7.2 Descrição e retenção de formulários

A tabela a seguir relaciona os formulários em ordem alfabética e indica quem é responsável por preencher cada formulário, o propósito de cada formulário, onde cada formulário é guardado ou para onde é enviado, e por quanto tempo cada formulário deve ser retido de acordo com as normas estabelecidas de retenção de registros da organização.

Título do formulário	Pessoa responsável	Propósito	Retenção mínima
Lista do estoque de produtos químicos	Gerente ou supervisor	Mostra todos os produtos químicos que se encontram numa propriedade da Igreja e se há ou não uma FDS para determinado produto químico. Guarde o formulário na propriedade e o atualize à medida que ocorrerem mudanças.	Mantenha listas e documentos FDS de apoio por 30 anos.
Condições do acordo de reintegração	Gerente ou supervisor	Providencia testes de triagem de drogas após a reintegração dos funcionários depois dos testes iniciais.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Permissão para entrada em espaço confinado	Gerente ou supervisor	Permissão para que funcionários ou prestadores de serviço entrem em um espaço confinado. Afixe a permissão no local de trabalho.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Consentimento ou recusa em realizar os exames e testes físicos	Gerente ou supervisor	Permite que os funcionários consintam ou se recusem a se submeter a uma avaliação médica após um acidente ou após ser observado um comprometimento do desempenho, havendo suspeita de abuso de substâncias.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Registro de qualificação para motorista	Gerente ou supervisor de motoristas	Coleta as informações necessárias para as pessoas que dirigem um veículo a serviço da Igreja.	As informações podem ser guardadas online ou em uma cópia impressa do formulário enquanto a pessoa estiver ativamente dirigindo um veículo a serviço da Igreja.
Números de telefones de emergência	Gerente ou supervisor	Dê a todos os funcionários acesso aos números de telefones de emergência. Afixe ao lado de cada telefone e em outras áreas críticas.	Sempre mantenha uma cópia atualizada afixada.
Permissão para serviço elétrico energizado	Gerente ou supervisor	Permite que os funcionários trabalhem dentro de um limite de aproximação restrita.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Avaliação de risco de queda	Gerente ou supervisor	Pesquisa cada propriedade ou local físico quanto a risco de queda a fim de determinar os melhores controles para proteger os funcionários.	Guarde enquanto os riscos de queda permanecerem os mesmos.
Diário de primeiros socorros	Gerente ou supervisor	Documenta os primeiros socorros a lesões de menor gravidade que não exigem atendimento médico profissional.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Relatório de risco	Funcionário	Relata a natureza e a localização do risco em potencial. Entregue o formulário preenchido ao gerente ou supervisor.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Formulário de Renúncia da vacina contra a hepatite B	Gerente ou supervisor	Permite que os funcionários renunciem ao acesso à vacina contra a hepatite B após uma exposição no trabalho.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Permissão para serviço a quente	Gerente ou supervisor	Permite que os funcionários ou prestadores de serviço com permissão utilizem ferramentas e equipamentos que produzem faíscas, chamas ou calor numa propriedade da Igreja. Afixe a permissão no local de trabalho.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Relatório de incidente	Pessoa envolvida em incidente e seu gerente ou supervisor	Coleta informações iniciais sobre a natureza e as causas de um incidente e as relata. Arquive o Relatório de incidente online a menos que este seja grave. Se o incidente for considerado grave (morte, afastamento ou hospitalização), contate a Divisão de Gestão de Riscos ou seu escritório local de área o mais breve possível. Guarde o relatório original nos arquivos.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Adendo de relatório de incidente — Declaração	Pessoa envolvida em incidente e seu gerente ou supervisor	Relata as informações coletadas de testemunhas ou outras pessoas referentes ao incidente.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Questionário sobre a qualidade do ar interno	Gerente, supervisor ou investigador	Relata as informações coletadas de pessoas que podem ter sido afetadas pelo ambiente interno.	Guarde até que a investigação sobre a qualidade do ar interno tenha sido concluída e o relatório final seja divulgado.
Observação de segurança do trabalho	Gerente ou supervisor	Auxilia os supervisores e os membros do comitê de segurança a avaliar o conhecimento real do funcionário e a aplicação da segurança no trabalho.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Inspeção do procedimento de travamento/identificação	Gerente ou supervisor	Fornece uma análise independente e uma inspeção dos procedimentos de travamento/identificação implementados nos equipamentos.	Guarde por dois anos após o término do ano corrente.
Registro de treinamento para uso de empilhadeira	Instrutor do treinamento referente a empilhadeiras ou supervisor	Fornece um registro da frequência dos funcionários ao treinamento exigido referente a empilhadeiras. Guarde uma cópia nos arquivos.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Avaliação de riscos para uso de EPI	Gerente ou supervisor	Ajuda os supervisores a identificarem riscos que possam exigir equipamento de proteção individual.	Guarde enquanto o processo ou os riscos permanecerem os mesmos.
Registro de verificação de ajuste do respirador	Pessoa que testa o ajuste do respirador	Determina se o respirador está devidamente ajustado ao funcionário. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Determinação médica para uso de respirador	Funcionário e seu médico	Fornece ao médico as informações necessárias sobre a saúde do funcionário para determinar se ele está medicamente qualificado para usar um tipo específico de respirador. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Seleção do respirador	Gerente ou supervisor	Determina o tipo de respirador exigido a ser usado por um funcionário numa propriedade da Igreja. Guarde uma cópia no arquivo do funcionário.	Guarde enquanto o tipo de respirador for exigido.
Registro da reunião do comitê de segurança e saúde	Encarregado do comitê de segurança e saúde	Registra os procedimentos do comitê de segurança e saúde. Use como ferramenta administrativa ao fazer planos e acompanhar as ações decididas. O encarregado guarda uma cópia no arquivo.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Lista de verificação de inspeção de segurança e saúde (amostra)	Gerente ou supervisor	Use esta amostra para ajudar a desenvolver um formulário de lista de verificação de inspeção de segurança e saúde exclusivo de cada propriedade da Igreja.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Lista de verificação de orientações de segurança	Gerente ou supervisor	Fornece um recurso adicional para as orientações sobre segurança dadas aos funcionários recém-contratados para trabalhar na Igreja e para os funcionários recentemente transferidos para o departamento. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.	Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.
Planilha de planejamento prévio de segurança	Gerente ou supervisor	Identifica preocupações de segurança em potencial para tarefas perigosas não rotineiras.	Guarde por um ano após o término do ano corrente.
Registro da reunião de treinamento de segurança	Gerente, supervisor ou coordenador de treinamento designado	Registra a frequência à reunião de treinamento de segurança.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Registro de treinamento sobre segurança — Anual	Gerente, supervisor ou coordenador de treinamento designado	Acompanha e confirma que todos os funcionários receberam o treinamento exigido e outros treinamentos sobre segurança. Aplica-se apenas ao treinamento que não é preenchido online por meio do centro de aprendizado.	Guarde por três anos após o término do ano corrente.
Formulário de Relatório de acidente de trânsito — Fora dos Estados Unidos	Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado	Use este relatório para obter informações das outras pessoas envolvidas no incidente e para troca de informações no local do acidente.	Use as informações deste relatório para preencher um relatório de incidentes online em incidents.churchofjesuschrist.org.
Formulário de Relatório de acidente de trânsito — Estados Unidos	Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado	Use este relatório para obter informações das outras pessoas envolvidas no incidente e para troca de informações no local do acidente.	Use as informações deste relatório para preencher um relatório de incidentes online em incidents.churchofjesuschrist.org.
Acordo para o uso de veículos	Gerente ou supervisor	Estabelece as condições de uso para os motoristas aos quais foi designado um veículo de propriedade da Igreja e coleta as informações necessárias para as pessoas que dirigem um veículo a serviço da Igreja.	As informações podem ser guardadas online ou em uma cópia impressa do formulário enquanto a pessoa estiver ativamente dirigindo um veículo a serviço da Igreja.
O que fazer se você sofrer um acidente	Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado	Fornece ao motorista do veículo informações passo a passo sobre o que fazer quando se envolver em um acidente, inclusive como relatar o acidente.	Sempre mantenha uma cópia nos veículos utilizados a serviço da Igreja.
Programa de comunicação de riscos por escrito	Gerente ou supervisor	Fornece um modelo para a elaboração da documentação por escrito exigida para o estabelecimento de um programa de comunicação de riscos.	Guarde a versão mais atual no arquivo e a revise anualmente.