”Yritykseni kassavirran hallinta: Opi”, Oman liikeyrityksen perustaminen ja liiketoiminnan laajentaminen – tavoitteena omavaraisuus, 2017
”Yritykseni kassavirran hallinta: Opi”
Opi
Korkeintaan 60 minuuttia
1. Voiton ja kassavirran välinen ero
Lue:
Olette oppineet, että liikeyrityksen menestyminen edellyttää päivittäistä kirjanpitoa. Joka kerta kun liikeyrityksenne saa tai maksaa maksun, teidän pitää kirjata se. Olette myös oppineet laatimaan tuloslaskelman, jossa näkyy yhteenveto liikeyrityksenne voitosta (tai tappiosta) tiettynä ajanjaksona. Voitto määritellään seuraavasti: varat, jotka jäävät liikeyrityksellenne, kun olette vähentäneet kulut tuotoistanne.
Vaikka voitto on tärkeä mittari, se ei ole ainoa, joka vaatii huomiotanne yrittäjänä. Kassavirta on mittari, joka keskittyy rahansiirtojen ajoitukseen liikeyrityksessänne joka päivä. Kassavirta on liikeyrityksenne elinehto. Kun liikeyrityksellänne on käytettävissä käteisvaroja, voitte toteuttaa kasvuvaihtoehtoja, tehdä sijoituksia ja säästää rahaa odottamattomiin tilanteisiin tai hätätilanteisiin.
Tuloslaskelmanne saattaa osoittaa, että liiketoimintanne on kannattavaa, mutta liikeyrityksenne menee konkurssiin, ellei sillä ole riittävästi käteisvaroja velvoitteidensa maksamiseen. Kassavirtaongelmat ovat yksi johtavia syitä liikeyritysten epäonnistumiseen.
2. Kassavirran ymmärtäminen
Lue:
On olemassa kahdenlaista kassavirtaa:
Positiivinen kassavirta on sitä, kun liikeyritykseenne tiettynä ajanjaksona tulevien käteisvarojen kokonaismäärä on suurempi kuin liikeyrityksestänne kyseisenä aikana lähtevien käteisvarojen kokonaismäärä. Tätä te haluatte: positiivisen kassavirtakierron.
Negatiivinen kassavirta on sitä, kun liikeyrityksestänne tiettynä ajanjaksona lähtevien käteisvarojen kokonaismäärä on suurempi kuin kyseisenä aikana liikeyritykseenne tulevien käteisvarojen kokonaismäärä. Tämä on riskialtis, ei-toivottu tilanne, johon teidän tulee heti puuttua toimilla, jotka tuottavat käteisvaroja mahdollisimman nopeasti ja vähentävät kuluja.
Tarkastellaanpa kolmea eri esimerkkiä, jotta ymmärrämme kassavirtapaineita ja sitä, kuinka yrittäjä voi selviytyä niistä. Kuvitelkaa, että kuukauden alussa liikeyrityksellä on käteisvaroja 300. Liikeyritys saa tavallisesti käteismaksuna 200 joka maanantai ja 200 joka keskiviikko. Se maksaa käteismaksuna 300 joka perjantai. Esimerkissä A näkyy tämän liikeyrityksen kassavirta kolmen viikon aikana. Rahaa tulee liikeyritykseen ja sitä lähtee pois liikeyrityksestä ennustettavan kaavan mukaisesti.
Esimerkki A: Ihanteellinen kassavirta
Valitettavasti jokainen liikeyritys kokee yllätyksiä ja vastoinkäymisiä. Esimerkissä B näkyy, mitä tapahtuu, kun liikeyritys ei ole valmis negatiiviseen kassavirtaan. Tässä tapauksessa kaksi asiakasta ei maksa laskujaan (yhteensä 400), mikä johtaa maksamatta jääneisiin saataviin (käytetään myös nimitystä luottotappio). Yrittäjä oli riippuvainen tästä rahasta, jotta hän voisi maksaa työntekijöilleen. Liikeyritykselle tulee myös ennakoimaton kulu, joka täytyy maksaa heti.
Esimerkki B: Negatiivinen kassavirta – valmistautumaton
Alla esimerkissä C näkyvät samat yllätykset ja vastoinkäymiset kuin esimerkissä B. Mutta tässä tapauksessa yrittäjä on valmistautunut. Hän turvautuu luotolliseen tiliinsä pitääkseen liikeyrityksensä toiminnassa. Hän maksaa luottosaldon takaisin mahdollisimman pian.
Esimerkki C: Mahdollinen negatiivinen kassavirta – valmistautunut
Keskustele:
Mitä nämä esimerkit opettavat teille kassavirran hallinnan haasteista?
Lue:
On tavallista, että yrittäjillä on kassavirtahaasteita. Näitä haasteita ovat seuraavat:
-
liikeyrityksen nuori ikä, jonka vuoksi on vaikea saada luottoa ja maksaa luotolla
-
kasvumahdollisuudet, jotka voivat vähentää käytettävissä olevien käteisvarojen määrää
-
varaston ylläpito, joka sitoo käteisvaroja
-
asiakkaat maksavat luotolla, mikä viivästyttää saatavien käteisvarojen määrää
-
myynti muille liikeyrityksille, jotka maksavat luotolla, mikä viivästyttää saatavien käteisvarojen määrää
-
epätasainen myynti kausivaihtelun tai muiden tekijöiden vuoksi, mikä voi luoda suurta vaihtelua käytettävissä olevien käteisvarojen määrään
-
odottamattomat kulut
-
maksamatta jääneet laskut (luottotappio).
Keskustele:
Mitä mahdollisia haasteita odotatte liikeyrityksenne kassavirralle?
3. Menetelmiä kassavirran kohentamiseksi
Lue:
On monia asioita, joita voitte tehdä luodaksenne liikeyrityksellenne positiivisen kassavirtakierron ja valmistautuaksenne mahdollisiin yllätyksiin ja takaiskuihin. Voisitte esimerkiksi tutkia oman toimialanne vakiomaksuehtoja. Joillakin toimialoilla myyjät voivat odottaa 90 päivää tai kauemmin, ennen kuin asiakkaita vaaditaan maksamaan. Muilla toimialoilla maksua vaaditaan usein 30 päivän kuluessa. Kun ymmärrätte toimialanne vakiomaksuehdot, voitte sen jälkeen pyrkiä neuvottelemaan omalle liikeyrityksellenne suotuisammat ehdot.
Keskustele:
Yrittäjät haluavat yleensä saada varoja liikeyritykselleen mahdollisimman nopeasti ja lykätä varojen maksamista siihen asti, kunnes heidän on pakko maksaa ne. Pintapuolisesti ajateltuna tämä periaate saattaa vaikuttaa olevan ristiriidassa Vapahtajan opetuksen kanssa: ”Kaikki, minkä tahdotte ihmisten tekevän teille, tehkää te heille” (Matt. 7:12). Kuinka te yrittäjinä voitte sovittaa yhteen nämä periaatteet?
Lue:
Kun pyritte luomaan liikeyrityksellenne positiivisen kassavirtakierron, on tärkeää toimia nuhteettomasti. Pyrkikää ymmärtämään oman toimialanne maksuehdot. Toimikaa fiksusti laatiessanne maksuja koskevat toimintatapanne. Pyrkikää luomaan liikeyrityksellenne suotuisat maksuehdot. Kun olette päättäneet maksuja koskevat toimintatapanne, viestikää selkeästi odotuksenne ja pitäkää kaikki sitoumuksenne.
4. Näin hallitsen aktiivisesti yritykseni kassavirtaa
Lue:
Ei riitä, että aika ajoin tarkistatte liikeyrityksenne pankkitilin ja toivotte, että numerot täsmäävät. Teidän täytyy aktiivisesti hallita liikeyrityksenne kassavirtaa.
Menestyvinä yrittäjinä teidän tulee tietää, kuinka paljon käteisvaroja liikeyrityksellänne on käytettävissä milloin tahansa. Älkää luottako tiliotteisiin liikeyrityksenne kassavirran hallinnassa. Tilinne saldossa eivät useinkaan näy ne maksut, jotka ovat maksettavina, kuten tavarantoimittajille maksettavat laskut tai asiakkailta tulevat maksut.
Teidän pitää laatia liikeyrityksenne kassavirtaennuste ja päivittää sitä jatkuvasti. Kuten aiemmin on selitetty, kassavirta on sitä, kuinka paljon käteisvaroja virtaa liikeyritykseenne ja pois liikeyrityksestänne jonakin tiettynä aikana. Ennusteessanne tulisi näkyä liikeyrityksenne odotettavissa oleva kassavirta muutaman seuraavan kuukauden aikana. Ennusteenne ei ole sataprosenttisen tarkka, mutta on välttämätöntä, että laaditte jatkuvasti varovaisia arvioita kuukausittaisista tuotoistanne, muuttuvista kuluistanne ja kiinteistä kuluistanne.
Positiivinen kassavirta ei tule liikeyritykselle sattumalta. Se saavutetaan kovalla työllä ja huolellisella suunnittelulla. Jos tiedätte tämänhetkisen käteisvaratilanteenne ja tulevan kassavirtaennusteen, voitte tehdä päätöksiä, jotka auttavat yritystänne menestymään ja kasvamaan. Menestyvät yrittäjät pitävät yllä käteisvarantoa odottamattomiin kuluihin ja hankkivat usein ennalta luottoa kassavirtaennusteen mukaisiin tarpeisiin.