage eller længere, før det kræves, at de udsteder betaling. Andre brancher kræver ofte betaling inden 30 dage. Når du forstår standardbetalingsbetingelserne for din branche, kan du arbejde på at forhandle mere favorable betingelser for din egen virksomhed.

Aktivitet (15 minutter)

Trin 1: Gennemgå som gruppe følgende strategier for at forbedre cashflowet i din virksomhed. Hold pause efter hver del for at finde fordele og ulemper ved disse strategier.

Blive betalt hurtigt

• Tilbyde rabat til kunder, der betaler tidligt.

• Overveje at indføre gebyrer for for sen betaling.

• Enten ikke tilbyde kredit eller lave strenge betingelser for betaling på kredit.

• Acceptere kreditkortbetalinger.

• Udstede fakturaer med det samme.

• Lave en opfølgningsplan for tilgodehavender.

• Tilbyde automatiske betalinger af regninger til kunder.

Spare penge

• Gå efter en forretningsmulighed med få faste udgifter.

• Skære ned på unødvendige udgifter.

• Administrere og kontrollere lagerbeholdning.

• Vente med at betale fakturaer indtil et par dag før, de er forfaldne.

• Forhandle forsinkede betalingsbetingelser med leverandører, hvis det er nødvendigt.

Administrere flowet

• Have en kontantreserve.

• Få et lån eller en kassekredit til at håndtere perioder med ujævnt cashflow.

Trin 2: Skriv hver især svar på følgende spørgsmål ned:

Hvad kan du foretage dig for at gøre det cashflow, der kommer ind i din virksomhed, hurtigere?

Hvad kan du foretage dig for at gøre det cashflow, der forlader din virksomhed, langsommere?

Drøft:

Virksomhedsejere vil generelt gerne modtage eller opkræve penge så hurtigt som muligt og undgå at betale penge, indtil de skal. På overfladen kan det virke til at være i konflikt med Frelserens lærdom om, at »alt, hvad I vil, at mennesker skal gøre mod jer, det skal I også gøre mod dem« (Matt 7:12). Hvordan kan du som virksomhedsejer forliges med disse principper?

Læs:

Når du arbejder på at skabe en positiv cashflowcyklus for din virksomhed, er det vigtigt, at du arbejder med integritet. Gør en indsats for at forstå betalingsbetingelserne for din branche. Vær smart, når du sætter din betalingsstrategi op. Arbejd på at få favorable betalingsbetingelser for din virksomhed. Når du har fået fastsat din betalingsstrategi, så kommuniker tydeligt dine forventninger og hold alle dine forpligtelser.

4. Aktiv administrering af mit cashflow

Læs:

Det er ikke nok periodisk at tjekke din virksomheds bankkonto og håbe, at tallene passer. Du skal aktivt administrere cashflowet i din virksomhed.

Som succesfuld virksomhedsejer bør du på ethvert tidspunkt vide, hvor mange penge der er til rådighed i din virksomhed. Vær ikke afhængig af bankens kontoudtog til at administrere dit cashflow. Balancen på din konto afspejler ofte ikke betalinger, der er under behandling, såsom betalinger, der går ud til leverandører, eller betalinger, der kommer ind fra kunder.

Du skal skabe og fortsat opdatere din cashflow-prognose. Som forklaret tidligere er cashflow timingen og det pengebeløb, der kommer ind og ud af din virksomhed i en nærmere angivet periode. Din prognose bør vise dit forventede cashflow for de næste par måneder. Din prognose vil ikke være 100 procent præcis, men det er meget vigtigt, at du hele tiden laver konservative estimater for dine månedlige indtægter, variable udgifter og faste udgifter.

Positivt cashflow er ikke noget, der bare sker for en virksomhed. Det opnås gennem hårdt arbejde og omhyggelig planlægning. Hvis du ved, hvor mange penge, du har lige nu, og din fremtidige cashflow-prognose, kan du træffe beslutninger, der vil hjælpe din virksomhed til at få succes og vokse. Succesfulde virksomhedsejere har en kontantreserve til uventede udgifter og arrangerer ofte forskellige kreditmåder baseret på deres projekterede cashflowbehov.

Aktivitet (15 minutter)

Læs som gruppe situationerne nedenfor. Drøft spørgsmålene til den første situation, før I læser den næste.

Situation A: Forestil jer, at I har opstartet en virksomhed, der sælger halloweenkostumer til børn på nettet. I juni køber I 300 kostumer fra jeres producent. I køber forskellige størrelser af de kostumer, som I tænker vil sælge godt. Dette køb opbruger næsten alle jeres virksomheds penge. Jeres salg begynder langsomt i juli og august, men det begynder at gå fremad i september. I lægger mærke til, at to kostumer bliver udsolgt med det samme, og I får fortsat forespørgsler fra kunder om dem. I mellemtiden er der mange andre kostumer på jeres lager, som ikke sælger så godt. I vil gerne købe flere af de to mest populære kostumer, men når I endelig har tjent penge nok til at købe dem, indser I, at kostumerne ikke vil nå at ankomme i tide til, at I kan sælge dem før halloween.

• Hvilke faktorer bidrog til udfordringerne med cashflowet i denne situation?

• Hvad kunne I have gjort anderledes til næste år for at forbedre jeres cashflow og jeres virksomheds overordnede succes?

Situation B: Forestil jer, at I ejer jeres eget anlægsgartneri? I designer og installerer ofte nye sprinklersystemer. I har for nylig ansat to nye medarbejdere, hvilket betyder, at I nu kan arbejde med to installationshold. Jeres cashflow er lille, men I føler jer optimistiske i forhold til antallet af nye ordrer, som I vil være i stand til at udføre denne sæson med endnu et hold.

Efter I har færdiggjort nogle jobs, har I flere kunder, der ikke betaler til tiden. En af kunderne er løbet ind i nogle økonomiske problemer og beder om ekstra tid til at betale jer. Den anden kunde er utilfreds med sit nyinstallerede system. Han vil have jer til at udføre meget mere arbejde, og han siger, at han ikke vil betale jer, indtil han er helt tilfreds. Du er nu bekymret for din mulighed for at betale dine medarbejdere i løbet af de næste par uger.

• Hvilke faktorer bidrog til udfordringerne med cashflowet i denne situation?

• Hvad kunne I gøre anderledes for at få denne virksomhed til at vokse, mens I bibeholdt en positiv cashflowsyklus.